Grandes Entreprises : Comment homogénéiser ses pratiques QHSE internes ?

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Passé une certaine taille, organiser et manager devient complexe surtout lorsque l’entreprise est multi-sites, multi-filiales, multi-culturelles... avec des process de décisions hétérogènes. Qu’en est-il des processus QHSE ? Voici quelques conseils pour s’en sortir. 

 

L’organisation interne d’une entreprise ou d’un groupe peut être rapidement complexe. Rechercher à simplifier ses processus ou du moins à les harmoniser est un objectif partagé par de nombreuses directions QHSE pour éviter l’effet “usine à gaz”. Il est pourtant possible de s’appuyer sur un allié de taille : le digital. 

 

Une démarche de transformation digitale est structurante aussi bien d’un point de vue organisationnel qu’économique à condition d’accompagner ce changement. 



Avant tout changement interne : communiquer

 

La conduite du changement au sein d’un groupe, d’une entreprise, consiste à accompagner le développement d’un projet ou la transformation d’un process existant dans une optique d’amélioration continue. L’évolution des process n’est jamais une tâche facile, remettant en cause certaines habitudes de travail et obligeant les équipes à faire preuve d’adaptation. 

 

L’objectif pour l’équipe de management est de présenter simplement et clairement le projet à ses équipes, les raisons et les objectifs. Il est nécessaire de répondre aux interrogations des collaborateurs, de les rassurer, de leur présenter les démarches et les changements qui s'opéreront au sein de l’organisation. Ce travail de communication est primordial afin de rallier toutes les parties prenantes de l’entreprise à ce projet d’évolution, et surtout être présent pour répondre aux difficultés qui se présenteront.

 

Aujourd’hui les démarches d’amélioration continue convergent toutes vers un mode de gestion numérique, qui simplifie les démarches administratives et ouvre des perspectives d’évolutions infinies. Pour beaucoup d'entreprises, une transformation digitale est un réel challenge et nécessite un accompagnement des collaborateurs. 



Digitalisation pour homogénéiser

 

La digitalisation est un catalyseur pour homogénéiser les pratiques internes. Un processus digitalisé peut être dupliqué et déployé à l’échelle d’une organisation complexe. L’idée est donc en amont de bien penser son process avant de le transposer sur un outil digital. Voici quelques avantages non négligeables à digitaliser ses process :


  • Impliquer toutes les parties prenantes : En digitalisant un process (audit, gestion des non-conformités, certification...) il est possible d’offrir un accès aux collaborateurs, fournisseurs ou clients. Chaque partie est impliquée dans le process de manière personnalisée avec des droits d’accès à la solution en fonction de son profil.

  • Centraliser toutes les données : L’idéal est de centraliser dans un seul et même outil toutes les données (appuyez-vous sur une solution de gestion QHSE globale par exemple comme BlueKanGo). On évite ainsi la perte d’information, les redondances et cela assure aux collaborateurs des versions à jour de protocoles ou de documentation Qualité. La digitalisation permet la conservation et la traçabilité de l’information.

  • Simplifier la communication : La mise en place de workflows permet à chaque collaborateur de recevoir des alertes en temps réel, de remonter une situation dangereuse ou une non-conformité ou encore d’accéder à des protocoles à jour en permanence... indifféremment sur une tablette, un smartphone ou son ordinateur. On limite ainsi les échanges par emails et la multiplication des fichiers.

  • Gagner en réactivité : Une solution digitale est utilisable rapidement, sans ralentissement d’activité, ce qui est d’autant plus important en période de renouvellement de certification par exemple. L’outil digital doit reprendre la structure interne de l’entreprise, éventuellement la simplifier, mais ne jamais la révolutionner. Il doit également pouvoir communiquer avec d’autres systèmes afin de puiser automatiquement l’information là où elle se trouve.



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Digitaliser les pratiques QHSE : à quel niveau ? 

 

Pour de grands groupes avec une organisation complexe, la digitalisation peut paraître difficile et fastidieuse. Il est donc important de présenter les avantages que cela implique. Gain de temps, polyvalence des équipes et gain financier, oui l’outil digital est à portée de tous et peut révolutionner la dynamique d’un groupe, de filiales et d’une entreprise.

 

À l’échelle d’une entreprise

 

Tous les collaborateurs sont concernés : 

  • Les opérateurs sur le terrain sont en première ligne pour remonter un éventuel problème, situation dangereuse ou éventuel besoin là où ils se trouvent.
  • Le management intermédiaire peut envoyer ou notifier de nouveaux objectifs et consignes à ses équipes en temps réel.
  • La direction peut, via des outils statistiques, piloter l’activité avec des indicateurs à jour en permanence. 
  • Les riverains, fournisseurs ou les clients peuvent également avoir des accès adaptés pour répondre à des questionnaires de satisfaction par exemple. 

Le QHSE est l’affaire de tous, il est donc primordial d’apporter aux entreprises un nombre d’accès illimité pour leurs collaborateurs.

 

Dans un contexte multi-sites

 

Un système de management digitalisé peut être piloté avec un seul plan d’actions y compris dans des contextes multisites. C’est vraiment un gage de sûreté pour son organisation. Un outil modulable est indispensable, avec une plateforme générale pour le siège de l’entreprise par exemple et des plateformes secondaires gérées par chacun des sites secondaires, que ce soit en France ou n’importe où dans le monde. Chaque plateforme possède des droits d’accès aux bases de données indépendantes en fonction du besoin, et peuvent-être reliées les unes aux autres. Dans tous les cas, elles communiquent avec la plateforme “mère” qui recueille toutes les données en temps réel.

 

Le choix de la modularité permet de s’adapter à chaque type d’organisation et d’homogénéiser les pratiques. On gagne ainsi en polyvalence d’un site à l’autre, en cas de mobilité des équipes, et les données statistiques de l’ensemble des sites sont accessibles en quelques clics par le management et la direction.



À l’échelle du Groupe

 

A l’échelle d’un groupe, c’est le même principe qui s’applique. Une organisation adaptée au nombre de filiales et au nombre de sites est proposée. Droits d’accès et workflow sont également implémentés de manière plus complexe mais avec comme finalité de centraliser l’information et d'éviter la multiplication de fichiers bureautiques et d’emails, sources d’erreurs et de pertes de données.

 

Une solution digitale globale à l’échelle d’un groupe est une force organisationnelle et commerciale considérable, permettant une polyvalence et une mobilité accrue des équipes. Un directeur, un manager ou un salarié sera aussi à l’aise quel que soit l’entreprise du groupe car il connaît déjà les outils digitaux utilisés.

 

D’un point de vue communication et commercial, c’est l’avantage d’uniformiser les procédures, la documentation et la charte graphique, afin d’assurer une cohérence dans la stratégie du groupe. La solution digitale génère automatiquement des rapports formalisés. Un gain de temps indéniable pour des tâches administratives fastidieuses.

 

Enfin, d’un point de vue financier, faire le choix d'un outil unique digital est un gage d’économies. Investir dans une solution dédiée telle que BlueKanGo assure une simplification des process et donc des gains de productivité avec moins de travail administratif, de pertes de temps dans des échanges de fichiers ou de mails, un usage et un partage de savoir commun qui, à l’échelle d’un groupe assure des économies conséquentes.  



Dans le monde entrepreneurial, il est important de remettre régulièrement en question sa stratégie et ses process afin de rester performant et compétitif. Le digital est omniprésent. Il est primordial d’en faire un allié pour conduire votre organisation au plus haut niveau. Gain de temps, polyvalence et adaptabilité des équipes, travail à distance, autant de points clés qui vous démarqueront en homogénéisant les pratiques inter-sites et inter-entreprises et qui feront de votre organisation un modèle de qualité de vie au travail, de réussite et de durabilité.

Crédit photo : adobe stock

 

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