Qualiopi : Quel bilan un an après son entrée en vigueur ?

Obligatoire pour accéder aux fonds publics ou mutualisés depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi a bousculé le secteur. A ce jour, plus de 40 000 organismes ont obtenu le précieux sésame. Faisons le point un an après son entrée en vigueur avec Fabrice TIREL, dirigeant de RELTIM, cabinet conseil spécialisé sur le secteur de la formation.

Où en sont les Organismes de Formation ?

Nous en sommes aujourd'hui à mi-parcours après 2 années très intenses pour le secteur. Rappelons que la certification est délivrée pour une durée de trois ans après un audit initial. La plupart des organismes de formation se retrouvent dans le cycle de surveillance, à mi-chemin, c'est-à-dire en moyenne à 18 mois après l'audit initial. 

Quel constat tirez-vous dans la démarche à mi-parcours ?

Nous constatons que la démarche reste toujours ambitieuse et que des difficultés apparaissent pour maintenir le niveau de la qualité sur un plan organisationnel et sur un plan process. Sur la partie métier de l’organisme de formation, les choses sont bien en place. En revanche, des problèmes récurrents liés à la philosophie de la démarche qualité par exemple, la logique de l'amélioration continue, montrent qu'il y a encore des étapes à franchir pour arriver à une pleine maturité et une pleine efficacité du système mis en place. 

Heureusement, petit à petit les audits permettent de pointer ces points là et aident les organismes à mieux comprendre la logique. On constate aussi parfois des systèmes qualité "construits de manière très scolaire” qui sont trop compliqués à maintenir une fois la certification obtenue. On peut alors proposer de faire un choc de simplification pour rendre le système plus adapté et facile à maintenir pour en tirer tous les bénéfices et surtout développer son activité. C’est le cas par exemple pour la prise en compte des appréciations qui ne doit pas être un questionnaire systématiquement : d’autres voies sont possibles !

Quel principal point d’amélioration avez-vous relevé ?

D’un point de vue pratico-pratique, les fichiers Excel en pagaille et les documents de diverses sources ne peuvent pas aider à tirer profit des process qualité. j’entends souvent ‘ « lourdeurs », « administratifs »,  anti productif… Pourtant avec un peu de méthode et d’outils on peut arriver à réviser le processus et tirer parti de Qualiopi pour développer son business. Cela suppose une réflexion pour organiser le système, choisir les bons outils et les partager avec son écosystème pour qu’il soient bien appliqués sur le terrain. 

La digitalisation de la démarche qualité est possible et s’insère dans une tendance de fond. Nous avons noté une formidable accélération pendant la crise sanitaire. Les efforts ont permis de maintenir l’activité, et la digitalisation de Qualiopi se pose alors comme une suite logique et inévitable. 

Qualiopi digitalisé, la prochaine étape ?

Oui je pense que des organismes avec un volume de formation important ou de nombreux sites ne peuvent plus faire l’impasse sur la digitalisation. Bien entendu cela passe par une bonne gestion des actions d'amélioration, une centralisation des réclamations, une gestion électronique de documents, un système qualité qui est connu et partagé par les différentes entités, etc…tout cela peut être géré avec une plateforme dédiée.

L’appui d’un outil dédié façonne réellement le fonctionnement de l’organisme en mode “Qualiopi”. La première chose est de gagner en productivité au quotidien grâce à  l'automatisation et les production des éléments administratives de manière rapide et sécurisée. L'autre avantage d'un tel outil est de faire ressortir les éléments clefs de la démarche et de favoriser les conditions de l’amélioration continue. C’est un point essentiel qui rappelons-le sera évalué lors de l’audit de renouvellement. Ainsi, on gère les enquêtes de satisfaction, les réclamations, aléas sont directement reliés à un plan d'action globale. Une bonne manière de centraliser et de montrer la dynamique de l'amélioration. Le système effectue le suivi et le relances à notre place. Fini les fichiers excel et le mail à répétition tout est stocké dans la base de données.  D’ailleurs les organismes qui ont fait dès le départ le pari du digital pour gérer leur démarche Qualité avaient sous la main tous les éléments de preuve à présenter à l’auditeur. Un confort pour l’audité comme les auditeurs, qui relèvent en général le recours aux outils numériques comme un point fort de la démarche. 

La centralisation des actions, la distribution des informations au bon endroit, à la bonne personne et au bon moment grâce aux workflows et alertes sont des éléments essentiels; Bien que l'on puisse avoir une digitalisation complète du système Qualiopi, nous constatons régulièrement que des logiciels sont en place sur une partie du processus de formation. Il faut aussi s’adapter et parfois ajouter uniquement des briques qui manquent dans les autres systèmes. Cela peut être la gestion des documents dans un réseau d’école multi sites ou encore la digitalisation efficace des enquêtes de satisfaction. Finalement tout le processus qualité peut se digitaliser mais chacun à des besoins spécifiques.  Le logiciel est très flexible, c'est une force.

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