Revue de direction QHSE, comment la préparer ?

Pour assurer en permanence un système de management QHSE efficace, il est nécessaire de vérifier que les processus demeurent pertinents et fonctionnent de manière adéquate. Tel est le rôle de la revue de direction. D'accord, mais comment la mettre en place ? Et quels sont ses enjeux ? 

Revue de direction : les objectifs

La  revue de direction est une exigence de plusieurs normes ISO. Voici un extrait de la norme ISO 9001, chapitre 9.3 sur la Revue de Direction :  

La revue de direction doit être formalisée, mais le choix du support quant à lui reste libre. Elle se présente dans la plupart des cas sous la forme d’une réunion, dont la fréquence varie selon l'établissement. En effet, la norme ISO 9001 n'impose pas de fréquence définie pour la revue de direction, mais il est conseillé de réaliser une à deux revues par an.

La revue de direction vise à dresser un bilan global de la démarche QHSE auprès de la direction et faire un constat sur l’efficacité du système de management QHSE. L’intérêt étant de prendre si nécessaire les décisions qui s’imposent.

Une revue de direction remet en cause l’existant, tout en mobilisant et en engageant le comité de direction dans la démarche. Une occasion pour les responsables d’échanger leurs différents points de vue sur la structure actuelle de l’organisation QHSE.

La revue de direction pose les différentes questions en lien avec le contexte interne (nouveaux produits, modification d’organisation, changement de personnel…) et le contexte externe (attentes clients, évolution de la concurrence, réglementation…).

Comment organiser la revue de direction ?

Organisation en amont

Dans un premier temps, il s’agit de définir les participants ainsi que la durée de la réunion :

Participants :

• -  l’animateur (le responsable QHSE ou la direction) ;
• -  les pilotes de processus ;
• -  le comité de direction.

Durée : 1H30-2H00 (une demi-journée maximum !)

Avant la revue, vous allez devoir réaliser une préparation rigoureuse et structurée. Réunissez vos pilotes de processus au travers des revues de processus. Ce sont ces derniers qui vont alimenter la revue de direction. 

De base, il faudra éviter de présenter des tableaux chiffrés trop nombreux et d’utiliser un jargon incompréhensible.. Privilégier bien la forme avec des graphiques plus visuels.

Pour vous aider, essayez d’anticiper les réponses possibles afin d’argumenter de façon positive. Voici les différentes données d’entrées qui vont constituer votre revue de direction et que vous allez devoir préparer :

• Résultats des audits internes/externes ;
• Risques et opportunités ;
• Enquêtes de satisfaction client ;
• Non conformités et réclamations :
• Indicateurs de performance ;
• Etat des actions engagées depuis la dernière revue ;
• Analyse des changements possibles ;
• Pistes d’améliorations.

Mais attention, le but ici n’est pas de lister une par une l’ensemble des réclamations clients par exemple, mais d’en faire une synthèse. Cette synthèse doit impérativement être présentée à la direction avant la réunion. Les pistes d’améliorations vont ainsi être apportées dans leur majorité par la direction qui aura eu connaissance de chaque synthèse établie.

Pendant la revue de direction

Pendant les trente premières minutes, prenez le temps de présenter les résultats et d’échanger sur ces derniers. Le reste de la réunion sera consacrée aux travaux sur les dossiers en cours ou sur un seul sujet ciblé. N’oubliez pas, soyez synthétique ! Employez régulièrement les termes “nous ou “nos” pour faire passer vos messages. L’implication de l’ensemble des participants est également primordiale. Il s’agit de valoriser les réussites, d’expliquer les échecs et de proposer des idées d’amélioration.

A la fin de la réunion, vous devez être capable d’établir une liste de données de sorties :

• Structure du système QHSE ;
• Modifications éventuelles au regard des attentes clients ;
• Modifications éventuelles de la politique et des objectifs ;
• Affectation des ressources nécessaires.

Bilan de la revue de direction

Il s’agit de rédiger une synthèse “à chaud” en reprenant les décisions qui ont été prises ainsi que  les actions à mener. Le suivi du plan d’action global est primordial : il vous servira de base pour la prochaine revue de direction. Ainsi la clé de la réussite d’une revue de direction réside dans sa préparation initiale qui doit être minutieuse et organisée. Ce type de réunion constitue un lieu idéal de partage entre les différents collaborateurs sur les objectifs à atteindre.

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