Logiciel QHSE : 3 critères indispensables en 2023

S’appuyer sur le numérique pour gérer la Qualité, les domaines HSE ou encore la RSE n’est plus une option en 2023. Alors quels sont les critères essentiels à prendre en compte avant de vous lancer ? Voici 3 critères pour alimenter votre réflexion et faire le bon choix pour les années à venir.

Critère 1 : Disposer d’une solution globale QHSE (et RSE)

Il n’est pas rare que des entreprises se retrouvent aujourd’hui avec une profusion de logiciels ou d’applications pour couvrir les vastes domaines de la QHSE / RSE. Le souci : ces outils ne communiquent pas forcément entre eux et favorisent des déperditions d’informations voire des doubles utilisations. Entre les outils bureautiques, les applications “maison” développées en interne par le service IT ou encore un logiciel utilisé sur un site mais pas sur les autres...autant dire qu’il est parfois difficile de s’y retrouver au siège des entreprises. Cette tendance à la multiplication des outils échappe parfois au service IT avec des risques de sécurité. Cela porte même un nom : le Shadow IT.

Un critère essentiel en 2023 est donc de penser “global”. Assurez-vous de choisir une solution capable de couvrir le large spectre du QHSE. Certaines plateformes (comme BlueKanGo) ont été pensées dès le départ pour y répondre. Vous limitez par conséquent le nombre d'outils. De plus, une base de données commune entre service Qualité et service HSE n’a que des avantages en termes de reporting et de partage d’informations. Certains éditeurs vont plus loin en prenant en compte la dimension RSE avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux obligations actuelles en matière d’ESG et celles à venir dès 2024 avec la CSRD.

En 2023, c’est peut être le moment de faire le tri et de cartographier l’ensemble des outils utilisés dans votre organisation pour agir localement. Ce travail préalable permet, à moyen termes, de réaliser des économies substantielles. Rien ne vous empêche d'agréger un outil spécifique sur la plateforme globale si toutefois ses spécificités l’exigent (comme pour certaines solutions de type IoT). Le passage à une solution globale sera également l’opportunité de valider la sécurité de votre système avec votre département IT et d’éluder les mauvaises surprises.

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Critère 2 : Être autonome grâce au “No-Code”

Trop de services QHSE sont complètement dépendants de leur éditeur (ou du service informatique interne). A la moindre modification, vous entrez dans un processus de rédaction de cahier de spécificités et de développements informatiques avec des factures non prévues au départ du projet. C’est aussi l’assurance de manquer de réactivité face aux équipes sur le terrain et in fine de mettre en péril vos projets.

Pourtant l’informatique a considérablement évolué ces dernières années pour faciliter le quotidien des utilisateurs finaux. En 2023 le mot d’ordre pourrait être “autonomie”. En effet, plus besoin de vous armer de développeurs informatiques en interne (d’ailleurs difficile à recruter sur ce type de profil en tension) ou de solliciter les ressources de votre service IT pour vos projets QHSE / RSE. Place au “No-Code”. Une solution “no-code” donne la main aux utilisateurs, sans écrire une ligne de code, grâce à des paramétrage de champs. Après un transfert de compétences, un référent métier QHSE/RSE peut tout à fait être autonome sur une telle solution. Il sera alors libre d’intervenir sur la solution, de modifier l’existant et même de réaliser de nouveaux projets comme de dématérialiser une fiche de non conformité, de mettre en place une check list sécurité…

Les services QHSE et RSE gagnent en réactivité, les budgets sont maîtrisés (Il n’y a pas de coûts cachés) et le Retour sur Investissement (ROI) beaucoup plus rapide comparé à des développements traditionnels.

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Critère 3 : Automatiser la collecte des données QHSE RSE

Pour que votre système de management soit efficace, le prérequis est d’avoir des informations qui remontent du terrain. Ça peut paraître évident et pourtant certains services QHSE se confrontent à certaines difficultés. Prenons le cas d’un site qui travaille sur des supports bureautiques et qui vous envoie périodiquement ces fichiers. Pour peu que la personne chargée de remonter ces informations soit absente ou même qu’elle ne fasse plus partie des effectifs, et là c’est le drame. D’où l’importance de disposer d’une plateforme qui centralise vos données utiles automatiquement.

C’est un critère essentiel à ne pas négliger en 2023. Pour cela, la plateforme que vous choisirez doit être capable d’automatiser un maximum la collecte et d’assurer le partage de l’information. Par exemple, dans le cas d’une entreprise multi sites, il peut être nécessaire que des données soient communes avec les autres sites du groupe tout en laissant de l’autonomie à chaque site et que certaines informations remontent automatiquement au siège.

Vérifiez que la solution intègre des applications mobiles pour les équipes opérationnelles sur le terrain, simples à utiliser, accessibles sur leur smartphone ou tablette. Il peut être efficace également de remonter certaines données grâce à des objets connectés (IoT) ou encore à travers des logiciels tiers grâce à des API. Enfin, l’intelligence artificielle peut faciliter l’analyse des données et apporter de la prédiction dans votre activité.

Dans tous les cas, veillez à remonter les données réellement utiles pour alimenter vos KPI (indicateurs clés), tableaux de bords ou plan d’actions. Rappelons que les outils numériques sont là pour faire gagner du temps et de la productivité et pour vous concentrer sur vos missions essentielles que ce soit en matière de prévention ou d’amélioration continue de votre système.

Le numérique est déjà (et sera) omniprésent dans nos activités QHSE et RSE. Il s’agit maintenant de ne pas se tromper et de trouver la solution qui sera la plus adaptée à votre activité en gardant en tête ces trois critères essentiels au bon fonctionnement de votre système de management.