Gestion Documentaire : est-il possible de se passer du papier ?

Avec une réglementation en constante évolution, les référentiels, normes et autres certifications ne cessent de se multiplier. Un challenge de taille en entreprise, quel que soit le service, pour maintenir une conformité réglementaire et se tenir à jour vis-à-vis de toute la documentation demandée. Pas d’autre choix que de maîtriser son système documentaire pour ne pas se retrouver submergé sous la paperasse ! 

Comment s’organise un système documentaire ? De quoi parle-t-on réellement en entreprise ? Existe-t-il des moyens pour l’optimiser ?

Voyons cela de plus près.

Gestion des ressources humaines, suivi des formations et habilitations, audits qualité, contrôles périodiques des équipements, suivi d’indicateurs énergétiques, satisfaction client et qualité fournisseur… Dans tous les secteurs d’activité, les charges administratives pèsent lourd dans l’agenda des responsables QHSE, au détriment de tâches opérationnelles et de l’accompagnement des collaborateurs. 

Il s’agit également d’assurer un niveau élevé de sûreté des données internes à l’entreprise. 

Heureusement, un système documentaire bien rôdé, couplé à des outils dédiés, permet de faciliter la gestion de ses documents ! 

Gestion Documentaire : en quoi cela consiste ? 

Qu’est-ce qu’un système documentaire ? 

Tout d’abord, on parle de système documentaire en entreprise pour définir une gestion structurée rassemblant l’ensemble des documents importants de l’organisation. Il peut s’agir du règlement intérieur, de procédures, de fiches de postes, de la documentation technique, ou encore d’une base documentaire pour le suivi des stocks. 

Chacun de ces documents sont rattachés à des activités au sein de l’organisation, qu’il s’agisse des activités RH, Qualité, RSE, HSE ou de production par exemple. On parlera alors de gestion documentaire globale ainsi que de système documentaire spécifique avec une notion de centralisation des données par activité.

A ce jour, certaines normes ISO (ISO 9001, 14001 ou 45001) font référence à la mise en place “d’informations documentées” (ISO 9001 v.2015, chapitre 7.5), afin de garantir l’efficacité du système de management de la qualité. 

Le cycle de vie d’un document correspond au parcours du document, depuis sa création jusqu’à sa destination finale (destruction ou archivage). 

1. Création du document : un ou plusieurs rédacteur(s) sont en charge de la création du document.
2. Vérification et approbation : les ou les approbateur(s) sont chargés de vérifier la pertinence du document (non existence d’un doublon, pertinence sur le fond et la forme…)
3. Validation du document : le document ensuite transmis aux personnes chargées de la validation finale (ex: chef de service, responsables, direction) pour qu’il puisse être diffusé en interne. 
4. Archivage du document : lorsque le document n’est plus utilisé (en cas de rédaction d’une nouvelle version par exemple), ce dernier doit être archivé. 

Pourquoi la gestion documentaire est-elle si importante ?

Le principe de l’assurance qualité a été défini dans les années 90 : les entreprises (ainsi que les fournisseurs et l’ensemble des prestataires) se devaient alors de fournir les documents prouvant la maîtrise des risques et de la qualité en interne.

Dans les années 2000, la notion d’assurance qualité a basculé petit à petit vers la notion de “management de la qualité”. Le système de management de la qualité permet aux entreprises d’assurer une maîtrise des processus, basée sur des principes d’amélioration continue des résultats et des performances. 

Aussi certaines obligations règlementaires, en lien avec la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) par exemple, soumettent petit à petit les entreprises à un devoir de redevabilité tant sur les aspects sociétaux qu’environnementaux. Et pour celà, il faut archiver ses données, ses résultats, et ses indicateurs. 

Également, dans le cadre de la nouvelle directive européenne sur le développement durable (CSRD) un grand nombre d’entreprises seront, dans les années à venir concernées par l’obligation d’enregistrement et de suivi d’indicateurs liés à l’Environnement, ainsi qu’aux aspects Sociétaux et de Gouvernance (ESG). 

La structure d’un système documentaire 

Chaque  organisation construit son système documentaire en tenant compte de sa taille et de ses activités. Ce système est la plupart du temps représenté sous la forme d’une pyramide :

1- Politique Qualité et Objectifs

Au sommet de la pyramide on retrouve les documents relatifs à la politique qualité et aux objectifs de l’entreprise. Malgré la suppression de la notion de manuel qualité dans la norme ISO 9001 (version 2015), celui-ci reste encore largement répandu en entreprise : c’est ce manuel qui décrit l’organisation et fixe les lignes directrices opérationnelles.

2 - Processus et Procédures

Les procédures permettent de décrire et de formaliser la façon dont sont réalisées une ou plusieurs activités au sein de l’organisation. Ces documents permettent de mettre en avant tous les processus clés en interne. 

3- Instructions de travail et modes opératoires 

Les instructions de travail sont des documents opérationnels, qui viennent compléter les procédures en détaillant chacune des tâches décrites pour le processus en question. 

4- Enregistrements

Les enregistrements quant à eux, permettent de prouver la bonne application du système qualité (résultats d’autocontrôles, suivi des barèmes de cuisson, résultats d’audits, etc).

En adoptant une structure claire telle qu’une pyramide hiérarchique, votre système documentaire est ainsi structuré. Chacun à son niveau peut accéder rapidement à la documentation dont il a besoin, qu’il s’agisse des documents stratégiques ou des fiches de poste opérationnelles.

La GED : LA solution pour éviter de crouler sous la paperasse ! 

Dans le cadre de la construction de son système documentaire, il est important d’être organisé de ne pas s’éparpiller. De plus, la mise en place d’un système de management quel qu’il soit, est un exercice qui nécessite l’intervention de différents acteurs. Ce groupe de travail doit pouvoir accéder rapidement à la documentation et aux historiques de consultation, tout en ayant la possibilité de modifier un ou plusieurs documents si nécessaire. 

Pour gagner en efficacité, disposer d’un système de Gestion Électronique Documentaire (GED) peut s’avérer très utile. 

La GED permet avant tout de faciliter l’accès aux données de l’entreprise. Chaque collaborateur peut ainsi travailler sur une plateforme en mode collaboratif et accéder aux documents dont il a besoin. Le cycle de vie des documents est respecté, et c’est l’assurance de travailler sur la dernière version disponible et de conserver un historique des précédentes versions. 

La GED assure un niveau élevé de sûreté des données de l’entreprise : chaque utilisateur dispose d’un accès dédié, dépendant de son activité et de sa position hiérarchique. 

Grâce à une utilisation mobile sur tablette et smartphone, il est désormais possible d’illustrer les documents avec des éléments de preuve (photos, organigramme, logigramme…) et d’accéder à la documentation n’importe où et n’importe quand !

Fini les heures passées au téléphone et les emails laissés sans réponse ! L’automatisation du suivi d’action et la mise en place d’un parcours d’approbation automatisé des documents permet d’alerter les personnes concernées dès lors qu’un nouveau document doit être validé. 

Il est ainsi essentiel d’organiser son système documentaire, à la fois pour se conformer au respect de la réglementation, mais aussi pour veiller au respect et à l’application des processus au sein de l’organisation. Recourir à une solution GED permet de gagner en performance tout en facilitant le quotidien des collaborateurs en allégeant les démarches administratives. 

Et vous ? Êtes-vous prêts à franchir le pas et à abandonner le papier ? 

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