Plan d'action : Comment être plus efficace dans sa gestion ?

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Le plan d’action s’inscrit dans l’étape “Plan” du PDCA et ce dernier constitue un outil de planification des actions clés à mettre en place dans votre organisation. Il permet d’atteindre les objectifs fixés en cohérence avec la politique qualité et HSE.

Comment assurer le déploiement d’un plan d’action et son suivi dans le temps ?
Voici quelques précautions à prendre afin que sa mise en place soit efficiente.

 

Le plan d’action : partie intégrante de l’étape “Plan” du PDCA

Le PDCA, ou “roue de Deming”, a été élaboré par William Edward Deming dans les années 50. Monsieur Deming était un statisticien et professeur américain. Il a enseigné aux dirigeants japonais un certain nombre de méthodes pour améliorer la qualité et surtout la maîtriser.

 

Le PDCA est un concept théorique, fondé sur la notion de cycle, et a été remis au goût du jour par l’ISO 9001 :

pdca

 

Le management des processus et du système dans son ensemble peut être réalisé en appliquant le cycle PDCA, en lui intégrant globalement une approche s'appuyant sur les risques visant à tirer profit des opportunités et à prévenir et limiter les résultats indésirables.

L’application répétée du cycle de Deming assure la mise en oeuvre d’une démarche d’amélioration continue au sein de chaque structure.  

 

Les différentes étapes d’un PDCA

 

  • Plan = Planification

Lors de cette première étape, la direction a pris connaissance des résultats de l’organisation et du contexte interne/externe. Elle détermine la politique qualité et plus concrètement des objectifs mesurables en cohérence avec la stratégie. C’est donc l’étape de formulation des objectifs et donc la naissance du plan d’action.

  • Do = Mise en oeuvre

Les objectifs et le plan d’action montés, place à la mise en oeuvre. C’est souvent l’étape la plus longue.

  • Check = Vérifier

Il s’agit de vérifier que le plan d’action a été correctement mis en oeuvre et que les résultats obtenus sont cohérents avec les objectifs fixés. Différents outils sont utilisés tels que l’audit interne, des indicateurs... 

  • Act = Améliorer

Cette étape dépend des résultats de la phase de vérification.

  • Les résultats sont conformes aux objectifs fixés : dans ce cas on formalise ce qui a été fait (les bonnes pratiques).
  • Les résultats ne sont pas conformes : débute alors une phase de correction et de mise en place d’actions correctives.

Ces différentes étapes résument le déroulement du PDCA, mais vous verrez qu’il n’est pas toujours simple de les appliquer sans prendre quelques précautions...



Plan d’action : quels sont les points clés ?

 

Faire valider le plan d’action en amont par la Direction

En effet, dans un premier temps la direction fixe les objectifs à atteindre.

L’analyse stratégique réalisée en amont peut être effectuée à l’aide d’un SWOT ou analyse PESTEL. Chaque service/pilote va ensuite définir les actions répondant à chacun des objectifs fixés. La validation du plan d’action se fait par exemple lors d’une revue de direction afin de valider les objectifs et obtenir l’engagement de la direction en ce qui concerne les moyens alloués (budgets d’achats possibles, ressources humaines…)

 

Travailler le plan d’action en groupe

Il est primordial de construire son plan d’action AVEC les acteurs et non pas le leur imposer.

 Le responsable QSE joue le rôle de chef de projet en aidant les managers à répondre à la question “Comment pouvez-vous contribuer à l’atteinte des objectifs fixés pour cette année ?”. Le plan d’action reste bien trop souvent restreint au service QHSE, pourtant il est primordial que ce dernier soit partagé au sein des différents services pour être efficace.

 

Ne pas multiplier le nombre de plans d’actions

 Trop de plans d’actions tuent les plans d’actions… Comment impliquer ses collaborateurs si ces derniers ne s’y retrouvent pas dans cette gestion ? Il faut de préférence réaliser un plan d’action global en y intégrant les différentes thématiques (par exemple pour le domaine de la santé les thématiques de la v2014 ou pour l’industrie des thèmes tels que l’audit, les non conformités...)

 

S’aider de différents outils

 Vous pouvez utiliser d’autres outils tels que le Gantt pour faciliter la gestion de votre plan d’action, notamment pour gérer les dates d’échéances de vos actions. Mais à l’heure du digital, vous pouvez gérer votre Plan d’Action en mode collaboratif avec l’ensemble de vos pilotes. Ces derniers recevront des alertes lorsqu’ils devront solder une action, pourront renseigner leurs actions directement sur l’outil via tablette sur le terrain...



Vous l’aurez compris, le Plan d’Action est indispensable dans son management QHSE. il tient compte des actions à solder dans l’année assurant à l’entreprise un système d’amélioration continue efficace. L’important est de ne pas créer un système chronophage et de communiquer au quotidien avec vos collaborateurs.

 

En savoir plus :

> Replay : webinar : comment être efficace dans la gestion de son Plan d'Actions

 

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Crédit Photo : Adobe Stock

Mélanie CASCELLI
Mélanie CASCELLI
Ingénieur QHSE - SDR, rédacteur pour le blog qhse, speaker /QHSE Engineer - SDR /Ingeniero QHSE - SDR
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