Les deux écoles de la digitalisation HSE

Le digital est l’occasion formidable pour le management HSE et les équipes opérationnelles de se concentrer sur l’essentiel. Oui mais pour cela, il faut que la transposition digitale corresponde point par point à la réalité du terrain. Une condition nécessaire pour que le digital procure la valeur ajoutée HSE au service de la performance de l’entreprise.

2 écoles : “Flow Chart” vs “Dynamic Form”

L’enjeu d’une solution digitale est donc sa flexibilité de paramétrage pour répondre parfaitement aux circuits de l’information, d’action et de décision tels que vécus du terrain à la direction générale.

Il est donc primordial que l’application digitale puisse se reconfigurer facilement pour les ajustements nécessaires, car l’entreprise et ses process évoluent indéniablement dans le temps.

L’objet de cet article est donc de comparer deux écoles :

• Une avec des logiciels de digitalisation “flow chart”, dont le paramétrage concerne d’abord les représentations conceptuelles schématiques des flux décisionnels avec des arbres et logigrammes décisionnels.

• L’autre avec une solution “dynamic form” qui reproduit d’abord la collecte des données dans des formulaires comme elle se passe quotidiennement sur le terrain sur du papier ou des fichiers bureautiques de type Excel et Word. 

Limites de l’approche FlowChart

Beaucoup de solutions logicielles ont une approche “flow chart” qui s’évertue à représenter les flux décisionnels, les arbres décisionnels… tous déterminés par la volonté unique de l’analyse décisionnelle terminale, sans doute influencés pendant des années par les ERP bien connus pour ce type d’approche contraignante “au chausse pied”. La gestion de la facturation et d’une chaîne de production peut sans doute s’y adapter, mais dans le domaine Qualité et HSE où les process sont propres à chaque entreprise et très différents entre les entreprises, c’est beaucoup plus compliqué.

Les limites de l’approche décisionnelle “flow chart” sont :

• La pertinence du modèle par rapport à la réalité terrain.

• Un arbre de décision ne prenant pas en compte tous les facteurs car la réussite de la digitalisation se niche dans les détails de l’activité des opérationnels sur le terrain. La solution digitale, aussi belle soit-elle conceptualisée par un arbre décisionnel, est impossible à déployer s’il manque un petit maillon vécu sur le terrain et non reproduit dans l’outil digital. Au final ce maillon va bloquer définitivement la digitalisation du process.

• Un schéma de processus “touffu” avec des diagrammes de flux, des réseaux de tâches, des formes reliées à des formes et autres diagrammes et ouvrant des fichiers sources voire d’autres processus.

• Souvent ça ne suit pas au niveau configuration logicielle, l’arbre décisionnel venant d’être représenté par un beau schéma ne peut pas se traduire dans les options de paramétrage des champs de formulaires du logiciel.

Cette approche “flow chart” est d’autant plus problématique qu’elle ne se préoccupe souvent guère de l’accès en mobilité sur des outils terrain smartphones et tablettes. A l’inverse, il existe maintenant avec l’avènement du développement mobile des apps mobiles développées isolément du reste des systèmes HSE, zoomant sur une petite partie d’un process et non connectées à l’organisation générale, aux autres données de l’entreprise et aux types de profils d’utilisateurs. Elles n’apportent pas de solution pérennes sur le long terme.

L’école Dynamic Form : une approche pragmatique

Au contraire l’approche logicielle Qualité HSE “dynamic form” se base sur une digitalisation par Workflow déclenchée à partir des champs de saisie dans les formulaires calquant exactement la réalité des enchaînements des actions sur le terrain.

La solution informatique “dynamic form” remplace les supports traditionnels papier ou Word et Excel en les améliorant :

• Les champs sont conditionnés les uns par les autres.
• Les Workflow sont déclenchés automatiquement en fonction de l'implémentation des champs du masque de saisie.
• Ainsi le masque de saisie passe de "main en main" en fonction des champs saisis, soit automatiquement, soit par la sélection du déclarant.
• Des droits de saisie permettent de protéger en écriture ou même cacher les zones de saisie en fonction des acteurs et de l'étape du Workflow.
• Les saisies peuvent même être harmonisées en fonction des acteurs et de l'étape du Workflow.
• Des alertes sur des seuils, des plafonds se déclenchent en fonction des valeurs saisies et sont adressées à des acteurs ciblés en fonction du type et ou du taux de criticité.
• Les tableaux de bord individualisés par profil permettent d'identifier les actions à faire.
• Des scénarios de saisie en cascade peuvent être paramétrés entre les formulaires…
  
  Cette école “dynamic form” très pragmatique présente plusieurs autres avantages :

• Approche plus flexible à utiliser permettant de faire face à des situations particulières,
• Approche moins traumatisante pour les utilisateurs qui retrouvent leur habitude par rapport à système "papier" traditionnel,
• Paramétrage plus simple et plus facile à adapter en fonction des changements d'organisation.

Il faut garder à l’esprit que la digitalisation fonctionne uniquement si elle concerne tous les employés d'une entreprise, même leurs clients et sous-traitants.

Il ne peut y avoir une partie des équipes digitalisée et une autre encore sur papier ou logiciel bureautique. La digitalisation “dynamic form” répond bien mieux à cette nécessité que l’école “flow chart”.

Le digital doit permettre le pilotage de la stratégie globale d’une organisation en améliorant la gestion de sa performance, tout en impliquant, sur ses différents sites de production, toutes les parties prenantes : tous les employés, les responsables, les dirigeants, les clients, les partenaires et les sous-traitants.

Pour aller plus loin :