L’audit à distance : Et si on s’y mettait ?

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La crise sanitaire de 2020 impose à l’entreprise de repenser ses pratiques Qualité et HSE pour éviter toute nouvelle rupture d’activité et rester compétitives sur son marché. Le “remote audit” ou audit à distance en est l'illustration. Cette tendance pourrait-elle se généraliser ? Dans quels cas ? Comment s’y prendre ? 

 

Pourquoi parle t-on de “remote audits” ?

Les entreprises sont de plus en plus soumises à la pression des nouvelles normes QHSE, des audits de contrôle interne et externe ainsi que des renouvellements de formations et de certifications. La multiplication des sites et la délocalisation à l'international augmente considérablement le périmètre géographique d’activité. Cela peut nuire à l’assurance qualité et HSE de l’entreprise et engendrer des coûts importants : temps de trajet élevés, multiplication des ressources humaines et matérielles...

 

Par ailleurs, la crise sanitaire de ce début d’année oblige à repenser les stratégies d’entreprise dans leur gestion globale et dans la gestion de la qualité et des risques. Les bureaux de contrôles par exemple ont subi de plein fouet la crise par un arrêt de l’activité. Les entreprises ont dû revoir le calendrier de renouvellement de leurs certifications et anticiper la reprise d’activité pour assurer à leurs employés un niveau de sécurité maximal.

 

Dans ce contexte, les audits à distance représentent un gage de qualité pour les entreprises qui pourront assurer la gestion des risques à distance, réduire leur coût de mise en oeuvre, anticiper une reprise d’activité et se prémunir face à une éventuelle nouvelle crise. Le principe d’audit terrain reste inchangé, mais seule la personne auditée est présente sur site et est en communication avec l’auditeur qui la guide à distance.

 

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Comment mettre en place ces audits à distance ?

 

Pour être optimale, la mise en place d’audits à distance nécessite une digitalisation des process internes de l’entreprise afin de gagner du temps et éviter le risque de perte d’informations et de manque de transmission de l’information, due à la manipulation de papier, de fichiers bureautiques et d’emails.

 

Les technologies courantes du quotidien sont utilisées, telles que smartphones et tablettes principalement, mais les ressources sont nombreuses ! On peut utiliser les objets connectés IOT tels que des caméras embarquées, des drones, des lunettes et casques connectés… La robotique peut même permettre d’inspecter des zones à risques telles que de zones sinistrées (incendie ou structurellement fragile), zones à haut niveau de radiations ou d’émanations toxiques...

Quelle solution pour la mise en place de ces audits ?

 

Une solution logicielle de type SaaS (Software-as-a-Service) permet simplement d’obtenir une digitalisation des process de l’entreprise, tout en délestant le service IT. En effet, seules des mises à jour régulières interviennent sans changement de version du logiciel et sans arrêt d’activité.

 

La structure, les process et les données existantes de l’entreprise sont conservées, simplement dématérialisées afin de centraliser toutes les informations sur une même plateforme. Les différents services et outils sont interconnectés pour éviter tout dédoublement d’information et des outils statistiques sont intégrés pour obtenir en temps réel et en quelques clics toutes les données dont l’entreprise a besoin

 

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L’audit à distance se déroule donc de la manière suivante :

  • Planification de l’audit

Une fois la date de l’audit convenue, une invitation SMS ou Email est envoyée avec un lien pour rejoindre une vidéoconférence en ligne, en un seul clic. Aucun téléchargement, ni installation n'est requis.

  • Réalisation de l’audit avec l’auditeur d’un côté et une personne référente sur le site à auditer.

Grâce à la géolocalisation, l’auditeur peut avoir accès aux plans des sites à auditer et guider son interlocuteur à distance. La vidéo permet à l’auditeur, via l'écran de le la personne sur site, de prendre des photos à distance, zoomer, faire des annotations et les enregistrer directement dans le rapport.


La solution SaaS se présente sous forme d’un
formulaire pré-programmé pour être guidé quelque soit l’audit (interne, revue de direction, certifications...) et être sûr de ne rien oublier.

 

  • Notification et demande de validation du rapport

A la fin de l’audit, tout est déjà enregistré. Il est possible de notifier les actions aux différents acteurs de l’entreprise et le rapport est automatiquement généré et transmis aux services concernés.

 

Le recours à la signature électronique assure de plus une identification forte avec l’envoi d’un code par SMS, permettant d’obtenir une valeur juridique similaire à l’envoi d’un courrier en accusé de réception.



La digitalisation des process et la mise en place de l'audit à distance est accessible à toutes les entreprises visant l'excellence et la compétitivité sur le marché. Un seul auditeur peut assurer le suivi de plusieurs sites, quelle que soit sa localisation. C’est un gain de temps et d’argent considérable. Cette pratique homogénéise les pratiques sur l’ensemble des sites et réduit le sentiment d’isolement des plus reculés.

 

Pour aller plus loin :

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