Ressources Humaines : De l’importance du plan de développement des compétences

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Toute entreprise qui souhaite rester compétitive sur son marché doit veiller à la formation de ses collaborateurs. Pour cela les RH ont un outil incontournable : le plan de développement des compétences. Comment le mettre en place ?  Comment optimiser les démarches auprès des collaborateurs ? Réponses à suivre dans cet article.  

L’enjeu  du développement des compétences est de disposer des savoirs en cohérence avec la stratégie de l’entreprise. Cela implique l’élaboration d’un plan, qui est établi par l’employeur dans l’objectif de recenser l’ensemble des actions de formation prévues pour l’année suivante. 

 

Mettre à jour ses connaissances est une nécessité tant les TIC (Technologies de l’information et de la communication) bouleversent tous les métiers. C'est pourquoi cet effort de formation tout au long du parcours des collaborateurs dans l’entreprise est aujourd’hui un levier de compétitivité à ne pas négliger. 



Comment allier stratégie d’entreprise et plan de développement des compétences?



La mise en place d’un plan de développement des compétences est une obligation pour chaque employeur. Dans la pratique, sa mise en place et sa budgétisation sont toutes deux encadrées par la réglementation (Articles L6331-1L6321-1, et L6312-1 du Code du Travail en France). 

 

Mettre en adéquation l’élaboration et le montage du plan de  développement des compétences avec la stratégie d’entreprise s’avère être un réel défi. Pour diverses raisons, il arrive que le responsable de formation n’ait pas toutes les informations nécessaires pour justifier le budget et monter le plan. Il peut s’agir d’erreurs de transcriptions des informations papier vers les fichiers Excel, ou encore d’un manque de ressources et/ou d’outils pour récupérer les informations issues de la base du personnel sur les logiciels de type SIRH (historiques de formations, KPI, fiches de postes…). Sans outil, ce chantier présente des risques de doublons ainsi qu’une potentielle perte de temps pour le responsable de formation.

 

Qui est concerné par la mise en place d’un plan de développement des compétences ? 

 

Le plan de développement des compétences concerne à la fois l’employeur et les salariés. L'employeur peut choisir le/les collaborateur(s) qui bénéficieront d'une formation, tant que ce choix n'est pas discriminatoire. Les salariés peuvent de leur côté demander par eux-même une formation, par écrit ou par oral.  L’élaboration du plan de développement des compétences est de la responsabilité de l’employeur mais également du responsable de formation


Ce dernier doit travailler conjointement :

  • avec les différents responsables de service pour l’identification et le recensement des besoins en formation et de leur priorisation ; 
  • avec la direction des ressources humaines (DRH), pour l’alignement du plan aux objectifs stratégiques ;
  • avec la direction générale pour la validation du plan et de son budget. 

 

Enfin, pour certaines catégories d’entreprise, le Comité Social et Économique (CSE) est obligatoirement consulté pour toute question en relation avec la GPEC, la formation professionnelle et le plan de développement des compétences (Article L2312-24 du Code du Travail en France).



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Comment élaborer un plan de développement des compétences

 

Bien identifier les besoins en formation

 

Un besoin en formation consiste à identifier l’écart entre les compétences d’un salarié et celles attendues. Le responsable formation doit donc mesurer concrètement cet écart pour proposer des solutions adéquates. Ce dernier doit s’appuyer sur les fiches de postes, sur les  nouvelles pratiques, l’évolution des technologies ou encore l’actualité, pour identifier au mieux les sources potentielles de besoins en formation. Les besoins en formation sont classés en deux catégories: collectifs et individuels. 

 

Les besoins individuels sont en lien avec le poste ou son évolution. La formation dispensée  répond alors à une logique d’acquisition et/ou de renforcement des compétences, indispensable au salarié dans l’exercice de ses fonctions (habilitation, renouvellement obligatoire…). La formation peut aussi être une action par anticipation à une évolution de carrière prévue. Les besoins collectifs concernent une partie ou l'ensemble du personnel : ces besoins concernent le développement des compétences de l'entreprise en elle-même. Ce sont des besoins qui sont issus directement de la stratégie de l'entreprise. 

 

Se positionner par rapport à la stratégie globale de l'entreprise reste néanmoins indispensable pour disposer d’une compréhension globale des besoins en compétences. 

 

Chiffrer le coût de la mise en œuvre des formations envisagées

 

Après avoir identifié les besoins en formation il s’agit de lister les formations nécessaires pour répondre aux besoins précédemment établis. Dans un premier temps, il est utile de consulter les différents catalogues de formation disponibles, pour avoir une idée concrète du contenu des formations proposées, de leur coût, et de leur durée. Le responsable de formation peut aussi se baser sur des cahiers des charges préalablement établis, et faire appel à des prestataires spécifiques pour les besoins de formation plus complexes. 

 

L’impact potentiel sur le budget doit être examiné sous tous les angles afin de réduire au maximum les dépenses engagées par l’employeur,  comme les frais de restauration, d'hébergement ou encore les déplacements. Enfin, la rémunération des salariés est maintenue durant les périodes de formation car elle est assimilée à un temps de travail effectif. 

 

Mettre en oeuvre le plan de développement des compétences

 

La mise en œuvre du plan de développement des compétences commence par le déploiement des actions préalablement définies  et par la communication de ces dernières aux salariés. Chaque collaborateur doit pouvoir  accéder au plan d’action mis en place, ainsi que les pilotes associés.  Le rôle des responsables de service est prépondérant : ces derniers doivent accompagner leurs équipes en amont et en aval de leurs formations, tout en veillant à leur communiquer régulièrement les informations en lien avec le projet. 

 

Evaluer les actions de formation 

 

Dans le cadre de l’évaluation des actions de formation, il s’agit de vérifier l’acquisition des nouvelles compétences.Pour cela, plusieurs évaluations peuvent être réalisées. Il est pertinent de réaliser un premier recueil à chaud, dès l’issue de la formation, afin de collecter les premières appréciations du salarié. Il s’agit d’informations relatives à l’organisation générale de la formation telles que la pertinence du contenu, le respect du timing, ou encore les aspects négatifs et/ou positifs de cette dernière. Les organismes de formation peuvent mettre à disposition des entreprises les enquêtes de satisfaction renseignées par les participants.

 

Quelques mois après la formation (deux à trois mois environ), une évaluation plus poussée doit être réalisée, afin de rapprocher les résultats de la première évaluation avec les pratiques quotidiennes de chaque collaborateur. Il s’agit de vérifier les compétences acquises suite à la formation qu'ils ont reçue, et d’identifier de quelle manière ces compétences améliorent leur façon de travailler. Si besoin, il s’agit de mettre en place des actions de formation complémentaires.

 

Entre les six et douze mois après la formation, une évaluation relative à l'acquisition définitive des compétences peut être réalisée. Il s’agit de vérifier que le salarié applique bien ses nouvelles compétences sur son poste de travail. Dans le cas contraire, l’entretien annuel peut être l’occasion d’identifier conjointement les problématiques ainsi que les axes d’amélioration possibles.

 

A l’issue de cette période d’un an, le plan de développement des compétences peut être évalué de manière globale qu’il s’agisse de la pertinence des modules de formation, des formateurs choisis ou encore des transferts de compétences. Il s’agit de de mesurer l’impact du plan de développement des compétences sur la croissance de l'établissement. 

 

 

Pourquoi digitaliser le plan de développement des compétences ?



La digitalisation au sein d’une entreprise permet d’optimiser le flux d’information et de données. Elle permet également d’avoir une vision des différentes actions à mettre en place et les indicateurs de suivi. Un outil digital, permet de s'interfacer facilement avec les systèmes classiques de gestion RH de type SIRH. Cela permet d’accéder rapidement aux données de chaque collaborateur, à partir des informations de la base du personnel

 

Les alertes automatiques pour les rappels d’évaluations de performance, ainsi que le renouvellement et la mise à jour des formations sont des aides précieuses pour le service RH tout en permettant au responsable formation d’avoir ses indicateurs de suivi à jour. Enfin, la Gestion Électronique Documentaire (GED) permet d’optimiser le temps de travail de chaque acteur (collaborateurs, superviseurs, managers, professionnels RH, Top management). En effet, c’est l’outil par excellence en matière de partage de documents, d'informations et de procédures

 

Dans un contexte où le monde de l’entreprise est en perpétuelle évolution, la formation de ses collaborateurs demeure indispensable. La digitalisation des processus RH permet d'appréhender les enjeux qui y sont liés et de prioriser les actions à mettre en place. Elle reste une aide incontournable aux décisions stratégiques, relatives à la stratégie de formation.

 

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