Pourquoi digitaliser ses processus QHSE ?

Il n’y a pas une définition unique de la transformation numérique. En effet, tout dépend du contexte de l'entreprise. La vraie question est donc de savoir quelles sont les raisons qui nécessitent de s’y mettre ? Voici des éléments de réponse pour vous aider en tant que QHSE.

L’ATAWAD, vous connaissez ?

Parce que les gens et objets deviennent maintenant tous interconnectés et interagissent très facilement et efficacement entre eux grâce au Web.

L’ATAWAD (Any time, anywhere, any device) le symbolise. L’individu a la possibilité de se connecter quel que soit le lieu, quel que soit le moment, quel que soit le support/terminal utilisé. Les collaborateurs le font à l'extérieur de l’entreprise pour une meilleure qualité de vie, ils doivent pouvoir le faire avec et dans votre entreprise pour une meilleure performance au travail. Et plus encore dans le domaine QHSE qui se fait sur le terrain contrairement par exemple à la comptabilité.

4 raisons de digitaliser son entreprise

1- Pour rompre un cercle vicieux.

En effet, moins vous digitalisez, plus vous croulez sous la paperasse et les fichiers Excel, plus vous avez de fichiers et de paperasse et moins vous avez encore le temps de digitaliser... L’outil digital mutualise les données entre les différents collaborateurs. Son but ? Vous décharger de certaines tâches affectées à vos pilotes pour un suivi en temps réel.

2- L’enjeu de la réactivité.

La performance dans la gestion QHSE est fondamentale. La réactivité est nécessaire pour répondre vite et bien à vos clients, sous-traitants, fournisseurs et à vos processus de production. Pour se faire, il est nécessaire d’intégrer toutes ces parties à l’outil digital. Centraliser l’information pour être agile et réactif.

3- Une révolution obligatoire pour les entreprises pré-numériques.

Et malheur à celles qui essaient de s’y dérober et veulent se contenter du minimum par exemple en ne digitalisant que certains processus externes comme le marketing, la communication et la vente (nouveau site internet, webmarketing, site marchand).

4- Un avantage compétitif capital.

Face à la concurrence en place et face aux nouveaux acteurs disruptifs qui pourraient prendre la place. Sinon le risque pour certains “dinosaures préhistoriques” (entreprises pré numériques…) est clairement de faire comme les dinosaures... disparaître au fil du temps.

Recommandé pour vous. Télécharger gratuitement l'infographie: “La digitalisation QHSE: c'est quoi?”

Transformer oui, mais pour quels résultats !

La transformation numérique ou digitale correspond à dématérialiser TOUTE l’entreprise, c’est-à-dire tous ces process internes (activités de production et de support à cette production) et externes gérant les relations avec les clients, fournisseurs et sous-traitants. Elle a un impact positif à tous les niveaux hiérarchiques de l'entreprise.

• Les collaborateurs travaillent directement sur le terrain à l’aide de tablettes et de smartphones. Ils remplissent leurs formulaires en temps réel. Le rapport est généré automatiquement et transmis aux différents services concernés (dont le service QHSE).

• Un outil statistique assure une exploitation optimale des indicateurs. A la clé ce sont des rapports automatisés pour les revues de direction. Les  prises de décisions stratégiques des dirigeants s’en trouvent facilitées. Le service QHSE dispose, quant à lui, de tableaux de bord pour le management intermédiaire en temps réel.

• Autre exemple : le suivi de la qualité de vos fournisseurs et sous-traitants se fait en temps réel comme les retours des clients.

Digitalisation QHSE : quelles sont les priorités ?

Le digital améliore l’efficacité des processus opérationnels de l’entreprise, il faut donc chercher cette digitalisation pour être compétitif. OK, mais par où commencer ?

Si ce n’est déjà fait, il peut être pertinent de s’attaquer à la Gestion Documentaire. Toutes les entreprises ont des procédures, instructions, enregistrements. La Gestion Électronique Documentaire (GED) structure votre organisation. Le suivi du cycle de vie des documents est géré informatiquement. Une GED génère des alertes (workflows) lorsque le document doit être révisé. L’organisation de votre GED assurer une meilleure gestion des “versioning”.

Autre axe d'amélioration : les Audits, enquêtes ou inspections où les gains de temps sont rapidement visibles. Vous allez créer vos grilles et formulaires directement dans un outil numérique accessible via tablette ou smartphone. Les rapports d’audit sont alors automatisés et agrémentés de photos, sans les manipulations que l’on a tous rencontré sur des outils bureautiques (poids des fichiers, problème de mise en page…). Dans le meilleur des cas, un mode dit déconnecté ou “offline” apporte un confort de travail supplémentaire dans des contextes de zone blanche par exemple. Les données sont en effet synchronisées automatiquement dès l’accès au réseau Internet rétabli.

Les bénéfices sont aussi évidents sur les Non-conformités et Réclamations.

La digitalisation QHSE est incontournable. Cette évolution passe avant tout par une prise de conscience obligatoire au niveau de la direction. Les enjeux sont énormes...comme les résultats. En tant que responsable QHSE, votre rôle est donc d’anticiper cette transformation numérique inéluctable pour l’entreprise, de mettre en place cette digitalisation et d’accompagner le changement qui en découle notamment dans l’organisation du travail (management collaboratif).

Pour aller plus loin :

> essayer BlueKanGo pour la digitalisation QHSE

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