Mise à jour le 31/01/24
Le SMQ (Système de Management Qualité) est nécessaire au bon fonctionnement des divers processus d’une organisation. A l’heure de la COVID, sa digitalisation est un gage de performance et de sécurité pour tous les acteurs de la démarche. Voici 3 raisons essentielles de passer en mode 100% digital.
Le Système de Management Qualité, c’est quoi ?
Un SMQ définit l’ensemble des activités que doit mettre en œuvre une entreprise pour atteindre ses objectifs qualité, tout en respectant la politique qualité établie en amont. Le SMQ permet d’assurer une maîtrise des processus, basée sur des principes d’amélioration continue des résultats et des performances. Ce système répond aux normes ISO 9000 concernant les systèmes de management de la qualité.
Les objectifs des dirigeants/chefs d’entreprises qui s’engagent dans une démarche qualité sont divers et variés. La satisfaction client semble être la principale motivation à la mise en place d’un SMQ : il s’agit de satisfaire et surtout de fidéliser les clients afin d’assurer un niveau de compétitivité optimal.
Aussi, il est intéressant pour les entreprises de maîtriser leur démarche qualité, via des outils dédiés (comme celui de BlueKanGo par exemple).
3 raisons essentielles de digitaliser son SMQ
En 2023, il est essentiel de la digitaliser pour 3 raisons principales :
Raison n°1 : Disposer d’une GED accessible à tout moment et de partout (y compris en télétravail)
La Gestion Électronique Documentaire est la base de votre SMQ. En effet, toute organisation doit disposer d’un système documentaire bien rôdé dans le cadre de sa démarche qualité. L’objectif est de formaliser les pratiques pour améliorer la performance de l’entreprise. En cette période de crise sanitaire et de télétravail, les collaborateurs ont besoin d’accéder à l’ensemble de leurs documents Qualité (protocoles, notes…) pour continuer leur activité.
La GED est par ailleurs la solution incontournable pour gérer la diffusion des documents et s’assurer que les utilisateurs aient accès aux toutes dernières versions de leurs documents. Grâce à la GED, il est possible de gérer le cycle de vie (rédacteur/vérificateur/approbateur) de l’ensemble des documents, tout en ayant la possibilité de consulter l’historique des différentes modifications opérées. (Pour aller plus loin je vous invite à consulter notre article : Gestion Documentaire et ISO 9001 v2015 : Comment s’y prendre ?)
Raison n°2 : Simplifier la mise en oeuvre du PDCA
Le PDCA est un concept théorique, fondé sur la notion de cycle appliqué de façon répétée sur quatre temps : Plan (“Planifier”) ; Do (“Faire”) ; Check (“Vérifier”) ; Act (“Améliorer”). Le plan d’action, mis en œuvre dans la première étape “Plan”, est largement utilisé dans les entreprises. En effet, ce dernier constitue un outil de planification des actions clés à mettre en place.
Grâce à des solutions dédiées, il est possible de corréler les différentes applications QHSE directement au Plan d’Action. Par exemple lors d’un audit terrain, lorsqu’une non-conformité est identifiée avec une action associée, cette dernière sera implémentée de façon automatique dans le Plan d’Action Global. Aussi le pilote/service concerné sera averti automatiquement par mail de cette nouvelle action.
Ainsi, le digital permet aux responsables QHSE et aux pilotes de gagner en efficacité en évitant les multiples retranscriptions d’un fichier Excel à un autre.
Raison n° 3 : Optimiser sa revue de direction
La revue de direction est une exigence de plusieurs normes ISO. Cette dernière se présente sous la forme d’une réunion annuelle, voire semestrielle, en fonction du contexte interne/externe de l’entreprise. La revue de direction vise à dresser un bilan global de la démarche QHSE auprès de la direction et permet de plancher sur l’efficacité du système de management QHSE. L’intérêt étant de prendre si nécessaire les décisions qui s’imposent.
Cet évènement peut être source de stress pour le responsable QHSE, qui doit veiller à présenter des données pertinentes auprès de la direction.
Mais pas de panique, il est aujourd’hui possible de se doter d'outils dédiés afin de réaliser ses analyses de données statistiques via des tableaux de bord automatisés. Des outils de Business Intelligence (BI) intégrés comme dans BlueKanGo génèrent des rapports et graphiques attrayants.
En parallèle, les responsables QHSE et la direction accèdent en temps réel aux données issues du terrain et sont alertés directement par mail d’une éventuelle dérive d’un ou plusieurs indicateurs. Les décisions stratégiques sont ainsi prises rapidement, en limitant les réunions, et peuvent au besoin être réalisées par visioconférences.
Au-delà de la revue de direction, ces outils statistiques sont utilisés dans le cadre de débriefings quotidiens avec la production, ou encore lors des quarts d’heure sécurité sur le terrain.“
Ainsi, la digitalisation du SMQ permet d’assurer la pertinence et l’efficacité des démarches qualité des entreprises. Pour fonctionner correctement, ce système de management doit être établi selon une méthodologie compréhensible par tous les acteurs concernés.
Pour aller plus loin dans l'optimisation de votre Système de Management de la Qualité (SMQ), découvrez BlueKanGo et ses applications
Thibaut GILLES
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