Organisme de formation : Après DATADOCK place à Qualiopi !

C’est un tsunami de qualité qui arrive dans le secteur de la formation. Place à la certification mais pas de panique, c’est une bonne chose ! Après DATADOCK c’est désormais une nouvelle étape. La certification des organismes de formation récemment nommée Qualiopi. 

Il reste désormais 15 mois pour y arriver. En lisant cet article vous saurez tout ! 

Voici un décryptage de la certification Qualiopi en 5 points clefs.

Ce que dit la loi “Avenir Professionnel”

La loi du 5 septembre 2018 « Pour la liberté de choisir son avenir professionnel » prévoit une certification obligatoire pour tous les organismes de formation financés sur des fonds publics ou mutualisés à partir du 1er janvier 2022. 

Cette certification, basée sur un référentiel national de certification qualité (rédigé sous l’égide de la DGEFP), est délivrée par des organismes de certification (eux-mêmes accrédités à cet effet par le Cofrac ou par une instance européenne équivalente).

Qualiopi, reconnu par l'État, s'inscrit dans cette démarche en exigeant un numéro de déclaration d'activité pour chaque organisme de formation. 

C’est une évolution majeure de la démarche qualité. Désormais une certification dite « certification de processus » sera requise. C’est un challenge atteignable qui va dans le sens de la qualité. Comment y faire face ?

Comprendre la certification et ses différences avec datadock 

Revenons au basique. Qualiopi est une certification de type « certification de processus ». Elle concerne directement les caractéristiques du service rendu par les organismes de formation. 

Elle s’adresse plus particulièrement aux bénéficiaires, ou, de façon générale, aux utilisateurs finaux d’une prestation. Elle permet le respect des engagements (critères et indicateurs ) consignés dans le référentiel de certification. Ces critères sont très concrets et directement perceptibles par le client. Ce référentiel et son respect apportent ainsi une forme de garantie sur la qualité du service, la transparence et les résultats.

La différence majeure avec Datadock c’est que les éléments de preuves vont être audités à fréquence définie et régulière (tous les 18 mois environ). 

    Faire de la qualité c’est écrire ce que je fais, faire ce que j’ai écrit, et être capable de le prouver.

Cette démarche d’audit représente le principal changement. En effet, c’est dans cette dernière partie de cette citation ("être capable de le prouver") que réside la nuance. Datadock est déclaratif puis accompagné de contrôles éventuels, a posteriori, réalisés parfois par plusieurs financeurs.

Pour être certifié Qualiopi, il faudra désormais « faire vivre » le système en continue pour être capable de démontrer par des preuves objectives que les indicateurs sont respectés en permanence ou que l’on a mis un plan d’actions si des écarts venaient à apparaître. Les audits réguliers des certificateurs sur site et à distance vont vérifier si le système "tourne" et ces preuves. C'est en cela qu'il y a une grande nouveauté. 

Nous avons coutume de dire que le travail fait pour DATADOCK représente « environ 50% du travail de formalisation ». L’enjeu est donc de couvrir les éléments nouveaux (par exemple la mise en place de l’amélioration ) et surtout de mettre en pratique l’ensemble du système avec cette logique d’amélioration.

Certification : délai moyen et la “deadline” 

En pratique, un projet de certification dure entre 4 et 12 mois. Rappelons que la date cible pour obtenir la certification est le 31/12/2021 (allongement d’un an du fait de notre situation sanitaire). Le mieux est donc d’anticiper et de se lancer au plus tôt si on veut faire partie de la liste des organismes de formation certifiés Qualiopi.

Qui sont les certificateurs ?

A chaque organisme de formation de choisir librement l’organisme certificateur. Il y a plusieurs organismes de certification de tous types et de toutes les tailles. 

Attention, les certificateurs doivent être accrédités. Ils sont eux-mêmes “certifiés par le COFRAC (COmité FRancais d’ACcréditation).”. Cette certification s’appelle une accréditation. Il faut donc veiller à choisir un organisme certificateur accrédité. (la norme de référence pour les organismes certificateur est la norme ISO 17065). 

Le coût de la certification Qualiopi peut varier en fonction de l’organisme choisi, mais il est essentiel de prévoir ce budget dans les dépenses de votre organisme de formation.

Préparer à la certification : comment s’y prendre ?

Comme évoqué ce qui compte dans ce nouveau dispositif « c’est de faire comme c’est écrit et de le prouver ». Il faut donc mettre en place une méthode, repenser un peu sa façon de faire et prouver que le système est utilisé au quotidien pour obtenir la certification.

Pour cela je vous vous recommande ce guide intitulé : “ Organisme de formation : 10 étapes clés pour réussir sa certification “. De quoi préparer votre certification en toute sérénité. Que vous soyez un organisme de formation privé ou un organisme de formation publique, il existe désormais des solutions logicielles qui permettent de mettre en place les éléments clefs mais de faire perdurer la démarche dans le temps. La certification se confond réellement avec les prestations opérationnelles. L’audit est alors préparé en « pilotage automatique ».

Certes, la qualité est un investissement, en temps, mais dont le retour justifie de s’y engager. C'est bénéfique pour l'expérience clients qui ressentent la différence.  La qualité est source de cohésion en interne et pousse l’organisation à entrer dans une logique d’amélioration continue, indispensable dans ce secteur.