ESSMS : Tout savoir sur le nouveau dispositif d'autoévaluation (plateforme Synaé)

Le dispositif d’évaluation de la qualité des Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS) a été finalisé, et l'année 2023 marque le début des évaluations. L’occasion de faire le point dans cet article afin de se préparer !

Depuis novembre 2019, plusieurs travaux ont été menés dans le cadre de la construction de la nouvelle procédure d’évaluation des ESSMS.

Deux décrets ont permis de finaliser le nouveau dispositif :

Le décret du 26 avril 2022, qui modifie le décret du 12 novembre 2021 relatif au rythme des évaluations de la qualité des ESSMS ;
Le décret du 28 avril 2022, relatif à l’accréditation des organismes pouvant procéder à l’évaluation de la qualité des ESSMS.

Le calendrier d'évaluation a été impacté, ainsi que le rythme qui a été établi à une évaluation tous les cinq ans.

Le point sur le référentiel et le manuel d’évaluation

Le référentiel d’évaluation détaillé

Le référentiel d’évaluation comporte 3 chapitres :

Chapitre 1 : La personne
Chapitre 2 : Les professionnels
Chapitre 3 : L’ESSMS

Au sein de ces chapitres, on retrouve 9 thématiques, qui peuvent être communes à plusieurs chapitres, ou plus spécifiques. Les thématiques communes aux trois chapitres :

Bientraitance et éthique
Droits de la personne accompagnée
Expression et participation de la personne accompagnée
Co-construction et personnalisation du projet d’accompagnement
Accompagnement à la santé

Les autres thématiques :

Continuité et fluidité des parcours (commune au chapitre 1 et 2)
Politique ressources humaine (spécifique au chapitre 3)
Démarche qualité et gestion des risques (spécifique au chapitre 3)

L’ensemble des chapitres sont déclinés en 42 objectifs, eux-mêmes subdivisés en 157 critères :

129 critères génériques, applicables à tous les ESSMS, toutes structures et tous publics
28 critères spécifiques, applicables selon le secteur (social/médico-social), selon la structure (établissement/service) et selon le public

Le manuel d’évaluation accompagnant le référentiel

Le manuel d’évaluation est composé de fiches critères, qui ont pour objectif de mieux comprendre chaque critère défini dans le référentiel.

Chaque fiche critère comporte :

la thématique et l’objectif auxquels le critère fait référence
le niveau d’exigence et le champ d’application
les éléments d’évaluation qui vont être investigués lors de l’évaluation
les références associées

En complément des fiches critères, le manuel va comporter 10 fiches pratiques, qui apportent des informations sur la construction du référentiel et la procédure d’évaluation.

La mise en oeuvre du dispositif d’évaluation

L’autoévaluation réalisée en amont par les ESSMS

Le précédent dispositif d’évaluation reposait sur trois évaluations internes et deux évaluations externes sur une période de 15 ans. Mais depuis les changements opérés par la loi de juillet 2019, l’évaluation interne des ESSMS ne fait plus l’objet d’une obligation. l s’agit ainsi d’une démarche volontaire, mais qui reste fortement conseillée.

En effet, la mise en œuvre de l’autoévaluation permet de mieux se préparer au processus d’évaluation, sur la base du référentiel, afin de comprendre les exigences attendues. Cette démarche permet de mettre en évidence les éventuelles difficultés, les axes de progrès, et de définir des actions associées. L’autoévaluation constitue une démarche d’amélioration continue de la qualité au sein de l’établissement. A noter que des outils dédiés peuvent faciliter la réalisation des autoévaluations, ainsi que la mise en œuvre de la démarche qualité globale au sein des ESSMS.

Un article dédié à la digitalisation des ESSMS détaille les principaux avantages de ce type d’outils.

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Le calendrier des évaluations

Après la phase d'appropriation du nouveau dispositif en 2022, la première vague des évaluations se déroulera du 1er janvier au 30 juin 2023 pour les ESSMS autorisés entre le 01/01/08 et le 31/12/09, n'ayant pas transmis leur deuxième évaluation (report et moratoire).

La deuxième phase des évaluations se déroulera ensuite du 1er juillet 2023 au 31 décembre 2027 pour toutes les autres structures.

Le déroulement de la visite d’évaluation

Le déroulé de la visite d’évaluation est convenu de manière conjointe entre l’organisme évaluateur et l’ESSMS.

Voici les 6 grandes étapes de la visite :

Réunion d’ouverture
Visite de la structure
Evaluation dans la structure :
Synthèse entre intervenants
Débriefing avec la gouvernance
Bilan de fin de visite

A noter que l’évaluation est réalisée grâce à la plateforme Synaé sur la base des critères applicables à l’établissement, à partir des méthodes d’évaluation définies dans le manuel d’évaluation ( je vous invite à consulter l’un de nos précédents articles qui détaille les méthodes d’évaluation).

La plateforme Synaé est un outil qui peut également être utilisé dans le cadre de l’autoévaluation. Le rapport est automatiquement généré par la plateforme Synaé à partir des éléments saisis par les intervenants de l’organisme et les observations rédigées par l’ESSMS. Les résultats de l’autoévaluation peuvent ensuite servir à alimenter les plans d’action associés, dans le cadre de la démarche d’amélioration continue.

Concernant le système de cotation qui a été établi pour l’évaluation de chacun des critères, ce dernier comporte cinq niveaux :

Niveau 1 : le niveau attendu n’est pas du tout satisfaisant
Niveau 2 : le niveau attendu n’est plutôt pas satisfaisant
Niveau 3 : le niveau attendu est plutôt satisfaisant
Niveau 4 : le niveau attendu est tout à fait satisfaisant
Niveau 5 : le niveau atteint est optimisé

Les conclusions suite à la visite d’évaluation

Le rapport d’évaluation

Le rapport d’évaluation est remis directement par l’organisme évaluateur à l’ESSMS à l’issue de la visite. Ce rapport comporte plusieurs éléments :

La présentation de l’ESSMS évalué
La cotation des différents critères et objectifs du référentiel
Un focus sur les critères impératifs
Une synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel
Le niveau global atteint par l’ESSMS
Les observations émises par l’ESSMS

Le rapport de visite

Le rapport de visite quant à lui, est transmis aux autorités compétentes dont dépend l’ESSMS, ainsi qu’à la Haute Autorité de Santé (HAS). Ce rapport peut être diffusé en interne et/ou publié en externe selon certaines modalités.

Ainsi, les ESSMS vont devoir s’adapter pour répondre aux enjeux de la nouvelle procédure d’évaluation unique. Il s’agit, via cette démarche, d’apporter une réponse pertinente aux attentes des personnes accompagnées, des professionnels, mais également des autorités compétentes.