Management QHSE : La conduite du changement à l’ère du digital

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A l’ère où les nouvelles technologies sont omniprésentes dans nos vies personnelles comme professionnelles, la transformation digitale des process et notamment QHSE apparaît comme une évidence pour gagner en performance et en compétitivité. Toutefois, faire évoluer les habitudes de travail des collaborateurs peut devenir un vrai parcours du combattant si l’on ne prend pas le temps d’apporter un accompagnement adapté.

 

Quels sont les objectifs d’une conduite du changement ? Comment l’appréhender dans une démarche de digitalisation ? C’est ce que nous allons voir.

Objectifs d’une transition vers le digital.

 

Le respect de la réglementation et des exigences QHSE sont sources de recherches et de compilations documentaires importantes, de transmissions d’information et de relances multiples, et donc de lourdeurs administratives. Duplication des données, perte d’information, difficulté pour obtenir des retours à nos interrogations, les documents papiers et fichiers bureautiques sont aujourd’hui devenus obsolètes pour des entreprises souhaitant gagner en efficacité, en qualité et en compétitivité.

 

En utilisant la technologie digitale, nous centralisons l’information et travaillons en permanence sur la dernière version des documents, tout en conservant un historique. Fini la duplication de fichiers, les erreurs de formulaires et la perte de données.

 

Chaque partie prenante (salariés, management, direction, fournisseurs…) peut avoir des accès individuels spécifiques leur permettant d’accéder et de compiler des informations (retour d’expérience, données statistiques, plans d’actions…). Fini la collecte de données par email avec des relances régulières pour obtenir l’information souhaitée. Un envoi d’alertes en temps réel et de relances automatiques peuvent être mises en place pour optimiser les actions.

 

Les technologies natives des ordinateurs portables, smartphones, tablettes ou même des objets connectés tels que caméras embarquées, drones ou lunettes connectées sont également gages d’amélioration continue, de gain de temps et en qualité. Des photos ou vidéos peuvent être directement intégrées dans des rapports et devenir en quelques clics des éléments de preuve incontournables pour des audits de fonctionnement ou lors de démarches de certification. Fini le téléchargement laborieux de photos au format variable et à la mise en page aléatoire, tout est automatiquement formalisé dans un rapport. 

 

La digitalisation est une démarche portée par la direction, avec le soutien du management intermédiaire et la collaboration de toute l’entreprise. Chacun bénéficie de cette évolution organisationnelle.

 

  • Les salariés consultent en direct leurs fiches de tâches et protocoles de travail ou remontent des informations au management (difficulté, événements indésirables, commandes…)
  • Le management intermédiaire notifie en temps réel de nouvelles consignes à ses équipes, fixe de nouveaux objectifs consultables sur tablette ou smartphone directement.
  • La direction prend connaissance de la situation de l'entreprise et obtient en quelques clics des données statistiques pour orienter la stratégie générale de l’entreprise.
  • Les fournisseurs, les clients ou les riverains bénéficient également de l’outil pour effectuer des retours d’expériences par exemple.

 

Toutefois, malgré des avantages indéniables dans l’amélioration continue de l’entreprise, de nombreux employés risquent d’être déstabilisés voire réticents à ce changement. Il est donc primordial de présenter les objectifs, les raisons pour lesquelles l’entreprise souhaite évoluer et les accompagner dans leurs craintes et leurs difficultés.

 

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La conduite du changement

 

La conduite du changement est une démarche structurée qui permet d’accompagner l’évolution d’un process ou l’arrivée d’une nouvelle stratégie digitale par exemple dans une société. La méthodologie s’appuie sur la culture ainsi que les dimensions humaines et éthiques de l’entreprise. L’objectif est d’accompagner les collaborateurs dans la compréhension et l’acceptation de ce changement.

 

La conduite du changement peut s’appuyer sur 6 étapes clés telles que définies ci-dessous.



  • L’objectif d’une transformation digitale

 

Pour convaincre ses équipes et mener à bien une transformation digitale, il est impératif de bien connaître la situation de l’entreprise et d'être bien conscient des forces, des difficultés et des axes d’amélioration possibles pour gagner en performance, réduire les coûts de fonctionnement qui peuvent être optimisés pour les utiliser à meilleur escient. Les objectifs seront ainsi définis et traiteront principalement de l’optimisation des ressources humaines, matérielles et financières, l’amélioration des conditions de travail et l’image de marque de l’entreprise.

 

  • Le Diagnostic des process existant

 

Une transformation digitale s’appuie sur un état des lieux, un audit des process internes de l’entreprise. Les dimensions éthiques, culturelles et humaines doivent-être prises en compte en plus de la Qualité et du HSE pour bien cibler le besoin et les objectifs.

 

  • La Communication du projet

 

Présenter un projet de digitalisation représente une étape délicate et souvent décisive pour engager sereinement l’ensemble des équipes dans la démarche. Il est indispensable de présenter la situation de l'entreprise, les difficultés rencontrées, les objectifs d’un tel changement et surtout écouter et apporter des réponses aux questions et aux doutes des employés. 

 

Un projet de digitalisation, comme tout changement dans l’entreprise peut faire peur ou susciter de l’incompréhension dans les équipes qui travaillent parfois depuis des dizaines d’années dans un même schéma. Le projet ne semble à leurs yeux qu’un obstacle au bon déroulement de leur travail sans voir les avantages et le confort que cela  leur procurera à terme. Une communication claire et sereine ainsi qu’une écoute attentive des employés et de leurs doutes est indispensable pour consolider le socle du projet et l’engagement des équipes.

 

  • La formation des utilisateurs

 

Une fois que les équipes ont compris la démarche, une formation solide à l’utilisation de l’outil doit être mise en place afin que la prise en main soit rapide et efficace. Des solutions digitales accessibles à tous profils sont disponibles sur le marché. Elles rassurent les utilisateurs par la simplicité d’utilisation et leur permet de rapidement comprendre les enjeux et l'intérêt du projet de digitalisation. La transition vers une activité digitalisée devient alors un jeu d’enfant, rapide de prise en main et donc gratifiant par les employés qui peuvent continuer à travailler sereinement.

 

  • L’accompagnement des équipes

 

Maintenant que l’outil digital est mis en place dans l’entreprise, un support reste nécessaire auprès des équipes. Questions, doutes, remises en questions, des inquiétudes se présenteront sûrement et auxquels il faudra répondre pour pérenniser l’outil et l'engagement. Soyez présent au quotidien avec et pour vos équipes.

 

  • Le suivi du projet

 

Une fois l’outil digital bien installé et les équipes rassurées, il ne reste plus qu’à assurer un suivi de projet, rendre compte des difficultés rencontrées et des améliorations que la digitalisation à induit dans l’entreprise, dans les process. Avec le temps un retour d’expérience sera possible et les résultats ne tarderont pas à apparaître.



La conduite du changement est indispensable pour mener à bien un projet de digitalisation et engager les collaborateurs. Colère, peur, négociation, vos équipes essayeront peut-être de vous convaincre d’abandonner, mais si vous êtes convaincus par votre projet, vous trouverez les mots pour rassurer et instaurer un climat de confiance au sein de votre entreprise. Ce processus se prépare en amont et nécessite de l’écoute, du soutien et de l’encouragement des différents acteurs concernés.

La digitalisation des process QHSE est un vrai challenge pour une organisation, c’est également un allié de taille dans la gestion des risques au quotidien et un gage de qualité, de performance et de compétitivité. 


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Thibaut GILLES
Thibaut GILLES
Thibaut Gilles est ingénieur QHSE de formation. Après plusieurs années sur le terrain, il est aujourd'hui content Manager chez BlueKanGo, spécialiste des questions HSE/EHSQ Engineer by trade and Content Manager @Bluekango / Ingeniero EHSQ por comercio y Gerente de Contenido @Bluekango/
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