Sécurité au travail : Le permis de travail à l’heure du digital

La prévention des risques en entreprise est un sujet complexe.  Elle s’appuie sur un lourd socle réglementaire pour assurer la sécurité des opérations, protéger la santé et la sécurité des salariés tout en respectant l'environnement. Pourtant, force est de constater que les exigences émanant des textes de loi ne sont pas toujours suffisamment adaptées aux missions opérationnelles. En effet, le permis de travail n’est pas un document obligatoire mais il est largement répandu sur le terrain pour plus de fluidité et de sécurité des opérations.

Le permis de travail, de quoi parle-t-on ? Quelles sont les difficultés rencontrées ? Pourquoi le digitaliser ? On regarde de plus près

Le Permis de travail, source de frustrations pour les HSE

Un permis de travail est un document qui n’est imposé ni par la réglementation, bien qu’il puisse rappeler la procédure de consignation électrique par exemple, ni par les assureurs, bien qu’il s’apparente à un permis de feu mais pour d’autres risques que l’incendie. 

Le permis de travail est un document élaboré par certaines entreprises afin de mieux encadrer leurs activités et les risques inhérents. Il définit ainsi les tâches à accomplir, les dangers associés et les mesures de sécurité à mettre en place.

Sur la forme, la génération des permis de travail est traditionnellement sous format papier ou fichier bureautique. Ce type de support a l’inconvénient de limiter l’efficacité globale. En tant que HSE, nous sommes souvent confrontés à des difficultés liées à ce type de démarches :

• Perte de productivité: la génération des permis de travail nécessite de nombreuses heures de rédaction de formulaires, d'impression, de notification aux acteurs concernés et de déplacements pour affecter les permis. C’est un processus fastidieux et chronophage qui réduit la productivité. 
• Accessibilité: l’inspection sur site est généralement difficile et parfois impossible, surtout quand il s’agit d’une entreprise multi-sites. Il est donc difficile de vérifier en temps réel si les exigences de sécurité sont appliquées et respectées sur le chantier.
• Traçabilité : le risque de perte et de détérioration des documents papier ou bureautiques est important et le suivi de résolution des actions est souvent peu contrôlé. 
• Réactivité : le retard de remontée d’informations, parfois même la perte d’informations, aura pour effet de repousser la recherche de solution pour faire face au problème rencontré.

Au quotidien, ces contraintes limitent l’efficacité de la démarche de prévention, générant une frustration pour les HSE et entraînant une perte de crédibilité sur le long terme auprès des opérationnels. 

Dans les secteurs de l’industrie par exemple, les questions relatives à la sécurité et à la gestion des risques sont cruciales. Des procédures inadéquates de permis de travail ont contribué à des accidents industriels dévastateurs ces dernières années, tels que des explosions, fuites de gaz et incendies dans certaines entreprises dans le monde (cf Health and safety executive report).   
  

Il est donc indispensable d’apporter une grande vigilance à l’encadrement des activités.

Peut-on faciliter la gestion des permis de travail ? A l’ère digitale, des entreprises ont franchi le cap avec le permis de travail digitalisé.

Un permis de travail digitalisé, c’est quoi ?

Tout d’abord, expliquons ce que nous entendons par un système de permis de travail numérique ou digital. Souvent les entreprises traduisent cela comme simplement l’utilisation d’un ordinateur en tant que moyen de générer et d’imprimer un permis papier plutôt que de le faire manuellement sous forme d’un permis papier.

Un permis de travail numérique est plus que ça, il fournit une interface visuelle cohérente et efficace pour la gestion et le suivi des travaux et permet une prise de décision rapide et efficace.

Il offre aux utilisateurs une visibilité complète sur le statut de tous les permis, quel que soit le site, via des droits d’accès spécifiques. Ainsi il facilite la gestion des instructions de sécurité et la mise en place d’actions face aux risques. Également, une solution dédiée permet de suivre en temps réel l’expiration de documents (permis de travail en retard par exemple) ou de formations et habilitations du personnel.

Concrètement, quels sont les avantages opérationnels d’un permis de travail numérique par rapport à la version papier ?

Permis de travail digitalisé : les avantages

Comme évoqué précédemment, la préparation manuelle des permis de travail peut être laborieuse et très lente avec des risques de perte d’information.

Les avantages de choisir le permis de travail digital sont divers, en voici quelques exemples :

• La réduction du temps nécessaire pour la planification des permis : grâce à des listes déroulantes, déjà paramétrées dans le système, il est possible de sélectionner les opérations à exécuter, les personnes habilitées et les contrôles à effectuer en quelques clics.
• L’approbation des permis de travail plus rapide :  Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour valider les permis. L’approbation se fait à distance, directement via la plateforme digitale grâce à la mise en place de workflow adaptés (parcours d’approbation automatisés). Une signature électronique sécurisée permet de simplifier les démarches tout en conservant une valeur juridique équivalente à un courrier en recommandé avec accusé de réception.
• Une prise de décision plus rapide : L’accès instantané aux informations enregistrées sur le système améliore le contrôle et la visibilité des travaux en cours et planifiés. L'analyse en temps réel de ces données permet de prendre des mesures proactives pour éviter un incident.

Simplifier le travail de conformité SST

Au final, le permis de travail digitalisé s'avère être une option très efficace pour de nombreuses entreprises où les permis sont requis et formalisés régulièrement. Les avantages de la digitalisation sont nombreux, tant sur l’efficacité des opérations que dans le recueil d'informations précieuses.

Un critère à ne pas négliger dans le choix d’une telle solution est de s'assurer que cette dernière est conforme aux exigences SST de l’entreprise et qu'elle apporte un haut niveau de convivialité pour les utilisateurs. La solution digitale doit être la plus opérationnelle possible et satisfaire toutes les parties prenantes de l’entreprise, des opérationnels sur le terrain à la direction en passant par le management intermédiaire.

Digitaliser vos Permis de Travail BlueKanGo et ses applications