ISO 45001 : Bien comprendre la norme pour préparer son audit

Mise à jour le 15/02/24

En Mars 2018, la tant attendue norme ISO 45001 concernant les “Systèmes de management de la Santé et de la Sécurité au Travail” a été publiée pour remplacer l’OHSAS 18001. L’ISO 45001 v.2018 est la première norme internationale sur le thème de la SST, homogénéisant enfin les standards internationaux.

Quels sont les points importants de cette norme ? Que faut-il retenir ? Comment simplifier sa démarche de certification ? Des éléments de réponse dans cet article.

La norme ISO 45001, s’appuie sur la structure commune “High Level Structure HLS” qui assure la compatibilité avec d’autres normes ISO, notamment les systèmes de gestion de la qualité ISO 9001, de l’environnement ISO 14001 et de la sécurité de l’information ISO 27001. Un atout de taille pour des entreprises engagées dans une démarche multi certifiante.

ISO 45001 : une norme distincte, une base commune

Il s’agit bien là d’une nouvelle norme distincte, et non d’une révision ou d’une actualisation basée sur l’OHSAS 18001 précédemment déployée en entreprise. Sa nouveauté réside d’abord dans l’esprit général de la norme. Là où l’OHSAS 18001 affichait clairement des exigences uniquement tournées sur le système de management de la SST, l’ISO 45001 va beaucoup plus loin. La norme ne s’affiche pas comme un recueil d’exigences mais centre la culture SST au cœur de la certification. Garantir des lieux de travail sûrs et sains, éviter les traumatismes et les pathologies liées au travail et améliorer en continu la performance SST sont les éléments attendus pour être certifiés ISO 45001. On ne se contente plus de vérifier qu’un système de management existe, on s’assure que la culture d’entreprise est clairement tournée vers la SST.

Pour le plus grand bonheur des multi-certifiés, la norme repose sur la même base commune que les normes ISO 9001 et ISO 14001. L’organisme peut donc faire se recouper certains éléments de management comme son approche PDCA, ses processus, ou encore certaines de ses informations documentées. La SST n’est plus à part, elle fait partie intégrante de l’organisme certifié.

Le leadership à l’honneur

Tout comme pour ces autres référentiels, l’ISO 45001 place le leadership comme la pierre angulaire du système de management. Là où l’OHSAS 18001 ne parlait que d’engagement de la direction, l’ISO 45001 demande l’engagement et la participation de tous les niveaux hiérarchiques et de toutes les fonctions. Elle introduit entre-autre la nécessité pour la direction de protéger tout travailleur à l’origine d’un signalement d’évènements indésirables, de dangers, de risque ou d’opportunités. En résumé, la direction “ne se contente plus” de signer la politique SST, elle doit tout bonnement l’incarner.

Prise en compte des parties prenantes

La principale nouveauté due à l’utilisation du tronc commun aux autres ISO implique pour l’organisme de se placer dans son contexte. Pour cela, elle doit déterminer ses enjeux, ses risques et opportunités internes et externes, ses parties prenantes (autres que les travailleurs) et le périmètre d’application de son système de management. Ce dernier est donc élargi dans l’ISO 45001. 

Les multi-certifiés sont d’ores et déjà conformes au moins en partie pour cette exigence. Mais attention, ce qui a été défini pour des problématiques Qualité ou Environnementales ne sera pas forcément valable ou suffisant pour des problématiques de Santé et Sécurité au travail. Il faudra être vigilant et se poser à nouveau les bonnes questions pour vérifier que le contexte est complet.

Participation des travailleurs

La nouveauté dont “tout le monde parle”, c’est l’obligation pour l’organisme de consulter et de faire participer tous les travailleurs et leurs représentants, s’ils existent, pour la prise de décision au sujet de la SST. L’OHSAS 18001 abordait cette notion mais restait vague à ce sujet. Il était simplement demandé de faire participer les travailleurs et de consulter les sous-traitants. L’ISO 45001 met en plus un accent particulier sur les travailleurs non-encadrants pour lesquels elle réclame la consultation pour 9 de ses paragraphes et la participation pour 7 autres de ses paragraphes. Elle implique tous les niveaux hiérarchiques en définissant des attentes et exigences claires à ce sujet.

Par exemple : 

• Les Salariés sont consultés pour l’évaluation des risques professionnels, l’enquête en cas d’accidents du travail et la révision de la politique SST
• Les sous-traitants sont consultés pour toute modification dans l’environnement de travail impactant leur SST.

La norme ISO 45001 insiste par ailleurs sur l’encadrement des salariés en mentionnant dans le chapitre 5.1 que la direction veille à “protéger des représailles les travailleurs qui signalent des événements indésirables, des dangers ou des risques”.

La prise en compte des risques et des opportunités

Dernière grosse nouveauté, le système de management de la SST ne se limite plus à la prise en compte des risques et des dangers, il prend également en compte les opportunités. Il appartient de ce fait à l’organisme d’identifier les dangers et d’évaluer les risques et les opportunités pour la SST. Bien que ce point soit également commun aux autres ISO, la norme ISO 45001 ne fait pas mention du SWOT, mais surtout tient compte des opportunités visant à améliorer la performance en SST et celles visant à améliorer le système de management de la SST. Tout comme pour le contexte, les multi-certifiés ne pourront donc pas se contenter de l’existant. L’évaluation des opportunités devra être revue pour être agrémentée en tenant compte de la SST. Contrairement à l’ISO qui abordait rapidement les risques et les dangers dans un même paragraphe, chaque point est ici détaillé dans un paragraphe distinct avec des exigences détaillées. La norme en profite d’ailleurs pour réclamer un processus spécifique pour les opportunités.

Plus généralement, la norme ISO 45001 reprend finalement tous les points abordés dans l’OHSAS 18001, en y ajoutant quelques nouveautés mais surtout en développant la quasi-totalité des points de l’OHSAS. Les paragraphes sont redécoupés pour être agrémentés d’attentes et exigences précises pour chaque sujet. C’est le cas par exemple pour les activités opérationnelles.

Comment simplifier ses démarches de certification ?

Comme souvent, lorsque l’on se confronte à une démarche réglementaire ou certifiante, un lourd travail administratif est nécessaire afin de faire un état des lieux de l’existant, centraliser les données et fixer de nouveaux objectifs quantifiables. 

Ces lourdeurs administratives très chronophage peuvent être allégées via un outil digital. La digitalisation des process est LA solution pour une démarche de certification sereine et efficace, vous apportant un gain de temps indéniable et un confort de travail.  Voici les principaux avantages d’un outil dédié : 

• Numérisation de l’ensemble des chapitres de la norme ISO 45 001 pour permettre de s’autoévaluer exigence par exigence et lancer directement des actions correctives.
• Centralisation et mutualisation de l’information sur une seule et même plateforme afin d’éviter toute redondance et perte d’information
• Accès individualisés et sécurisés avec des droits d’accès spécifiques par profil pour que chacun à son niveau puisse participer à la démarche
• Interconnexion entre l’outil et des bases de données externes pour que chaque outil de l’entreprise s’alimentent et se mettent à jour les uns les autres (CRM, SIRH, LDAP…)
• Mise en place d’un planning prévisionnel (ex: diagramme de GANTT) et d'indicateurs de performance
• Alimentation du plan d’action global
• Intégration de workflow pour alerter en temps réel chaque partie prenante sur une action à traiter

L’outil digital dans une démarche de certification est plus qu’un outil, c’est un véritable guide permettant de passer en revu tous les chapitres de la norme sans risque d’oublis ou de redondance, et ce via une plateforme structurée et intuitive.

Avec l’ambition d’intégrer toutes les parties prenantes à commencer par la direction dans les démarches SST, l’ISO 45001 fait le pari audacieux d’inculquer à chaque entreprise une culture QHSE forte. Attention toutefois à bien accompagner ses collaborateurs. Pour rallier toute l’entreprise, une démarche de transition doit-être accompagnée via une réelle “Conduite du changement” et non imposée.

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