Management et gestion des risques en télétravail, c’est possible même à distance !

La crise sanitaire bouscule les habitudes au travail et représente un réel défi managérial et technique pour assurer une continuité d’activité. Peut-on encore gérer la qualité et les risques de son entreprise comme avant ? Quelles opportunités s’offrent aux managers QHSE ? Réponses à suivre. 

Alors que les réunions en visio ont rempli le quotidien de bon nombre de managers, la gestion du travail à distance représente un réel défi et nécessite de revoir certaines pratiques. Le digital apporte des réponses techniques et pratiques pour assurer la continuité de l’activité QHSE de l’entreprise. 

Alors dans ce contexte particulier, comment limiter le recours au papier, potentiellement vecteur de la COVID ? Comment gagner en autonomie dans le management sans sur-solliciter les équipes informatiques ? Comment poursuivre ses missions d'audit / d'inspection à distance en limitant sa présence et ses déplacements ?

Système de management Qualité digitalisé : la base

Tout d’abord, l’évolution des pratiques doit permettre un accès aux process et aux documents internes (protocoles, rapports…) de n’importe où. Un usage rendu possible grâce à la centralisation de l’information et le recours à des outils de Gestion Electronique Documentaire (GED). Élément clé pour obtenir une gestion robuste et pérenne de sa documentation.

La transmission des informations doit également être simple, sûre et privée pour assurer un niveau élevé de sûreté des données internes. En effet, chaque profil de travailleur doit disposer d’un accès adapté, dépendant de son activité et de sa situation hiérarchique. Pour cela, l’utilisation d’une solution de diffusion de l’information de type Intranet avec gestion des droits d’utilisateurs est nécessaire. Plus le portail sera épuré et personnalisé, plus il sera accessible à l’utilisateur. 

Bien sûr, en 2020, il est urgent d’éviter les échanges par Email, l’utilisation de fichiers bureautiques ou de documents papier. Ces pratiques représentent un risque important de perte d’informations et de sécurité. 

Digitaliser les processus avec une solution dédiée

Digitaliser les process est fondamental pour gagner en efficacité et assurer le travail à distance. Cependant il ne faut pas que cela implique une multiplication de problèmes techniques ou d’organisation, d’où l’importance de choisir une solution de digitalisation dite “no-code”. Ce type de solution a l’énorme avantage d’être prise en charge directement par les équipes “métiers”. 

Ces dernières sont alors autonomes pour transposer des processus existants au format digital par simple paramétrage de formulaire, sans entrer dans les arcanes du langage informatique. Les formulaires créés sont alors accessibles aux collaborateurs depuis leur device (ordinateur, tablette, smartphone) de n’importe où. C’est un critère essentiel pour assurer le travail à distance sans solliciter son service informatique ou éditeur de logiciel. 

Côté maintenance, les solutions dites SaaS (Software-as-a-Service) libèrent enfin les services IT des contraintes d’installation ou de mise à jour. Tout se passe en ligne sans interruption d’activité. En cas de coupure Internet, il est souvent possible d’activer un mode offline avec synchronisation des données dès la connexion rétablie. 

Avec ces process digitalisés, la structure et les données de l’entreprise sont conservés. Ils sont simplement dématérialisés et centralisés sur une unique plateforme. On réduit ainsi le risque de perte d’informations et on assure la continuité de l’activité, y compris à distance. 

Vos données stratégiques à portée de main

Digitaliser les process c’est aussi accéder à des outils statistiques, obtenir en temps réel toutes les données et graphiques dont l’entreprise a besoin. Le management dispose ainsi d’une vision de la situation, avec des données chiffrées et des tableaux de bord, sans solliciter divers services et interlocuteurs. Les décisions stratégiques peuvent-être prises rapidement, en limitant les réunions, qui peuvent, au besoin, être réalisées par visioconférences.

Management QHSE : Émergence de nouvelles pratiques

Une solution digitale n’est pas uniquement un registre de données, c’est avant tout une structure vivante qui évolue chaque jour. La gestion de la qualité et des risques professionnels, les permis de travail, inspections ou renouvellement de certifications peuvent-être gérés sur la même plateforme. Ainsi vous obtenez des guides complets avec les workflows associés, permettant d’envoyer des emails automatiques ou des alertes en temps réel, sans risquer d’oublier des éléments ou des interlocuteurs, et surtout sans devoir reprendre ses notes après l’inspection. Tout est déjà formalisé et mis en page automatiquement. 

Par ailleurs, avec le contexte COVID et le besoin d’adaptation des entreprises au télétravail, de nouvelles pratiques émergent, tels que les audits à distance. L’objectif est de limiter le nombre de personnes sur le lieu de travail, sans altérer l’activité, afin d’assurer des conditions sanitaires optimales à tous les salariés. Les équipements mobiles tels que smartphones et tablettes sont principalement utilisés, avec l’appui possible des objets connectés IOT comme les caméras embarquées, drones, lunettes connectées et casques. Le principe d’audit terrain reste inchangé, mais seule la personne auditée est présente sur le terrain et est en communication avec l’auditeur qui la guide à distance.

A l’ère du digital, nous utilisons quotidiennement des technologies connectées. Dans les circonstances actuelles de crise sanitaire et de télétravail, ces pratiques assurent un suivi de l’activité sans changer la structure et les process internes, seulement en digitalisant les données. C’est un réel avantage pour rester compétitif, gagner du temps et assurer un niveau élevé de qualité, même à distance.