3 critères essentiels dans le choix d’un logiciel QHSE

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La transformation digitale s’est intensifiée ces dernières années. Cette tendance s’accompagne d’une offre pléthorique d’acteurs et de solutions, y compris dans les domaines Qualité et HSE. Alors quels sont les critères fondamentaux dans le choix d’une solution en 2020 ? Tour d’horizon. 

 

Si les outils bureautiques et les échanges de fichiers par email sont encore bien ancrés dans le quotidien de certains QHSE, ces usages ont montré leur limite et tendent à s'effacer au profit de solutions dédiées. De nombreux acteurs de l’industrie IT l’ont compris et se sont positionnés au cours des dernières années. Ils ont élaboré des alternatives plus ou moins heureuses, robustes ou sécurisées. 

 

Certaines solutions remplissent cependant tous les critères de cette transformation digitale. L’ambition de l’entreprise est toujours de gagner en performance. Un mot “valise” qui se traduit pourtant par des actions concrètes comme l'automatisation de tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée ou encore la mise en place d’un système de collecte automatisé de la précieuse DATA et de son traitement. L’avènement du SaaS (Software-as-a-Service) contribue largement à cette quête dans la performance. Rendons hommage aux acteurs pionniers dans ce domaine (comme BlueKanGo en France).

 

Alors positionnons-nous côté utilisateurs. Choisir une solution devient dans cette mode du digital et des startups un parcours du combattant tant l’offre est large. Il suffit de faire un tour sur votre moteur de recherche préféré pour vous en rendre compte. Voici donc trois critères pour y voir plus clair et vous aider dans votre réflexion. 




Critère 1 : Le duo gagnant : autonomie / agilité

 

L’autonomie est un critère fondamental. Choisir une solution ne doit pas signifier être être pieds et poings liés avec l’éditeur. Combien d’entreprises ont recours à des développements spécifiques réalisées en internes ou externalisés. Ces développements à façon sont souvent synonyme de solution figée. Le moindre changement ou adaptation nécessite de solliciter le service IT déjà bien occupé à répondre à une demande croissante interne ou à sécuriser un système d’information devenu complexe avec le temps. Dans le cas d’une société de service, ces demandes sont, en général soumises à facturation. 

 

En 2020, il vous faut de l’autonomie. Vous devez être en mesure, si vous le souhaitez de digitaliser tel ou tel process sans passer par du code informatique (et votre service IT). La réponse se trouve dans la capacité de paramétrage de l’outil. Pour cela, orientez-vous vers des solutions “métier” construite autour d’une architecture hautement personnalisable. C’est en effet à la solution de s’adapter à vos process et non l’inverse. Plus vous serez autonome dans votre service, plus vous gagnerez en agilité et donc en réactivité, indispensable à l’ère du digital.

 

Bien entendu pour gagner cette autonomie, il est essentiel au départ de s'appuyer sur l'éditeur et ses équipes pour démarrer rapidement et éviter des temps de déploiement trop long. Certains éditeurs s'appuient sur des ingénieurs QHSE de formation pour le paramétrage et la formation. Cela apporte une vraie dimension métier qui facilite les échanges. 

 

L’autonomie c’est aussi bénéficier de conditions contractuelles de sorties claires, définies dès le départ pour éviter tout retour en arrière prohibitif en cas de désengagement. L’idéal étant même de se tourner vers un éditeur qui ne propose pas de durée d’engagement 


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Critère 2 : Penser “Global”

 

Pour l’entreprise (et le service QHSE), Il s’avère complexe de gérer de multiples contrats avec des éditeurs informatiques et des start-ups. Cela implique une multitude d’applications dans tous les sens qui ne communiquent ni entre elles, ni avec le Système d'Information. Il est donc essentiel de centrer sa stratégie d’acquisition, dans la mesure du possible, sur une solution digitale globale qui couvre tous les champs QHSE et les processus. 

 

Par ailleurs, le digital comme le QHSE, c’est l’AFFAIRE DE TOUS. La digitalisation fonctionne uniquement si l'ensemble des parties intéressées est impliquée. Le service QHSE est concerné en premier lieu bien sûr, mais également les employés et certainement les sous-traitants, les clients, les partenaires... En effet, Il ne peut pas y avoir une partie de l’entreprise digitalisée et une autre encore sur papier ou outils bureautiques, nécessitant des échanges de fichiers par emails...

 

Enfin lors de la contractualisation, gardez le reflex “Global”. En effet les pièges souvent cités lors de l’acquisition d’une solution sont souvent un contrat opaque, des coûts cachés, un “pack formation” mal adapté, des développements informatiques spécifiques, des coûts d’interfaçage avec le SI, qui se greffent au fur et à mesure de l’avancement du projet. Pour lever ces difficultés, orientez vous vers une prestation tout compris (abonnement mensuel, paramétrage, formation, assistance). De plus en plus d’éditeurs SaaS notamment proposent ce type de formule. 




Critère 3 : Une technologie à toute épreuve

 

Troisième critère à prendre en compte, la technologie proposée bien sûr. Il est nécessaire de veiller à ce que la solution respecte les standards actuels. Un “must have” en 2020 serait par exemple d’avoir une solution répondant aux situations de mobilité inhérentes aux métiers QHSE. Quand on pense mobilité, on parle d’une plateforme accessible quel que soit le support utilisé en interne : ordinateur de bureau, portable, tablette ou smartphone. Cela implique que l’outil soit “responsive”. C’est à dire que la plateforme s’adapte automatiquement au support à sa résolution. 

 

Qui dit mobilité dit accessibilité et donc outil utilisable dans toutes les conditions de travail, zone blanche ou ATEX par exemple. Pour cela à l’instar d’un Google, il faudra veiller à ce que l’éditeur propose un mode “déconnecté” pour palier aux problèmes de connexion sur le terrain, avec synchronisation automatique des données lorsque la connexion est rétablie. Des applications à télécharger sur les “store” sont aujourd’hui proposées pour toujours plus de convivialité et améliorer l’expérience utilisateur. 

 

Enfin pour aller plus loin, le fait de disposer d’un générateur d’applications est un avantage certain. C’est en effet la possibilité de “digitaliser” par soi-même des process et de répondre à une demande interne en toute autonomie. Veillez également à vérifier les facultés de l’outil à s’interfacer avec le système d’information (les fameuses API). L’outil doit être en mesure d’échanger et de récupérer des informations automatiquement pour éviter toute saisie ou manipulation inutile.   




D’autres critères sont évidemment importants comme l’accompagnement, l’assistance ou la sécurité, mais font déjà partie des pré-requis et des services que l’on se doit d’attendre d’un éditeur. Maintenant que vous avez les “cartes en main”, il ne vous reste qu’à faire le bon choix. 

 

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