La gestion des visites médicales en entreprise de A à Z

Garantir la Santé et la Sécurité physique et mentale de ses salariés est une obligation légale de l’employeur définie à l’Article L4121-1 du code du travail. Celà implique la mise en place d’actions de prévention, de formation et d’information mais également de mesures organisationnelles et de moyens adaptés. Outre le suivi des formations et des habilitations des salariés, l’employeur doit également s’assurer du suivi des visites médicales.  

De quoi parle t-on ? Quelles sont les obligations légales ou optionnelles relatives aux visites médicales ? Comment optimiser leur gestion en interne ? On refait le point dans cet article.

Qu’est ce qu’une visite médicale professionnelle ?

Au cours de votre carrière professionnelle, vous avez le droit de consulter un professionnel de santé au travail, médecin ou infirmier de santé au travail. On parle de Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) dans le privé et de Médecine Préventive dans le secteur public.

Certaines consultations médicales sont obligatoires et à la charge de votre employeur, d’autres optionnelles. L’objectif de ces entretiens est de vérifier l’adéquation de votre poste et conditions de travail à votre état de santé. C’est l'occasion de refaire le point sur les risques encourus lors de vos activités professionnelles et des mesures de prévention que l’on peut mettre en place.

Le rôle du médecin du travail est principalement préventif. Il assure un suivi des salariés tout au long de leur carrière professionnelle et conseille l’entreprise sur d’éventuelles adaptations de postes de travail ou la mise en place de moyens de prévention des risques physiques et moraux. Il délivre des “fiches entreprise” exposant les risques professionnels de l’entreprise et la liste des salariés exposés, et transmet au CSE et à l’employeur des rapports annuels de son activité.

Au sein du CSE, le médecin du travail est un membre de droit du CSSCT avec un rôle purement consultatif sur les questions de santé et de sécurité au travail.

*Pour information, le médecin du travail ne dispense pas de soins. Il ne délivre pas d'ordonnances, ni d'arrêts maladie. 

Les différents types de visites médicales obligatoires et optionnelles

Visite d’information et de prévention (Obligatoire)

La visite d’information et de prévention est obligatoire pour tous les salariés intérimaires, en CDI, en CDD ou en contrat d’apprentissage, dans un délai de 3 mois à partir de sa prise de poste et reconduite généralement dans les 5 ans, voire 3 ans selon l’état de santé, l’âge, les conditions de travail ou les risques professionnels auxquels les salariés sont exposés.

Certains cas particuliers impose que cette visite soit réalisé avant la prise de poste, notamment pour les travailleurs de nuits, les mineurs, les salariés exposés à des agents biologiques de groupe 2 à 4 (pouvant entraîner une maladie chez l’homme) et les personnes exposées à des rayonnements électromagnétiques supérieurs aux limites d’exposition fixée par le code du travail à l’article R.4453-3.

L’objectif de cette visite est de recueillir des informations sur votre état de santé, vous informer sur les risques auxquels vous serez exposé lors de votre activité et de vous sensibiliser aux enjeux de la prévention.

C’est à votre employeur d’organiser la visite d’information et de prévention, mais si ce n’est pas le cas, vous êtes en droit de contacter vous-même la médecine du travail. Les coordonnées de la médecine du travail rattachée à votre entreprise doivent légalement être affichées dans les locaux.

Suivi individuel renforcé (Obligatoire)

Le suivi individuel renforcé est réservé aux salariés occupant des postes à risques spécifiques. D’après l’article R4624-23 du code du travail, celà concerne la manipulation d’amiante, de plomb, d’agents CMR (Cancérigène, Mutagène ou toxiques pour la Reproduction) ou d’agents biologique des groupes 3 et 4, d’interventions en hauteur dans le cadre de montage ou démontage d'échafaudages ou de travaux à proximité de rayonnements ionisants ou en milieu hyperbare.

L’employeur peut, s’il estime celà nécessaire, en concertation avec le médecin du travail et le CSE, justifier par écrit d’un nouveau poste pouvant être inclus dans la liste de travaux considérés dangereux précédemment cités. 

Le suivi individuel renforcé est un examen d’aptitude qui remplace la visite d’information et de prévention et s’assure que le salarié est médicalement apte à travailler à son poste, qu’il n'ait pas été contaminé ou ne soit pas contagieux pour ses collègues ou ses proches. L’examen permet de sensibiliser les salariés aux risques encourus et aux moyens de prévention mis en œuvre, et si besoin, d’adapter le poste de travail.

Examens à la demande (Optionnelle)

Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez demander à organiser une visite médicale professionnelle à la demande. Cette requête ne peut pas être sanctionnée par votre employeur qui doit légalement afficher dans les locaux les coordonnées de la médecine du travail. Les coordonnées sont également présentes sur votre attestation de suivi transmise lors de votre visite initiale.

Visite de pré-reprise (Optionnelle) et visite de reprise (obligatoire)

Les visites de pré-reprise et de reprise vous permettent d’être accompagné après un congé maternité, une absence pour cause de maladie professionnelle, après une absence d’au moins 30 jours pour cause d’accident du travail, ou d’au moins 60 jours pour cause de maladie ou d’accident non professionnel.

Elles ont pour objectifs de vérifier l’adéquation entre votre poste de travail et votre état de santé, d’examiner d’éventuelles propositions d’aménagement de poste ou, si besoin, d’émettre un avis d’inaptitude.

Les visites de pré-reprise peuvent-être demandées par le médecin du travail, le médecin traitant, le médecin conseil de la sécurité sociale ou à votre demande. Elles permettent d’anticiper une reprise de travail et définir d'éventuels aménagements spécifiques pour être opérationnel dès le jour de reprise.

La visite de reprise doit obligatoirement être réalisée sous huit jours après votre reprise de travail. 

La visite de fin de carrière (Obligatoire / Optionnel)

La visite de fin de carrière est une visite médicale qui a lieu avant le départ à la retraite.

Elle est obligatoire uniquement pour les travailleurs bénéficiant du suivi individuel renforcé, ou qui en ont bénéficié au cours de leur vie professionnelle mais peut être également demandée par tout salarié qui en estime le besoin.

Cet examen assure la traçabilité des expositions à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 du code du travail auxquelles a été soumis le travailleur.

Le médecin du travail peut, s’il constate une exposition du travailleur à certains risques dangereux (chimique, radioactif…) de prescrire une surveillance post-professionnelle en relation avec le médecin traitant.

Les examens complémentaires (Obligatoires)

A la demande du médecin du travail, les salariés peuvent être soumis à des examens complémentaires (travailleurs de nuit, suspicion d’affection diverses…). Ces examens sont à la charge de l’employeur. 

Travailleurs indépendants (Optionnel)

Les travailleurs indépendants peuvent, s’ils le souhaitent, adhérer à un Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST), mais les visites médicales sont facultatives.

Suivi médical professionnel d'un agent public

Dans la fonction publique, on distingue trois types de fonction avec des exigences en termes de visites médicales spécifiques, synthétisées dans le tableau suivant. Tout le détail est disponible sur le site du service public.

S’aider d’un outil numérique pour le suivi des visites médicale

Au quotidien, il n’est pas toujours évident de garantir sereinement la bonne gestion du calendrier des visites médicales, d’autant plus que l’entreprise est grande. A celà se rajoute le suivi des formations/habilitations du personnel et les contrôles périodiques des équipements. Une lourde charge administrative qui peut être allégée par l’informatique. 

Il est possible de s’appuyer sur des solutions dédiées (comme BlueKanGo) pour assurer la planification automatiques de visites médicales obligatoires et relancer automatiquement l’entreprise selon une règle d’anticipation définie en interne (6 mois, 3 mois… avant la date d’expiration, selon le besoin) pour être sûr que chaque salarié soit à jour de ses visites (au même titre que les habilitations).

Une telle solution offre l’avantage de centraliser toute la documentation issues des visites médicales sur un seul et même outil qui peut être interfacé avec le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) interne. Une signature électronique peut également être mise en place.

La transmission d’information est grandement facilitée par des envois individuels ou groupés et la réception de notifications automatiques aux personnes ayant les droits d’accès.

Que l’on parle de suivi médical, de gestion des formations et habilitations ou de contrôles périodique sur des équipements, la réglementation impose des périodicités bien précises qui alourdissent les démarches administratives. Le numérique automatise et sécurise les démarches tout en garantissant à l’entreprise un gain de temps, une tranquillité d’esprit et une gestion de la qualité irréprochable.

Pour vous aider dans l’évaluation des risques professionnels et la transmission d’informations, découvrez BlueKanGo et son application