Management des connaissances et norme ISO 30401

Le management des connaissances (également appelé Knowledge Management) répond à de nombreux enjeux en entreprises. En quoi consiste t-il ? Comment le mettre en place ? Sur quel référentiel s'appuyer ? Toutes les réponses dans cet article. 

Le développement économique des entreprises et l’utilisation croissante de moyens de communications engendre un réel besoin de sécurisation de l’information et de la connaissance. En effet, cette dernière représente la base de la production de biens et de services, ainsi qu’un réel levier de la compétitivité. Un défi majeur consiste à faire en sorte que les connaissances circulent en permanence dans les organisations. La créer et la transmettre est un bon début, mais la formaliser dans un document, dans une base de données ou sur tout support permettant à toute l'organisation de la consulter est essentiel.

En quoi consiste la gestion des connaissances ?

K.E. Sveiby, théoricien du management finlandais, définit le KM, “Knowledge Management”, ou gestion des connaissances comme "l'art de créer de la valeur en tirant parti des actifs incorporels". Elle est également liée à la valeur du capital intellectuel, à la croissance des entreprises et aux besoins des organisations de devenir plus intelligentes et plus performantes. Le savoir-faire d'une entreprise ou d'un individu est une qualité qui permet de se différencier de la concurrence. Le plus important pour une organisation est donc de considérer les compétences individuelles et collectives comme socle de l’amélioration continue.

Quels sont les avantages de la gestion des connaissances ?

Efficacité, collaboration et concurrence sont les défis de la connaissance organisationnelle.Elle peut être considérée comme l'un des plus grands atouts car :

• Elle encourage la prise de décision ;
• Elle favorise l'efficacité des processus et l'amélioration continue ;
• Elle génère de la résilience et de l'adaptabilité ;
• Elle crée de la compétitivité.

Plus les connaissances sont accessibles, plus les possibilités de développement professionnel sont grandes. La gestion de la connaissance n’est pas figée dans le temps, elle doit-être considérée comme un actif qui doit vivre et évoluer dans l’entreprise. Il est également essentiel d'encourager une culture où les connaissances sont construites et vérifiées ensemble, ce qui est indispensable pour que les processus génèrent de la valeur. Les organisations doivent alors disposer de technologies permettant d'organiser, de vérifier et de transmettre efficacement les connaissances, le tout de manière sécurisée. 

La certification ISO de la gestion des connaissances

La norme ISO 30401: 2018 a pour objectif d'aider les organisations à développer un système qui favorise la création de valeur par la connaissance. Cela nécessite un engagement de la direction ainsi que des outils de mesure avec indicateurs pour quantifier la performance du système.

Mais attention, tout changement génère des risques, d’autant plus importants lorsqu'une seule personne est considérée comme experte dans un domaine et que ses connaissances n'ont pas été intégrées dans le système. Les avantages du partage des pratiques, des expériences et de l'apprentissage permettent de réduire le risque. D'autre part, la norme mentionne l'importance de la résolution de problèmes basée sur l'expérience. C'est l'un des nombreux avantages de la gestion des connaissances, elle favorise la prise de décision et oriente les actions à mettre en œuvre.

Les informations documentées sont donc l'une des exigences de cette norme.

Traditionnellement, les moyens d’accès à l’information étaient sous format papier ou bureautique, avec des processus de formation et d'autres informations connexes difficiles d'accès. Aujourd’hui, il existe désormais des plateformes numériques qui facilitent non seulement la réalisation du système, mais aussi l'obtention de la certification ISO.

La digitalisation peut-elle aider à la mise en place de la certification ?

Il ne fait aucun doute que la gestion des connaissances s’est accélérée grâce à la numérisation. Le digital aide en effet les entreprises à revoir leurs pratiques de gestion,  en centralisant l’information sur une seule et unique plateforme. Il s’agit d’exploiter les connaissances internes et externes des employés de l'entreprise tout en travaillant ouvertement avec toutes les parties prenantes. Le rôle des outils numériques est de traiter, stocker et communiquer efficacement les informations du système, en les rendant visibles pour l'ensemble de l'organisation. Une solution digitale doit-être ergonomique et intuitive. Elle permet entre autre d’obtenir :

• Des informations structurées, intuitives et centralisées ;
• Un accès personnalisé et sécurisé pour l'ensemble de l'organisation ;
• Une interconnexion aisée avec d'autres logiciels ;
• Une aide au travail en équipe dans la création et la diffusion des connaissances ;
• L’archivage des documents et de leur cycle de vie ;
• La possibilité de suivre, en temps réel, les indicateurs de performance.

La mise en place d’une certification est accessible à toute entreprise qui souhaite gagner en performance. Il est possible d’alléger les démarches au quotidien au moyen d'un outil digital tel que BlueKanGo. Le management, le suivi et le transfert des connaissances est désormais un réel levier économique.

Pour aller plus loin

> Demandez une présentation de BlueKanGo sur le management des connaissances