Les processus Qualité et HSE au cœur du virage numérique

La conversion au numérique s'est accélérée et se poursuit à un rythme effréné dans un environnement économique de plus en plus interconnecté. La digitalisation semble être inévitable, elle est soutenue par des statistiques démontrant comment la valeur commerciale, en termes de revenus, a été préservée ou même améliorée. 

C’est l'un des investissements majeurs des organisations. Cependant, comprendre l'importance de cette transformation reste quelque peu difficile pour certaines organisations, notamment en ce qui concerne les processus de support tel que la gestion de la Qualité et HSE.

Quel est l’intérêt de la numérisation des processus Qualité et HSE ? 

Quels sont les bénéfices au quotidien pour les managers et les opérationnels ?

En mars 2022, le premier ministre canadien Justin Trudeau a annoncé le lancement du Programme canadien d'adoption du numérique (PCAN). Le gouvernement du Canada a prévu 4 milliards de dollars dans le budget de 2021 pour cette initiative. L'objectif du programme est d'aider les entreprises canadiennes à prendre leur virage numérique, à accroître leur présence en ligne et à numériser leurs opérations. En effet, les technologies numériques ont révolutionné les modèles économiques et la gestion des opérations, tous secteurs confondus. 

Les processus Qualité et HSE sont au cœur de cette transformation digitale. Voyons comment ces deux processus affectent l'efficacité de cette transition.

Informatisation et Transformation numérique

L'émergence de la transformation digitale a commencé vers la fin du XXe siècle. A l'époque, tout était question d'informatisation, avec la mise en place d'un logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) ou parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, le SIRH (Système d'Information pour la Gestion des Ressources Humaines), les outils bureautiques et l'intranet. Aujourd'hui, la numérisation est plus complète et interconnectée. Il ne s'agit pas d'une simple transposition ou substitution d'outils traditionnels (papier, tableau Excel, etc.) liés à des tâches spécifiques, mais c'est la numérisation centralisée de tous les processus.

La transformation numérique s'accélère avec l'évolution des technologies. Leur démocratisation est le résultat de l'apparition de nouveaux types d'applications et d'usages liés à la mobilité (smartphone et tablette), à l'interconnexion entre différents logiciels, et à l'exploitation massive des données en temps réel. Des avancées qui ont considérablement amélioré les performances d'une organisation. Pour les processus Qualité et HSE, ces innovations sont la clé de la maîtrise des coûts de non qualité et du respect de la réglementation SST.

La digitalisation des processus Qualité & HSE

En tout début de l'année (2022), nous avons interrogé les responsables Qualité et HSE de plus de 400 entreprises du monde entier pour étudier la maturité digitale des services Qualité et HSE. Nous avons découvert que les formulaires papier et les outils bureautiques sont encore massivement présents dans les processus. En effet, 50% des entreprises utilisent principalement du papier et des outils bureautiques (Word/Excel/Powerpoint), et communiquent majoritairement par email. Seuls 16% disposent d'un logiciel dédié de type espace de travail collaboratif (Digital Workplace) avec des applications accessibles en mobilité, une GED unifiée et des outils de communication intégrés.

Les dirigeants décident d'adopter une nouvelle stratégie axée sur la digitalisation pour diverses raisons comme améliorer la performance opérationnelle, survivre à une crise sanitaire, moderniser le business model, se démarquer de la concurrence, etc. 

Comment ce virage numérique s'opère-t-il au niveau des processus dans les entreprises ?

Au niveau du Processus Qualité et HSE

Ce choix stratégique est une opportunité à saisir pour innover dans le système de management de l'entreprise. Jusqu'à présent, la meilleure solution pour la fonction à l'ère du numérique est le logiciel en tant que service ou le Software as a service (SaaS) en anglais. Le SaaS offre des avantages supplémentaires par rapport aux autres technologies parce qu'elles sont plus pratiques que les solutions manuelles et sont beaucoup plus faciles à mettre en œuvre et à gérer que les PGI (Progiciel de Gestion Intégré). C’est une opportunité de gagner en agilité et en performance, et de remplacer les outils traditionnels et divers outils ad hoc utilisés par le responsable qualité et le responsable pour accomplir leurs tâches quotidiennes. 

Le Pilote de Processus Qualité et HSE peut facilement suivre le plan d'action global qui est alimenté par des données en temps réel. Il visualise et suit les indicateurs clés (KPIs) sur son smartphone et est directement alerté en cas de non-conformité ou d'incident au sein de son système. Le SaaS représente une avancée majeure et fait une différence significative pour les analyses de performance et l'exposition des résultats. C'est un allié décisif pour présenter une analyse approfondie à ses dirigeants grâce au rapport BI (Business Intelligence) généré automatiquement et à un tableau de bord dynamique. Les dirigeants bénéficient d'un suivi en temps réel, qui permet une prise de décision rapide.

Au niveau du Responsable qualité

D’après l’étude mentionnée précédemment, la majorité des Responsables qualité mettent en place un système de gestion documentaire sur des serveurs mutualisés. De leur côté, la DSI (Direction du Système d'Information) développe un service Intranet, généralement statique dans le temps, et améliore modérément le système de management de la qualité.

Le passage à un Système de Gestion 100% numérique de type SaaS permettrait d'améliorer l'ensemble du système de gestion documentaire. Une plateforme pour gérer et valider efficacement les procédures de travail, et un accès facile à toutes les anciennes versions des documents et processus sauvegardés.

Le responsable qualité a la capacité d'optimiser les activités sur terrain tel que les audits et les évaluations des fournisseurs, en accédant aux différentes applications sur un smartphone ou une tablette. Les rapports d'audit sont automatisés et les photos, vidéos et observations de chantier sont facilement jointes. Par la suite, les rapports sont automatiquement envoyés à toutes les parties concernées et elles peuvent les consulter n'importe où et n'importe quand. 

Au niveau du Responsable HSE

Selon l'étude que nous avons réalisée, la majorité des responsables HSE utilisent principalement un tableur Excel pour préparer l'évaluation des risques et les modèles de risques. Malheureusement, cette méthode n'est pas à l'abri d'incidents tels que les pannes informatiques et les pertes de données, inconvénients pouvant entraîner la ressaisie et la recréation de données. L'intervention de solutions numériques en ligne comme le SaaS offre une garantie de sécurité des données, où tout est enregistré automatiquement. 

L'une des fonctions les plus importantes dans l'utilisation d'une solution en ligne est de pouvoir gérer et planifier facilement des conversations hebdomadaires avec le personnel opérationnel autour des procédures de sécurité et de leurs tâches quotidiennes liées aux processus HSE. Tous les supports médias et de sensibilisation (sécurité, santé, santé mentale, etc.) sont facilement accessibles sur la plateforme. Une capacité de l'outil qui peut faire gagner beaucoup de temps. Il existe également la fonction signature électronique, qui permet à chaque employé de signer électroniquement n'importe quel document, de recevoir des notifications pour vérifier les informations connexes ou d'accomplir les tâches qui lui sont assignées.

Une plateforme digitale de type SaaS permet au pilote de processus Qualité & HSE de se concentrer sur des activités plus stratégiques plutôt que de passer beaucoup de temps à gérer des tâches administratives. Ainsi, consacrer plus de temps à l'analyse des non-conformités majeures, et accompagner l'ensemble des responsables de service dans l'optimisation de leur processus, et des activités liées au maintien ou à l'obtention de certifications.

Le futur des processus Qualité & HSE

Les différentes fonctionnalités et spécifications de l'outil SaaS mentionnées ci-dessous sont issues de projets réels que nous avons développés pour répondre aux besoins de nos clients. La numérisation des processus permet aux entreprises de moderniser leurs modèles commerciaux, d'optimiser leur opération et de renforcer leur compétitivité.

La capacité d'analyser et d'exploiter les données en temps réel contribue fermement aux processus de gestion des risques, améliore la sécurité et la santé des employés, conduisant à une amélioration de la qualité et de la performance opérationnelle.

La digitalisation des processus Qualité & HSE a également ouvert la porte à l'introduction de technologies connectée de type capteurs et sondes pour assurer des activités de surveillance plus précise et transparente tel que les émissions de GES (gaz à effet de serre), la gestion des déchets, la qualité de l'eau, etc. En effet, de nos jours, les plateformes numériques peuvent se connecter à tout type de gadget et appareil IoT (Internet of Things). Une combinaison pour générer automatiquement des données et permettre une analyse statistique approfondie.

Nous sommes à l'ère du numérique et suite aux contraintes expérimentées pendant la pandémie, la plupart des Canadiens n'exercent plus leurs activités commerciales de la même manière qu'il y a trois ou quatre ans. Les entreprises doivent donc adopter les outils numériques si elles veulent rester compétitives et assurer leur croissance. Les processus Qualité & HSE sont au cœur de cette transformation et plus particulièrement à un moment où la performance Environnementale, Sociale et de Gouvernance (ESG) est désormais une mesure essentielle pour les marchés de capitaux.

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