Management QHSE : comment encadrer ses sous-traitants ?

Toute entreprise, quel que soit le secteur d'activité, est confrontée un jour ou l’autre à l’intervention de sociétés extérieures sur site dans le cadre de chantiers ou de maintenances. Ce type d’intervention engage du personnel étranger à l’entreprise. Il est donc indispensable d’encadrer ses sous-traitants pour garantir la qualité d’intervention et la sécurité de l’ensemble du personnel sur site, en conformité avec les normes QHSE (Qualité - Hygiène - Sécurité - Environnement).

Comment préparer une intervention ? Comment encadrer des sous-traitants ? 

On vous en parle.

On parle de sous-traitance lorsqu’un donneur d’ordre, qui peut-être le client (maître d’ouvrage) ou une société missionnée par celui-ci, confie la responsabilité d’un chantier et conclut un contrat avec une société tierce extérieure (société sous-traitante). D’un point de vue réglementaire, la loi du 31 décembre 1975 encadre les opérations des sous-traitance.

Première étape : bien ficeler le contrat

Un contrat est la base de toute collaboration avec une entreprise extérieure. Il permet de fixer les limites de l’intervention :

• Localisation des zones de travail, de circulation ou de stockage ;
• Travaux à réaliser ;
• Rôles de chacune des parties prenantes et intervenants ;
• Moyens humains et matériels mis à disposition et attendus en retour ;
• Formations et habilitations à jour.

Vos attentes et exigences doivent être détaillées dans ce contrat. Il sert ainsi de base à votre démarche de prévention auprès des sous-traitants et vous protège en cas d'écart.

Une préqualification est très importante, car elle détermine comment choisir la société la plus adaptée. Au-delà des coûts, il faut chercher à savoir si les futurs partenaires ont suivi une formation QHSE adéquate et possèdent les qualifications et les moyens d’assurer leur mission. Il peut également être intéressant d’examiner le bilan en termes de santé et sécurité au travail. Les critères d’évaluation pourront se porter sur :

• L’expérience du sous-traitant
• Sa politique en santé et sécurité au travail
• La supervision, en décrivant les méthodes opérationnelles

Selon la dimension du chantier et l’investissement, le maître d’ouvrage pourra faire appel à un appel d'offres.

Deuxième étape : La prévention en amont

Ce travail se base en grande partie sur le respect des exigences réglementaires, notamment celles énoncées dans le Code du travail dans les articles R-4511-1 et suivants. Il est également indispensable que la société extérieure soit en accord avec les règles internes de l’entreprise utilisatrice.

Le travail de prévention est initié par une visite préalable de vos locaux avec vos sous-traitants pour identifier les risques inhérents à votre activité et l’environnement de travail, ceux inhérents à leur activité, et ceux induits par la co-activité.

Il est ensuite nécessaire de se pencher sur les documents réglementaires comme les plans de prévention ou les protocoles de sécurité par exemple.

Quel est donc le rôle d’un responsable QHSE ? En tant que “QHSE”, vous jouez un rôle central dans cette étape puisqu’il vous appartient également de vérifier et valider les divers documents qui vous seront fournis par le sous-traitant, pour répondre à vos attentes et exigences.

Vous aurez également à préparer un accueil QHSE des intervenants extérieurs. Il se fera auprès des managers qui transmettront les consignes à leurs équipes ou idéalement, auprès de l’intégralité des intervenants.

Troisième étape :  le suivi de chantier

Si les travaux prévus le nécessitent, les sous-traitants auront à obtenir des permis de travail auprès des personnes référentes de l’entreprise d’accueil. Ces permis assurent à l’entreprise de connaître où et quand certains risques particuliers seront rencontrés, en vue de leur encadrement (permis de feu par exemple).

Sur chantier, les équipes extérieures doivent-être encadrées pour répondre à leurs questions ou leurs besoins, pendant la durée des travaux. Aussi, l’équipe d’encadrement de l’entreprise d’accueil doit s’organiser pour contrôler régulièrement le travail effectué mais surtout le respect en continu des règles en matière de QHSE. Certains contrôles peuvent être informels, d’autres peuvent être menés sous forme d’audits. 

Durant cette étape, la démarche de prévention passe aussi par de la communication auprès des employés du site qui sont plus ou moins directement impactés par la présence d’un sous-traitant.