Formation / Habilitations des salariés : Optimiser le suivi en 3 étapes clefs

La formation et le suivi des habilitations des salariés est essentielle pour garantir la sécurité de ses salariés et des activités mais également un incontournable réglementaire. Le nombre de salariés concernés par un suivi ainsi que la diversité des formations complexifient grandement la mission des chefs d’entreprise, des ressources humaines, des responsables QHSE et même des superviseurs de travaux.

L’article L6313-1 du Code du travail définit la formation comme étant “un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel”. La formation joue un rôle primordial dans le développement dans l'acquisition de connaissances et de compétences techniques et managériales bien spécifiques. 

La formation “en salle” apporte les fondamentaux, mais ce sont bien les activités de terrain qui concrétisent l’apprentissage et développent un réel savoir-faire reconnu, et ce dans n’importe quel domaine d’activité. Formation initiale et continue, habilitation et recyclage, les terminologies sont diverses et adaptées à des besoins internes bien spécifiques. 

Alors de quoi parle t-on ? quels sont les différents types de formation ? Que doit-on mettre en place en entreprise ? On se penche sur la question.

Les obligations de l’employeur

L’article L4121-1 du code du travail demande à l’employeur de “prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs”. On parle :

1° D’actions de prévention des risques professionnels,

2° Des actions d'information et de formation ;

3° La mise en place d'une organisation et de moyens adaptés.

En entreprise, pas le droit à l’erreur, il faut savoir de quoi on parle, il en va de la sécurité générale des salariés, des infrastructures et de la salubrité publique, mais également de la qualité de service et de l’image de marque de l’entreprise.

On peut distinguer plusieurs “apprentissage” : La sensibilisation/l’information, la formation et l’habilitation.

• La sensibilisation/information permet de développer ses connaissances générales sans objectif d’application professionnelle (culture générale sur le réchauffement climatique, les chiffres de l’accidentologie en France…). Son rôle va être d’éveiller les consciences, de faire réfléchir et parler.
• La formation a un rôle d’enseignement (théorique et pratique) dans une discipline donnée. Elle a un but applicatif en entreprise (mise en place d’un système de management, gestes de premiers secours, formation sur le risque électrique…). Le salarié formé n’est pas un expert dans le domaine, il n’est pas reconnu pour son savoir-faire, mais pour ses connaissances théoriques. En règle générale, il peut conseiller, former, sensibiliser mais pas exercer une activité technique même si certaines formations sont diplômantes/certifiantes.
• L’habilitation apporte une connaissance et un savoir-faire (compétences professionnelles) dans un cadre légal. Il en découle une reconnaissance et une autorisation à exercer dans une situation bien précise (intervention sur installations électriques Basse Tension par exemple).

L’Article R4544-10 indique qu’ ”un travailleur est habilité dans les limites des attributions qui lui sont confiées. L'habilitation, délivrée par l'employeur spécifie la nature des opérations qu'il est autorisé à effectuer. Avant de délivrer l'habilitation, l'employeur s'assure que le travailleur a reçu la formation théorique et pratique qui lui confère la connaissance des risques liés à l'électricité et des mesures à prendre pour intervenir en sécurité lors de l'exécution des opérations qui lui sont confiées.”

L’employeur doit fournir obligatoirement à ses salariés les formations nécessaires pour :

• permettre aux salariés de s’adapter à leur poste de travail (formation à un outil dédié, habilitations diverses…)
• permettre aux salariés d’occuper un nouveau poste dans le cadre d’un reclassement
• permettre la formation d’un jeune en contrat d’insertion ou d’alternance
• appliquer l’accord ou la convention collective applicable à l’entreprise si elle prévoit des périodes de formation obligatoire
• se conformer au contrat de travail signé s’il contient une obligation de formation.
• garantir la sécurité au travail et protéger la santé des salariés.

Certaines formations peuvent être réalisées en interne avec les compétences de salariés expérimentés.

Pour que la formation des salariés soit optimale et réponde précisément aux besoins de l’entreprise, il faut se concentrer sur trois étapes clefs complémentaires.

Étape 1 : Un recrutement adapté aux besoins de l’entreprise

La première étape dans la gestion et le suivi des formations des collaborateurs réside dans le recrutement de profils répondant aux besoins et aux exigences de l’organisation. Cette notion paraît évidente, mais par soucis d’économies, il peut arriver que les personnes recrutées ne présentent pas tous les prérequis nécessaires pour effectuer correctement une mission.

Pour recruter efficacement, appuyez-vous sur la démarche suivante en 8 étapes fondamentales : 

1. Définir quel est votre besoin en recrutement. Vous pouvez utiliser le diagramme de PARETO pour définir votre problématique prioritaire, votre besoin.
2. Définir les moyens en formation disponibles en interne afin de mieux cibler un profil en particulier et prioriser ses compétences
3. Définir le poste, son périmètre et le profil que vous recherchez.
4. Rédiger et diffuser l'offre d'emploi.
5. Trier les candidatures.
6. Faire passer les entretiens et les tests
7. Sélectionner le candidat.
8. Intégrer et accompagner la nouvelle recrue.

Les trois premières étapes sont INDISPENSABLES dans un processus de suivi de compétences en interne ! La bonne gestion du recrutement garantit la qualité de service, l’autonomie de la nouvelle recrue, la durée de la formation, la polyvalence des équipes ainsi que la capacité de résilience de l’entreprise en cas d'événement imprévu.

Étape 2 : Le plan de formation

Le plan de formation s’assure de l’adéquation entre un salarié et le poste occupé. Il est pris en considération les connaissances et compétences nécessaires à l’exécution des tâches, d’éventuels recyclages périodiques pour respecter le cadre légal et anticiper toute évolution notable du poste ou de l’environnement de travail au regard de la stratégie d’entreprise. 

Dans une démarche de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE) et de réduction de l'empreinte carbone, la direction peut miser sur une sensibilisation globale de l’ensemble de son personnel pour agir drastiquement et obtenir des résultats cohérents avec les objectifs de l’Agenda 30 par exemple.

Ce sont les objectifs et orientations stratégiques de l’entreprise qui définissent les priorités en matière de politique de développement du personnel.

Étape 3 : Suivi des formations et habilitations

Depuis le 1er Avril 2023, la plateforme en ligne “Mon compte formation” propose de compléter un “Passeport de Compétences” et un “Passeport de Prévention”.

• Le passeport de compétence recense l’ensemble des formations, diplômes et habilitation d’un salarié tout au long de sa carrière professionnelle.
• Le passeport de Prévention enregistre dans un même dossier, tous les diplômes, certificats et attestations de formation d’un salarié, dans le cadre de formations relatives à la santé et la sécurité au travail.

Ces enregistrements en ligne peuvent donner une indication à l’entreprise sur d’éventuels besoins et peut représenter un support de demande de formation pour un salarié.

Nous l’avons vu précédemment, certaines formations habilitantes nécessitent des révisions périodiques (recyclages) pour être reconnues. Ce sont des obligations légales empêchant tout salarié qui ne serait pas à jour, d’exercer son activité.

A titre d’exemple, l’INRS et la norme NF C18-510 relative à la prévention des risques électriques lors des opérations sur les ouvrages ou installations électriques ou dans un environnement électrique recommandent aux entreprises des renouvellements tous les trois ans des habilitations électriques, libre aux employeurs et organismes de formation de statuer sur la durée de validité de leurs formation. 

L’entreprise doit donc suivre et tenir à jour le registre de formation de ses salariés pour garantir leur sécurité et la continuité d’activité. 

Le suivi de formation digitalisé

Selon la taille de l’entreprise et la diversité d’activité, le nombre de salariés concernés par un suivi de formation et un planning de recyclage peut être élevé. La diversité des formations et des périodicités de renouvellement en font une tâche administrative de suivi fastidieuse et stressante si l’on ne possède pas les bons outils.

Une solution numérique dédiée permet d’être automatiquement alertée en amont lorsqu’une habilitation arrive à échéance, permettant d’anticiper son renouvellement. Les délais d’inscription auprès des organismes de formation étant parfois longs, c’est l’assurance de ne jamais être pris au dépourvu. Une sécurité accrue dans la continuité d’activité et un avantage dans la gestion et l’accessibilité de son système documentaire.

Le suivi de formation est indispensable pour répondre à la réglementation en vigueur, assurer la sécurité de son personnel et la bonne marche des activités. Le numérique est un atout de taille pour alléger les démarches administratives et gagner en qualité de gestion interne : Une vraie force pour une entreprise polyvalente et résiliente.

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