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Véritable référence en matière de pilotage et de coordination des actions, le plan d’action est un outil essentiel au sein des organisations, notamment pour les services QHSE. Ce dernier permet d’atteindre les objectifs fixés en cohérence avec la politique de l’établissement. Le plan d’action s’inscrit dans l’étape “Plan” du PDCA, ou communément appelé “roue de Deming”, et constitue donc un point de passage essentiel dans la mise en œuvre d’une démarche qualité.
Concrètement, quel est l’intérêt de mettre en place un plan d’action ? Comment s’y prendre ? Comment simplifier et rendre plus efficace son suivi ? Toutes les réponses dans cet article.
Pour commencer, rappelons que le plan d’action représente un planning détaillé des actions à mettre en place et à solder dans l’année, avec l’aide des pilotes/responsables concernés. Car nous allons le voir, le rôle des pilotes est essentiel dans la démarche !
Nous allons le voir, la mise en place d’un plan d’action nous permet d’être davantage concentrés sur les tâches essentielles. Nos idées sont mieux organisées, les moyens et les ressources sont mieux optimisées et nous anticipons davantage les éventuelles difficultés.
Pourquoi mettre en place un plan d’action ?
Le plan d’action est un outil qui permet de formaliser les différentes actions à mener au sein de l’organisation. Ce dernier permet d’officialiser le nombre d’actions à déployer, les responsables associés, les moyens nécessaires, ainsi que les délais de réalisation.
NB : Notons ici que le plan d’action s’inscrit dans la continuité du DUERP et s’il est suffisamment complet répond directement aux exigences du PAPRIPACT pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Il s’avère judicieux de définir un plan d’action sur une année, et donc de le renouveler/mettre à jour tous les ans. En effet, sur plusieurs années, les actions peuvent être mal suivies voire délaissées. Tandis que si les actions sont définies pour un an, cela oblige les pilotes à les suivre de manière régulière. La mise en place d’un plan d’action est un travail de groupe, qui nécessite l’implication de tous les acteurs. Chaque collaborateur doit se sentir impliqué dans la démarche !
Comment mettre en place un plan d’action ?
Il n’est pas toujours facile de savoir par où commencer lorsque l’on met en place un plan d’action. Il faut agir méthodiquement, étape par étape.
Première étape : Etablir un état des lieux de l’existant
Dans un premier temps, il s’agit de réaliser un état des lieux de l’existant : pour cela, la direction doit impérativement être impliquée. Cette dernière doit avoir pris connaissance des résultats de l’organisation et du contexte interne/externe, pour construire la politique QHSE de l’établissement.
Deuxième Étape : Définir les objectifs à atteindre
Après avoir déterminé la politique QHSE, il s’agit de mettre en place une analyse stratégique à l’aide d’un SWOT ou d’une analyse PESTEL par exemple. Cette analyse va permettre de définir des objectifs mesurables en cohérence avec la stratégie.
Troisième étape : Mettre en place des actions dédiées
Une fois les objectifs établis, il s’agit de mettre en place des actions dédiées à l’atteinte de ces objectifs. Pour cela, chaque service ou chaque pilote va définir ses propres actions à mener dans l’année. En tant que Responsable QHSE, vous avez un rôle de chef de projet, en aidant les responsables/pilotes à formaliser leurs actions. Le plan d’action reste bien trop souvent restreint au service QHSE, pourtant il est primordial que ce dernier soit partagé au sein des différents services pour être efficace.
La validation du plan d’action peut s’organiser dans le cadre d’une revue de direction par exemple. C’est le moment opportun pour obtenir l’engagement de la direction en ce qui concerne les moyens alloués à la réalisation des actions (achat de matériels et/ou de matières premières, besoins en ressources humaines, etc).
NB : Bien souvent sur le terrain, on rencontre non pas un manque de volonté des équipes, mais bien souvent une frustration et un lâcher prise par manque de moyens alloués aux actions QHSE.
Quatrième étape : Construire le plan d’action
Pour construire le plan d’action, on peut utiliser un tableau de bord qui reprend les informations essentielles :
- L’action à mettre en place ;
- L’état (ex: non débutée, en cours, validée, etc.) ;
- La criticité (en fonction de la matrice de criticité) ;
- La date de lancement ;
- La date de fin prévue et la date de fin réelle ;
- Les responsable(s)/pilote(s) associé(s) ;
- La priorité (ex: basse, moyenne, haute, très haute).
Exemple de tableau de bord – BlueKanGo
Pour assurer un suivi efficace de votre plan d’action, il est possible de s’aider de différents outils comme le diagramme de Gantt par exemple. Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet, qui permet de visualiser sur la durée les différentes actions à réaliser. Il permet de représenter graphiquement l’avancement d’un projet. A l’heure du digital, il existe également des plateformes dédiées qui permettent de gérer votre Plan d’Action Global de manière collaborative avec l’ensemble de vos pilotes. Grâce à des alertes automatiques, ces derniers pourront également recevoir des notifications par mail ou directement sur leur plateforme lorsqu’ils devront solder l’une de leurs actions. Aussi, pour compléter le plan d’action, les fiches d’action peuvent être pertinentes et aider dans le suivi.
Les Fiches d’Action, un complément au Plan d’Action
La fiche d’action, mise en place pour chacune des actions du plan d’action, permet de détailler :
- Ce qui doit être fait ;
- Qui sont les responsables associés ;
- Quels moyens matériels, humains et financiers sont nécessaires ;
- Quels sont les délais envisagés.
Cette fiche doit être construite avec le responsable/pilote désigné de l’action, afin de clarifier les attentes dans l’atteinte des objectifs fixés en amont. La fiche d’action constitue un excellent moyen de responsabiliser vos pilotes ! C’est également le moment opportun pour identifier les éventuels risques associés à la mise en place de l’action, ainsi que les bénéfices espérés. Pour rendre la rédaction de la fiche d’action plus ludique, il est possible d’intégrer des illustrations, des photos, des schémas, etc…
Infographie
Modèle de fiche d'action
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Le Plan d’Action est un outil incontournable dans le domaine de la QHSE, bien qu’il puisse être également utilisé dans d’autres. Ce dernier a l’avantage de pouvoir être partagé au sein de l’établissement, afin que chaque collaborateur puisse contribuer à l’atteinte des objectifs. Chez BlueKanGo nous proposons un Plan d’Action Global, une unique base de données peu importe le nombre de sites, le nombre d’actions et le nombre d’interlocuteurs. Des droits d’accès spécifiques permettent de sécuriser l’information en ne divulguant que les données utiles par site, par utilisateur… Un responsable QHSE sur le site de Toulouse aura accès aux actions de Toulouse et un responsable QHSE sur le site de Paris aura accès uniquement aux actions de son site. En revanche, un directeur QHSE France aura accès à l’ensemble des données. Un jeu de filtre lui permet de filtrer les actions par site, pas responsable d’action, par priorité ou par statut de résolution des remarques par exemple. Un gage de qualité de simplicité dans le traitement des données.
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