Missions SST et RH en collectivités : Du suivi des visites médicales aux accidents du travail

Les collectivités territoriales, en tant qu'employeurs, sont soumises à des obligations légales rigoureuses en matière de santé et de sécurité au travail. Parmi ces obligations, le suivi des visites médicales et des accidents du travail constitue des enjeux majeurs. Ces enjeux RH liés à un grand nombre d’agents aux profils variés demande une organisation et des outils adaptés pour alléger les démarches administratives, réduire les délais de déclaration et d’action et optimiser le traitement de l’ensemble des données.-

Quelles obligations en collectivité ? Quelles difficultés rencontrent le secteur public ? Comment alléger les démarches ? On vous explique.

Gestion des visites médicales

Quelles règles en collectivité ?

Au cours de votre carrière professionnelle, vous avez le droit de consulter un professionnel de santé au travail, médecin ou infirmier de santé au travail. On parle de Médecine Préventive dans le secteur public.

Certaines consultations médicales sont obligatoires et à la charge de votre employeur, d’autres optionnelles. L’objectif de ces entretiens est de vérifier l’adéquation de votre poste et conditions de travail à votre état de santé. C’est l'occasion de refaire le point sur les risques encourus lors de vos activités professionnelles et des mesures de prévention que l’on peut mettre en place.

Dans la fonction publique, on distingue trois types de fonction avec des exigences en termes de visites médicales spécifiques, synthétisées dans le tableau suivant. Tout le détail est disponible sur le site du service public.

Les difficultés rencontrées dans le suivi des visites médicales sont multiples. D'une part, il s'agit de planifier et de gérer les rendez-vous médicaux pour un grand nombre d'agents, en tenant compte de leurs disponibilités, de leurs contraintes professionnelles et des délais imposés par la réglementation. D'autre part, la collecte et la mise à jour des données médicales doivent être effectuées de manière rigoureuse pour assurer un suivi continu et cohérent de l'état de santé des agents.

S’aider d’un outil numérique pour le suivi des visites médicales 

Au quotidien, il n’est pas toujours évident de garantir sereinement la bonne gestion du calendrier des visites médicales, notamment en collectivités où le nombre d’agents est important. A cela se rajoute le suivi des formations/habilitations du personnel et les contrôles périodiques des équipements. Une lourde charge administrative qui peut être allégée par l’informatique. 

Il est possible de s’appuyer sur des solutions dédiées (comme BlueKanGo) pour assurer la planification automatiques de visites médicales obligatoires et relancer automatiquement l’entreprise selon une règle d’anticipation définie en interne (6 mois, 3 mois… avant la date d’expiration, selon le besoin) pour être sûr que chaque agent soit à jour de ses visites (au même titre que les habilitations).

Une telle solution offre l’avantage de centraliser toute la documentation issues des visites médicales sur un seul et même outil qui peut être interfacé avec le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) interne. Une signature électronique peut également être mise en place.

La transmission d’information est grandement facilitée par des envois individuels ou groupés et la réception de notifications automatiques aux personnes ayant les droits d’accès.

Gestion des accidents du travail

En ce qui concerne le suivi des accidents du travail, les collectivités doivent faire face à des défis tout aussi importants. Il s'agit notamment de réagir rapidement lorsqu'une situation dangereuse ou un presqu’accident se produit, et le cas échéant agir vite et efficacement pour mettre en sécurité les agents et la zone concernée, tout en portant assistance à la victime . 

Remonter d’information issue du terrain, porter assistance, mettre en place des mesures de protection immédiate, déclarer administrativement l’accident pour une bonne prise en charge de la victime, réaliser une analyse accident, mettre en place un plan d’action préventif et correctif et communiquer la démarche auprès de l’ensemble des agents et élus concernés représentent des missions essentielles et rigoureuses. 

Quelles difficultés rencontrées ?

La principale difficulté rencontrée dans le cadre de l’analyse d’un accident est le recueil des informations. En effet, il peut arriver que la victime (ou ses collègues) n’osent pas signaler l'événement par peur de représailles. Les informations finissent alors par remonter au compte goutte… 

Pour pallier ces difficultés, on peut se concentrer sur trois objectifs majeurs en termes de prévention des risques professionnels.

• Objectif numéro 1 : La sensibilisation et l’engagement collectif dans la démarche

Chaque agent doit se sentir légitime de déclarer un accident. Aussi, le management doit se montrer rassurant et encourager les équipes à remplir un formulaire de déclaration dès que cela s’avère nécessaire. Ce formulaire, idéalement sous format numérique via smartphone/tablette, permet de centraliser les informations de base (nom de la victime, du superviseur, d’éventuels témoins, la localisation, etc) concernant la déclaration. Une fois rempli, le formulaire est transmis automatiquement au superviseur et au service prévention, qui reçoivent une alerte en temps réel. 

• Objectif numéro 2 : L’analyse de risque et la recherche des causes.

Il n’est pas toujours simple de travailler efficacement en groupe de travail, notamment lorsque chacun(e) prend ses notes dans son coin !

L’intérêt d’une plateforme collaborative consiste à utiliser une même base de données, que ce soit pour le partage de documents ou la gestion en mode projet. 

Les équipes concernées travaillent conjointement sur des fiches d’investigation numérisées, afin de réaliser l’analyse de l’accident en question. 

• Objectif numéro 3 : Le suivi d’action et le retour d’expérience.

Une solution dédiée est un atout précieux dans la mise en place et le suivi d’un plan d’actions. Chaque pilote est notifié en temps réel des actions qu’il a menées et peut y répondre directement en ligne pour apporter des éléments de réponse et de preuve. 

Il est également possible  d’interfacer les bases de données les unes avec les autres : par exemple, le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) peut être mis en relation avec l’outil de déclaration des accidents ou celui du suivi des formations/habilitation. Toutes les mises à jour se font ainsi de manière automatique et l’ensemble des données peuvent être extraites pour générer des tableaux de bord dédiés. On peut ainsi suivre les secteurs/zones les plus accidentogènes pour mieux anticiper les actions de prévention.

• Objectif numéro 4 : La réduction des coûts liés aux AT/MP

Les coûts générés par les AT/MP peuvent être importants. De nombreuses erreurs peuvent se glisser entre les déclarations sur le site de Net Entreprise et l’enregistrement par la caisse d’assurance maladie. De l’erreur de salarié au nombre de jours d’arrêts, ces erreurs peuvent coûter très cher à l’entreprise. Un outil dédié de déclaration permet de conserver les enregistrements en interne et de les comparer de manière automatique avec les données transmises par la caisse d’assurance maladie. 

Ainsi, la multiplicité des tâches, la nécessité d'une coordination efficace et le respect des obligations légales font du suivi des visites médicales et des accidents du travail un véritable défi pour les collectivités territoriales. Une organisation rigoureuse et des outils adaptés sont indispensables pour relever ces défis et garantir la sécurité et le bien-être des agents. L’implication de l’ensemble des parties prenantes est essentielle pour agir efficacement. Le digital intervient comme un support de taille pour fluidifier et simplifier les démarches.

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