5 conseils pour réussir sa certification

La mise en place d’une certification en entreprise, quelle qu’elle soit, est un défi de grande envergure, autant pour la direction, que pour le service qualité et l’ensemble des salariés. Source de stress, d’engagement financier avec des enjeux politiques et commerciaux importants, il est important de savoir où l’on va et se poser les bonnes questions. 

Quels objectifs ? Par où commencer ? Quel support demander ? Autant de questions indispensables pour se lancer.

Qu’il s’agisse d’une démarche de certification en Qualité (ex: ISO 9001), en HSE (ex : ISO 45001) ou en RSE (ex : ISO 26000), elle fait intervenir l’ensemble des parties prenantes. Veille réglementaire, suivi d’exigences, compilation de données, rédactions documentaire, il s’agit essentiellement d’un travail administratif que les Responsables Qualité et HSE ont bien l’habitude de réaliser. Mais attention à ne pas sous-estimer cette charge de travail qui peut conduire à des délais importants de mise en place et des coûts inutiles. Pour vous accompagner dans vos démarches, voici nos 5 conseils expérimentés pour se lancer sereinement dans sa démarche de certification.

1 - Ne pas foncer tête baissée !

La mise en place d’une certification en entreprise requiert une bonne maîtrise réglementaire, une connaissance profonde de l’ensemble des process de l’entreprise, et des compétences de gestion de projet et d’audit interne. Cette démarche n’est donc pas anodine et nécessite un accompagnement adapté pour ne pas faire n’importe quoi et respecter un délai de mise en place avec une deadline d’audit de certification. La définition du budget global est notamment dictée par ces aspects.

Posez-vous les bonnes questions : 

• La direction est-elle pleinement engagée dans la démarche ?
• Quel est le but de cette démarche ?
• Peut-on se permettre de dégager du temps pour ce projet de certification ?
• Ai-je les connaissances suffisantes ?
• Avons-nous les compétences en interne ?
• Peut-on dégager un budget “formation” 

Si vous êtes amené à mettre en place une certification, ISO 9001 pour un système de management de la qualité par exemple, en premier lieu assurez-vous que votre direction soit impliquée dans le projet. C’est elle qui engage une telle démarche, pas vous ! Ne prenez pas seul la responsabilité d’un tel projet. Si vous ne vous sentez pas en mesure d’assumer un tel projet, quelle qu’en soit la raison, dirigez-vous vers une société d’expertise extérieure qui aura certes un coût mais vous garantira des résultats et un délai de mise en place raisonnable.

Deux cas de figure : Vous pourrez soit vous faire accompagner tout au long du projet en restant acteur de la démarche ou alors déléguer entièrement la mise en place de la certification.

2 - Prendre du recul face à la norme !

Être rigoureux oui, être scolaire non !

Si vous avez peu d’expérience en la matière, vous voudrez sans doute étudier la norme et répondre exigence par exigence à celle-ci. Mauvaise idée ! Si vous répondez aux exigences d’un chapitre sans vous soucier du reste de la norme et que le chapitre suivant traite de la gestion des non conformités sur l’ensemble des process, vous n’avez plus qu'à recommencer pour inclure cette notion. Une norme est composée de plusieurs thématiques, dont la plupart sont interconnectées les unes avec les autres. Il est donc indispensable d’étudier la norme dans sa globalité avant de se lancer dans la mise en place d’une certification de qualité en entreprise

Pour vous aider, des outils numériques existent pour vous garantir de passer en revue chaque exigence sans omettre la prise en compte des interconnexions entre celles-ci. Il est donc aisé de s’autoévaluer avant un audit blanc ou le fameux audit de certification.

3 - Optimisez votre gestion documentaire !

Il faut savoir qu’une mauvaise gestion documentaire représente l’erreur la plus fréquente dans le cadre de la mise en place d’une certification  en qualité ou en management du risque en entreprise, ou plus généralement dans le cadre d’une activité QHSE et RSE. Les problématiques qui en découlent sont : la dispersion de la documentation, la création de doublons, voire la perte de certaines informations.

Centraliser ses documents est LE béaba de l’organisation dans le cadre d’une démarche de certification, d’autant plus lorsque l’on travaille en mode collaboratif. Il est indispensable de centraliser et archiver les différentes versions des documents au même endroit, afin que chaque salarié puisse y avoir accès. Le support d’un outil digital pour alors être d’un grand secours, pour disposer d’une plateforme collaborative, avec des accès dédiés selon les profils d’utilisateurs et le niveau hiérarchique.

4 - Soyez raisonnables, limitez le nombre d'indicateurs !

La mise en place d’un tableau de bord et le suivi d’indicateurs (de performance KPI et de risque KRI) est indispensable pour gagner en performance et travailler dans une optique d’amélioration continue. Toutefois il est important de ne pas mettre la charrue avant les bœufs ! On ne peut pas suivre correctement un grand nombre d’indicateurs à la fois. Prenez votre temps, commencez par en suivre quelques-uns, en tenant compte des différents types de certification. Puis quand ces indicateurs seront maîtrisés, faites-les évoluer et développez-en de nouveaux. En travaillant avec trop d’indicateurs, vous risquez de créer une usine à gaz où il sera impossible de tout suivre.

5 - Ne sous-estimez pas l’engagement financier !

Une démarche de certification représente un investissement demandant un engagement financier conséquent. Il est nécessaire de dégager des moyens et des ressources pour la mise en place du projet, de mettre en place des formations professionnelles, de déployer des actions correctives… Il est donc important de prendre en compte une marge de manœuvre pour anticiper la mise en place de mesures correctives onéreuses et ne pas se retrouver pris au dépourvu face à un plan d’action ambitieux.

Rappelez-vous que la mise en place d’actions correctives n’est pas une dépense futile, il s’agit d’une étape importante dans la recherche de l’excellence de votre système de management. Les coûts de non qualité peuvent-être élevés, vos investissements seront rapidement rentabilisés. Ne négligez pas l’estimation budgétaire et si besoin, faites-vous accompagner.

En conclusion, faites-vous confiance et ne visez pas (trop) la perfection, mais l’amélioration continue. Une démarche de certification n’est pas un but à atteindre malgré l’audit final, mais une démarche vivante et évolutive prouvant à l’auditeur que l’entreprise met les moyens nécessaires pour garantir la réussite du projet et le suivi des actions année après année.

Allez plus loin dans votre démarche de certification