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Bien que les audits QHSE sont essentiels pour garantir la conformité et l’amélioration continue dans les entreprises, ils demeurent souvent complexes à organiser et à exploiter pleinement. Entre dispersion des données, lourdeurs administratives et enjeux d’efficacité, de nombreux défis persistent. Thibaut Gilles, spécialiste des questions QHSE chez BlueKanGo, nous apporte son éclairage sur ces problématiques et les solutions qui peuvent être facilement envisager sans bouleverser les habitudes de travail.
Qu’est-ce qu’un audit ?
Un audit est une évaluation réalisée à l'instant t, d’un processus, d’une zone ou d’une activité. Planifié à l’avance, il vise à établir un état des lieux documenté en collectant des preuves concrètes. L’objectif est de mettre en place un plan d’actions pour assurer une amélioration continue au regard de la réglementation, d’une norme ou d’un cahier des charges.
D’expérience, les audits doivent être complétés occasionnellement par des contrôles inopinés. Lors de mes audits “bâtiment” visant à vérifier la bonne réalisation des contrôles périodiques (installations électriques, équipements mécaniques : levage, sous pression, machines-outils..., équipement de secours et de lutte contre l'incendie), repérer d’éventuelles dégradations des infrastructures et de manière générale le bon suivi QHSE des activités, la plupart du temps la situation lors de l’audit n’était pas tout à fait représentative de la réalité du quotidien. Les audits étant planifiés à l’avance, le personnel prenait le temps de “camoufler” certaines lacunes.
Quelles difficultés rencontriez-vous lors de la préparation de l'audit ?
La planification est souvent complexe en raison de la nécessité de respecter un calendrier strict tout en tenant compte des aléas imprévus comme des arrêts techniques ou l’inaccessibilité de certains endroits (zones radioactives, espaces confinés nécessitant une procédure spécifique...). De plus, les outils classiques tels que les fichiers Excel sont souvent lourds à gérer et ne permettent pas toujours une prise en compte flexible des imprévus.
La préparation nécessite la centralisation de nombreuses informations dispersées : anciens rapports, plans d’actions, rapports d’accidents, plans des locaux, liste d’équipements, suivi des contrôles périodiques etc. Cette phase implique aussi la coordination d’un grand nombre d’intervenants (responsables bâtiment, expert sécurité (pompiers, radioprotection...), responsables d’activité etc.), ce qui demande une communication rigoureuse et des rappels fréquents.
En quoi la réalisation de l'audit était elle laborieuse ?
Sur site, les auditeurs doivent souvent faire face à des environnements pas toujours simples à appréhender : contexte multisites, sites étendus ou avec des installations complexes comme des halls technologiques, des souterrains ou des galeries techniques difficiles à appréhender. La perte d’historique due au turnover des équipes complique également le suivi des audits et des actions d’une année sur l’autre. La collecte des informations peut aussi être limitée par des bases de données qui ne sont pas à jour (numéros des locaux, liste des équipements et des responsables des locaux...).
Tenir à jour ses bases de données à jour est fondamental !
Et finalement, une fois l'audit réalisé, quelles étaient les difficultés ?
La rédaction du rapport est une étape fastidieuse sans outil dédié, qui peut demander plusieurs réécritures (notes au brouillon sur le terrain puis au propre sur ordinateur et à nouveau par email pour le lancement d’actions), avec le risque d’erreurs ou d’oublis. L’intégration des éléments de preuve et l’archivage des rapports au format PDF sont souvent laborieux, surtout si la communication se fait par emails (photos peu exploitables, images trop lourdes, besoin de compléments d’information...).
Le suivi des actions correctives est également difficile à gérer efficacement. Peu de retour issu du terrain, ce qui nécessite de multiples relances, voire des allers-retours sur site. Les données statistiques issues des audits sont souvent dispersées, et leur suivi via des outils bureautiques est laborieux et peu réactif. Les mises à jour en temps réel ne sont pas toujours assurées, ce qui nuit à la visibilité et à l’analyse des résultats, notamment à cause de graphiques peu accessibles ou peu clairs.
Comment le numérique optimise chacune des étapes ?
Un logiciel dédié (comme BlueKanGo) est un outil de taille car il révolutionne chaque phase de l’audit en apportant automatisation, précision, centralisation et suivi efficace. Pour avoir pris mes notes sur papier pendant des années et avoir petit à petit basculé vers un environnement numérique, il est évident que les nouvelles technologies révolutionnent les missions de terrain. Un gain de temps énorme !
Lors de la préparation de l’audit, le numérique automatise la planification des audits mois par mois, ainsi que les relances avant échéance. Il prend en compte en amont les impératifs tels que les arrêts techniques, et permet l’envoi groupé d’invitations et rappels automatiques, réduisant considérablement le risque d’oubli. Il offre également une vision 360° de toutes les données rattachées à un local ou une activité, facilitant la planification et la gestion proactive des audits. Plus besoin de courir de service en service et sur de multiples bases de données pour tout centraliser.
Lors de la réalisation de l’audit, l’outil, utilisable sur smartphone ou tablette intègre la géolocalisation et le pointage précis sur plans au sein même des formulaires, permettant aux auditeurs de situer exactement les observations. Les checklists numériques avec listes déroulantes dédiées (locaux, responsables d’actions) simplifient la collecte d’informations. En complément, la dictée vocale et la capture de photos en direct enrichissent la qualité des données récoltées.
La formalisation de l’audit est également facilitée grâce à un rapport généré automatiquement, respectant la charte graphique de l’entreprise et construit à partir des checklists utilisées. Les remarques peuvent être classées par type de risque, par site, ou encore par local par priorité et par responsable d’action, ce qui simplifie l’analyse et la communication des résultats.
Enfin, pour le suivi d’actions et les statistiques, l’outil propose une interface dédiée aux responsables d’actions qui peuvent indiquer l’avancement en temps réel. Un outil statistique avancé permet d’analyser et d’illustrer l'ensemble des indicateurs liés aux audits, au suivi d’action et à la riscologie de l’entreprise. Ces outils garantissent la mise à jour quasi instantanée des tableaux de bord.
Comment renforcer l’aspect humain de l’audit malgré le support du numérique ?
C’est probablement le sujet le plus important. Un audit n’est pas qu’un simple contrôle, c’est un moment d’échange. La tablette ou le smartphone ne sont que des supports. Pour ma part, c’est lors des audits que je tissais une véritable relation de confiance avec des opérationnels souvent fermés et méfiants. Plus la relation avec les équipes de terrain se renforce, plus les langues se délient et plus l’audit est réaliste et constructif.
Posez des questions métier : Que faites-vous ? Comment ça fonctionne ? Avez-vous suffisamment de temps et de matériel ? Vous verrez que reconnaître les opérateurs en tant qu’expert de leur domaine est gratifiant et ils prendront plaisir à vous expliquer : le commencement d’une série de questions-réponses qui s’oriente petit à petit vers les aspects organisationnels et réglementaires.
Dans ce contexte, le support du numérique vous permet d’aller chercher de la documentation à présenter à vos interlocuteurs (plans, liste d’équipements...), prendre des notes ou des photos, compléter un formulaire de demande de matériel ou de maintenance avec les opérateurs. Une preuve irréfutable que vous vous engagez auprès des équipes terrain pour répondre à leurs besoins.
Le digital n’appauvrit pas l’audit. Il enrichit la relation, et finalement, ce sont les actions mises en place derrière qui gagnent en efficacité et en vitesse.
En conclusion
Cette centralisation et analyse dynamique contribuent à une prise de décision rapide et pertinente, gage d’efficacité et de conformité renforcée. On gagne du temps sur les questions administratives. Résultat on peut consacrer plus de temps sur les échanges au plus près du terrain. Par ailleurs, fini les demandes de statistiques au dernier moment, votre direction peut accéder et extraire elle-même en quelques clics les données et visuels dont elle a besoin pour son activité, des imprévus en moins pour plus de sérénité au quotidien.
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Spécialiste des questions QHSE chez BlueKanGo, nous apporte son éclairage sur ces problématiques et les solutions qui peuvent être facilement envisager sans bouleverser les habitudes de travail.. . .
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