Une gestion documentaire sans papier : Oui c’est possible !

Chaque organisation a intérêt à ce que son système documentaire soit conforme aux exigences de la norme ISO 9001, mais surtout que celui-ci soit facile d’accès pour tous les types de métiers et cadres d’une entreprise. Aujourd'hui, l'utilisation d'une documentation sous format papier peut rendre la tâche chronophage et sujet à erreurs. La gestion électronique des documents (GED) est une solution pour accroître de manière considérable les opérations et le fonctionnement des entreprises.

Comment est organisée la documentation SMQ ? Qu’apporte la GED par rapport au format papier ? 

Réponses dans cet article.

La GED est un outil sur mesure pour le SMQ, qui a la capacité d'optimiser la performance organisationnelle. Une optimisation indispensable des ressources humaines puisque plus de la moitié (55 %) des employeurs canadiens éprouvent aujourd’hui de la difficulté à faire face à la pénurie de main-d'œuvre. Selon un rapport du cabinet de conseil McKinsey & Company, les employés passent en moyenne 1,8 heures par jour, soit 9,3 heures par semaine, à rechercher et collecter des informations. En d'autres termes, les entreprises embauchent 5 salariés mais seulement 4 se présentent au travail ; mais le cinquième ne fait que rechercher des informations, et n'apporte aucune valeur ajoutée. La numérisation de la documentation afin que l'information soit immédiatement disponible crée de la valeur pour les employés et améliore leur productivité.

Organisation du SMQ et exigences de l’ISO 9001

Les exigences documentaires de l’ISO 9001 version 2015

Le stéréotype de la documentation du système de gestion de la qualité (SMQ) est généralement une agrégation de documents et de procédures bureaucratiques inutiles. Et parfois c'est vrai, certaines entreprises vont souvent trop loin dans la documentation de leurs systèmes de management de la qualité. Cependant, cela ne doit pas nécessairement être le cas.

Il est vrai que la norme internationale des systèmes de management de la qualité (ISO 9001) impose une liste de documentation obligatoire. Et il est important de souligner que les avantages de la documentation du SMQ sont multiples : elle fournit un cadre clair des opérations dans une organisation, permet la cohérence des processus et une meilleure compréhension du SMQ, et fournit la preuve de la réalisation des « objectifs ». Lors de la conception de la documentation du SMQ, une organisation doit se concentrer sur l'efficacité et créer des processus et des documents applicables à son activité.

Voici les documents et enregistrements obligatoires requis par la norme ISO 9001 version 2015. Ce sont les documents qu'une organisation doit produire pour se conformer à la norme :

• Limites et applicabilité du SMQ : Détermine les champs d’application du SMQ  en tenant compte des enjeux externes et internes ; exigences des PIP (parties intéressées pertinentes) ; et des produits et services qu’ils fournissent (Article 4.3)
• Politique qualité : Leadership, Politique, Communication de la politique qualité (Article 5.2.2)
• Objectifs de qualité : Objectifs qualité et planification des actions pour les atteindre (Article 6.2)
• Critères d'évaluation et de sélection des fournisseurs (Clause 8.4.1)
• Enregistrements obligatoires (formation, compétences, expérience, qualification, etc.) (clause 7 à 10)

Hiérarchie de la documentation SMQ

Le système documentaire qualité est composé de différents documents ayant un rang et un degré d'importance spécifiques. 

Voici les principaux types de documents qui organisent un SMQ : 

• Le manuel qualité : Généralement, c’est le premier document du SMQ d'une entreprise. C'est un document de synthèse qui définit comment une démarche qualité s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise. Bien que la norme ISO 9001 (dans sa version de 2015) n'exige plus le manuel qualité comme document obligatoire, il est toujours important de documenter les parties importantes de l'entreprise, en particulier les domaines présentant les risques les plus élevés.
• Fiches de processus : il s'agit d'un document qui rassemble les informations nécessaires à une compréhension complète du périmètre d'activités de chaque processus, des éléments d'entrée qui déclenchent l'initiation du processus, des éléments de sortie et de leur niveau de performance attendu.
• Procédures : elles formalisent la manière dont une ou plusieurs activités doivent être exercées dans l'entreprise. Ils définissent précisément qui fait quoi, comment, où et pourquoi.
• Instructions de travail : des instructions de travail et des modes opératoires complètent les procédures en détaillant chacune des tâches décrites dans le processus.
• Enregistrements : leur fonction est de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité (preuves et traces).

Pourquoi s’orienter progressivement vers la GED ?

Les inconvénients majeurs de la gestion documentaire papier

La pratique la plus courante consiste à distribuer les documents sous format papier, et à conserver sur un serveur ou un disque partagé les versions électroniques. Les documents sont généralement au format Word, Excel ou PDF et sont la plupart du temps classés manuellement dans des sous-documents. Ce système présente plusieurs failles et risques dans la gestion des données de l'entreprise :

• Mauvaise centralisation des données : La centralisation des documents est essentielle pour garantir des performances optimales d’une organisation. Tous les salariés participent au classement et au tri des documents. Cette activité est souvent source d'erreurs, comme créer plusieurs versions ou classer plusieurs fois le même document. De plus, chaque membre de l'équipe a sa propre logique et méthode de classement, ce qui pourrait poser problème à un autre membre de l'équipe de se retrouver dans une méthode de classement qui n'est pas la sienne.
• Problèmes de traçabilité : Un déficit de traçabilité des documents voire une absence totale de visibilité sur la partie mise à jour des documents.
• Maîtrise limitée de la diffusion : la gestion du cycle de vie de ces versions papier imprimées est très complexe en termes de diffusion et de destruction.

Ainsi, lorsque le système de gestion documentaire traditionnel d'une entreprise n'est pas optimisé, l'entreprise s'expose à des risques qui pourraient affecter ses performances voire la satisfaction de ses clients. Ces risques se traduisent par : la perte de temps des salariés à rechercher des documents ou des informations (21,3 % de perte de productivité), le coût de gestion des archives papier (un espace de stockage physique d'environ 1 mètre carré coûte 1 500 $ par an), ou encore la sécurité et l'intégrité des données de l'entreprise.

La GED : un allié de taille dans la gestion de ses documents 

La GED est une solution logicielle permettant de gérer le cycle de vie d'un document électronique depuis sa création, son stockage, sa diffusion, jusqu'à son archivage ou sa destruction le cas échéant. Il prend en charge la gestion des flux de documents sous format électronique au sein d'une organisation. 

Une GED offre une gamme variée de fonctions pour avoir une gestion avec 0 papier:

• Organisation centralisée des documents, basée sur l'indexation ou le balisage (tagging), qui consiste à décrire le document (type, auteur, titre, source, date, etc.) ou selon son contenu (mots-clés), pour en faciliter l'utilisation.
• La diffusion de documents ou d'informations sous forme électronique peut se faire par Internet ou Intranet. Une consultation et une manipulation rendue possible à travers des appareils électroniques grand public (tablette et téléphone intelligent).
• L'intégration de documents existants dans le logiciel via leur numérisation à l'aide de photos ou de versions scannées, l'intégration de documents électroniques existants et la production de nouveaux documents électroniques.
• L'archivage ou la classification des documents qui ne sont plus pertinents pour les opérations courantes mais qui doivent être conservés (enregistrements). L'indexation ou le balisage des documents archivés doit faciliter leur accès.

Ces différentes fonctions permettent principalement à la GED de garantir à chaque membre de l'équipe un accès dédié et sécurisé, pour une gestion fiable des documents et des informations. La GED est également un outil qui permet de faire gagner du temps aux collaborateurs grâce à un accès immédiat aux versions électroniques de chaque document via une barre de recherche, et par la même occasion de réduire les coûts liés à l'archivage physique.

La GED facilite le traitement et la diffusion des documents : les membres de l'équipe sont automatiquement prévenus par courriel ou SMS lorsqu'une mise à jour ou une nouvelle version du document est disponible. Cet outil permet également de coordonner l’intervention de plusieurs acteurs sur un document, l'administrateur peut définir des codes couleurs pour avoir une visibilité sur les modifications apportées d'une version du document à l'autre, tout en pouvant consulter l'historique correspondant.

La GED est une avancée technologique en matière d'optimisation de la gestion documentaire, elle offre des fonctionnalités utiles et pratiques pour les entreprises qui aspirent à améliorer leurs performances. Passer d'un système de gestion documentaire traditionnel à une GED n'est pas simple. Cependant, c'est un changement que les entreprises doivent traverser si elles veulent continuer à être compétitives à l'ère du numérique.

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