Evaluation fournisseur : Comment l’organiser ?

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Pour rester compétitives, les entreprises s’appuient sur le professionnalisme de nombreux prestataires. Une bonne relation avec vos fournisseurs est un moyen primordial d’obtenir la qualité recherchée pour vos produits. La sélection et le suivi des fournisseurs requiert une grande capacité de management en tant que QHSE. Alors Comment s’y prendre ? A quoi faut-il faire attention ?

 

Comment sélectionner un fournisseur ?

Etape 1 : Etablir un cahier des charges

 

Il s’agit dans un premier temps de clarifier vos exigences au regard des produits/services concernés et de formaliser en conséquence un cahier des charges. Vous devez être en mesure de faire ressortir le niveau de qualité attendu au travers de cette première analyse.

 

Il est primordial que le service achat soit intégré à la démarche, et ce tout au long du processus d’évaluation.

 

Ne négligez pas cette étape ! Il faut que vos besoins/attentes soient clairement définis. Cela concerne en premier lieu le produit bien entendu, mais également le process dans son intégralité (conditionnement, facturation, communication…).

 

Etape 2 : Effectuer un premier tri des différents fournisseurs

 

Un premier tri est effectué sur la base du cahier des charges établi précédemment. Des critères simples sont d’abord pris en compte : la taille de l’entreprise, le statut financier et juridique, la capacité de production, le lieu géographique, le portefeuille client…

 

Etape 3 : Réaliser l’évaluation finale

 

A cette étape il s’agit d’évaluer de manière plus précise la capacité de chaque prestataire à répondre aux exigences concernant votre produit/service. Pour cela, vous allez étudier différents critères plus complexes tels que : les types de certifications possédées, les capacités logistiques, le mode de veille réglementaire, la réputation dans le secteur…

 

Les critères QHSE des prestataires sont également à prendre en compte. Il s’agit d’identifier tout ce qui pourrait être problématique lors d’une première commande et de s’assurer ainsi de ne pas avoir de mauvaises surprises. Pour réaliser cette seconde analyse, basez-vous sur des référentiels généraux type ISO 9001 par exemple.

 

Si vos produits sont plus spécifiques, n’hésitez pas à utiliser des critères plus exigeants et en raccord avec l’activité précisée. Pour finaliser vos choix, un audit du processus complété d’un prélèvement d’échantillon vous permettra d’y voir plus clair. Si vous observez des points de difficulté dans la réalisation de l’audit, n’hésitez pas à mettre en place des contrôles à réception plus stricts.

 

ATTENTION

 

Le niveau d’exigence est différent en fonction de chaque fournisseur : des exigences trop élevées peuvent générer des tensions avec l’entreprise prestataire, tandis que des exigences trop faibles peuvent amener à des manquements sur des commandes.

 

Aussi, si pour un même type de produit/service le fournisseur en question a plusieurs clients, il va être difficile de lui demander de nous fournir une qualité différente. A contrario, vous aurez plus de poids pour faire respecter vos exigences chez un fournisseur dont vous serez le “seul” client.

 

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Comment assurer le suivi de vos fournisseurs ?

Vos fournisseurs sont ensuite suivis grâce à différents outils tels que des tableaux de bord d’indicateurs ou des audits de processus. Il ne s’agit pas bien entendu de suivre TOUS vos fournisseurs : suivez de façon prioritaire ceux qui sont “critiques”, c’est-à-dire ceux qui vont avoir un fort impact sur la qualité du produit.

 

Les indicateurs

 

Différents critères sont vérifiés au cours de ce suivi : la qualité du produit/service, le respect des quantités et des délais, la réactivité lors de réclamations, la gestion des retours, la capacité d’innovation…

 

Concernant les indicateurs de suivi, à vrai dire il n’existe pas d’indicateurs types pour le suivi de vos fournisseurs. Vous pouvez cependant associer une cotation à vos critères établis précédemment, et vous obtiendrez ainsi un indice global qualité (ex : une note de qualité produit, une note de réactivité, une note de qualité conditionnement…).

 

Les audits de processus

 

L’audit réalisé permet de vérifier la façon dont le fournisseur travaille. Il peut être judicieux de se baser sur un référentiel ISO pour réaliser cette vérification. Il s’agit de suivre le processus de réalisation depuis la livraison des matières premières jusqu’à la livraison finale du produit. N’oubliez pas de vérifier également la capacité de vos fournisseurs à engager une démarche d’amélioration !

 

S’aider du digital pour assurer un suivi efficace

 

Pour vous aider dans vos démarche d’évaluation de vos fournisseurs, vous pouvez vous appuyez sur des outils numériques dédiés. Ces outils proposent des formulaires digitalisés pour réaliser les contrôles à réception et notifier si nécessaire les non-conformités fournisseur.

 

Vous pouvez créer des accès dédiés sur la solution pour tous vos prestataires. Ces derniers pourront ainsi être notifiés en temps réel de la non-conformité via une alerte automatique générée dans l’outil.

 

L’annuaire de vos différents fournisseurs est accessible sur la plateforme numérique : un gain de temps lorsque vous souhaitez contacter un fournisseur en particulier ! Cela vous permet également d’avoir une liste récapitulative de vos prestataires, et d’avoir un visuel direct sur les différentes données liées à ces derniers (taux de conformité vis-à-vis des différents indicateurs, date à laquelle doit être réalisé le prochain audit de processus, etc). Un support incontournable à l’heure du digital pour organiser votre évaluation fournisseur.

 

Pour conclure, il est important lors d’une évaluation fournisseur de ne pas se contenter de simples chiffres/statistiques pour piloter la démarche. Il est primordial d’établir une relation personnalisée avec chacun de vos prestataires en veillant à les rencontrer de façon régulière.

 

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Mélanie CASCELLI
Mélanie CASCELLI
Ingénieur QHSE - SDR, rédacteur pour le blog qhse, speaker /QHSE Engineer - SDR /Ingeniero QHSE - SDR
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