Digitalisation / numérisation des données : Comment épargner son service informatique ?

Quand on se lance dans l'acquisition d'une solution QHSE, solliciter son service IT est presque un réflexe. Pourtant des solutions dédiées "no-code" sont à la portée des services QHSE. A la clé, des gains d'efficacité mais surtout de l'autonomie et de la réactivité sans pour autant perturber le quotidien du service. 

S'extraire de l'urgence du quotidien est déjà un exploit pour des équipes IT sur-sollicitées, alors quand il s'agit de rechercher de nouvelles solutions pour un projet de digitalisation émanant de la direction QHSE, c'est souvent non prioritaire et très compliqué. Il faut que cela change car les enjeux QHSE sont vitaux. 

Dans ce contexte, est-il envisageable de permettre au service QHSE de prendre en main la digitalisation de ses activités sans que cela ne devienne un fardeau au quotidien ? Dans quelles conditions est-ce envisageable ?

Décharger le service IT et donner la main au service QHSE

Deux solutions sont possibles dans la mise en place d’un outil de digitalisation : 

Première solution : une personne du service IT est dédiée au paramétrage de la solution digitale QHSE. Autre choix plus cohérent : une personne “métier” du service QHSE paramètre elle-même la solution, pour coller précisément au besoin du terrain

La digitalisation QHSE doit également être continue car les activités de l’entreprise et les problématiques rencontrées évoluent quotidiennement. Il faut donc de la réactivité et des connaissances opérationnelles pour répondre rapidement au besoin naissant.

Rendre accessible le paramétrage de la solution

Il n’y a pas deux entreprises au monde avec le même formulaire de gestion des non-conformités ou du plan d’actions. Pour cette raison, il est fondamental de privilégier une solution digitale extrêmement configurable. L’idée étant de reproduire l’existant de l’entreprise et d’évoluer au cours des années.

L’idéale est une solution digitale paramétrable sans avoir besoin de rentrer ou d’apprendre le code informatique (on parle de solution no-code) et qu’un formulaire web qui remplace un fichier Word ou Excel puisse se paramétrer sans être informaticien.

Assurer la continuité des activités 

Les managers QHSE pourraient abandonner l’idée de transformation digitale parce qu’ils craignent de trop perturber leur système en cours et ainsi mettre en danger leur renouvellement de certification par exemple. C’est pourquoi, il est important de reproduire exactement tout ce que le service QHSE a dans ses fichiers. L’idée est de le projeter dans une solution digitale sans changer l’organisation de son travail mais en la simplifiant.

Les outils proposés doivent également répondre à l’ATAWAD (Any Time, AnyWhere, Any Device), important dans le domaine Qualité et HSE qui se gère sur le terrain, souvent sans réseau internet. Le mode hors connexion sera alors un atout indispensable et les données collectées seront automatiquement synchronisées lorsqu’une connexion réseau sera rétablie.

La solution digitale QHSE doit être robuste et pérenne

La solution digitale doit être facile à gérer, modulaire et évolutive. Il est capital pour l’entreprise de bénéficier d'un système à la pointe de la technologie et toujours actualisé (sans solliciter trop le service informatique). Elle doit donc être pérenne dans le temps et protéger contre l’obsolescence informatique qui oblige à des changements de version de logiciel ou des migrations de système informatique.

Une solution pré-programmée de type SaaS (Software as a Service) est la plus adéquate pour permettre une utilisation simple, sans installation de logiciel. Tout se passe en ligne. Tout est déjà paramétré pour permettre à l’utilisateur de créer des modules adaptés à son besoin (gestion des bases documentaires, audits, gestion des plans de prévention ou des AT/MP…), seulement en choisissant des types de champs (date, texte, menu déroulant...) et les workflows associés (envoi d’emails ou d’alertes, synchronisation avec d’autres bases de données de l’outil…).

Par des mises à jour régulières, le service QHSE bénéficie toujours d'une solution digitale moderne, qui évolue dans le temps par de petites évolutions incrémentales successives. Evolutions qui ne perturbent pas les utilisateurs et ne nécessitent pas de formation.

Aujourd’hui, des solutions existent, faciles d’accès et simples d’utilisation pour libérer les services informatiques et donner la main aux services opérationnels. La digitalisation des process est à la portée de tous, apportant un gain de temps et un gage de qualité dans la gestion QHSE.

Pour aller plus loin : 

> Livre Blanc de la Qualité - Tome 4 : Vivre la Nouvelle Qualité

> Découvrir la solution de digitalisation BlueKanGo