GMAO : Comment gérer efficacement les actifs et les contrôles périodiques

La gestion du parc matériel en entreprise représente une charge de travail importante. Gestion des stocks, contrôles périodiques, maintenance préventive et ordres de réparation, autant d’activités support nécessaires à la bonne marche et au maintien des activités. En pratique, il n'est pas toujours simple d’assurer un suivi de qualité, d’autant plus que les données sont souvent gérées par des services séparés. Une solution de Gestion de Maintenance Automatisée est un allié de taille pour des entreprises de plus en plus dépendantes d’équipements mécaniques et technologiques.

Qu’est-ce que la GMAO ? Quelles sont les difficultés rencontrées sur le terrain ? Quels sont les bénéfices opérationnels ? on vous explique.

Aujourd'hui, les entreprises regorgent d’équipements soumis à contrôle et maintenance périodique : véhicules de services, équipements mécaniques, installations électriques et de lutte contre l’incendie, outils et pièces détachées, Équipements de Protection Individuels et collectifs, la gestion des actifs demande une organisation rigoureuse. L’automatisation de ces tâches est un gage de qualité, de sécurité, mais également un levier économique pour prévenir toute défaillance et arrêt d’activité.

Qu’est-ce que la GMAO ?

La GMAO, ou Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur, est un système informatisé utilisé pour planifier, suivre et gérer entre autres les activités de maintenance au sein d'une organisation. Elle permet de rationaliser les opérations de maintenance en fournissant des outils pour la gestion des actifs, la planification des interventions, la gestion des pièces de rechange, la documentation des procédures de maintenance, et le suivi des coûts et des performances.

En utilisant une GMAO, les entreprises peuvent optimiser leurs processus de maintenance, réduire les temps d'arrêt non planifiés, prolonger la durée de vie de leurs équipements, et améliorer la gestion des ressources et des stocks. C'est un outil essentiel pour les organisations où la maintenance préventive et corrective joue un rôle crucial dans la disponibilité et la fiabilité des équipements, comme les secteurs de l’industrie, la santé ou le BTP.

Comment structurer sa GMAO ?

En premier lieu, pour être le plus efficace possible, un outil de GMAO doit-être bien réfléchi en interne. Il est nécessaire de dresser un état des lieux de l’existant, des lacunes rencontrées et des besoins constatés. A partir de là, il est possible de définir l’ensemble des solutions métier que l’outil va proposer. Des éditeurs de logiciel tel que BlueKanGo proposent des solutions de GMAO le plus opérationnel possible pour répondre aux besoins métier des entreprises.

L’expérience du terrain nous amène à optimiser les démarches internes sur trois volets : 

La gestion des fournisseurs

Qui dit gestion des actifs dit fournisseurs, dit conformité au regard de la réglementation et des exigences internes. La GMAO va aider les entreprises dans le suivi des prestations et de la qualité des produits fournis. L’idée est de rendre les différents outils dynamiques et accessibles de n’importe où et de n’importe quel support numérique. 

Trois bases de données complémentaires peuvent-être interconnectées afin de retrouver en quelques clics l'ensemble des documents et informations nécessaires. On retrouve : Les annuaires fournisseurs, le suivi des contrats fournisseurs et l’évaluation fournisseurs.

Dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) il est intéressant d’évaluer ses fournisseurs et les comparer entre eux pour tendre vers une démarche d’achats responsables. Il est possible de s’appuyer sur des bases de données externes pour ce travail, telles que ecovadis qui compare les entreprises sur leur performances RSE et le label de l’état français RFAR (Relations fournisseurs et achats responsables) qui “distingue les entreprises ou entités publiques françaises ayant fait la preuve de relations durables et équilibrées avec leurs fournisseurs.”

La gestion des EPI

Fournir des EPI gratuitement et adaptés aux activités est une exigence du code du travail. L’employeur doit donc permettre une gestion des stocks, une disponibilité et une formation adaptée qui nécessite une bonne organisation interne.

Un outil de GMAO est très intéressant pour permettre aux opérationnels sur le terrain de faire des demandes d’EPI à distance directement depuis leur smartphone. Le management intermédiaire et les gestionnaires de magasin pourront garantir la disponibilité et l’adéquation du matériel au regard des besoins du terrain par un catalogue d’EPI automatisé avec des alertes automatiques lorsque les stocks sont en baisse. La gestion des entrées des stocks et des sorties est donc simplifiée et optimisée pour une plus grande réactivité sur le terrain.

Le suivi des Équipements et de la gestion de la maintenance

La gestion des équipements en entreprise représente une lourde charge de travail et une difficulté opérationnelle majeure.

Les difficultés généralement rencontrées sont diverses :

• Localisation des équipements dans les locaux

En règle générale, les équipements sont stockés ou installés dans des locaux bien définis. Toutefois, au fur et à mesure que le temps passe et que le matériel est utilisé, ils finissent par être déplacés, ou les locaux transformés. Résultat, on finit par perdre leur trace et on ne les trouve plus lorsque l’on en a besoin. La problématique est notamment importante dans les établissements de santé avec du matériel partagé.

Un outil de GMAO nous permet de renseigner un annuaire des locaux à jour. Également, les équipements sont enregistrés, et chacun d’eux possède une fiche équipement dédiée. On y retrouve dans ces fiches :  

• le type d’équipement et leur emplacement, 
• les documents techniques liés, 
• les informations liées au fournisseur et à la marque, 
• le détail du contrat de maintenance, 
• les rapports de mise en service et les demandes de maintenance préventive et corrective. 

L’intérêt du numérique est de lier les bases de données entre elles (fiche équipement et rapports de contrôles périodiques) pour garantir une gestion documentaire centralisée, optimale. La maîtrise documentaire est d'ailleurs une exigence des normes ISO.

Pour aller plus loin, il est possible d’équiper les équipements mobiles (véhicules, chariots, brancards…) de capteur GPS pour les localiser et connaître leur disponibilité à l’instant T.

• Statut des équipements (en marche ou à l’arrêt)

Les équipements enregistrés sont généralement identifiés et contrôlés lors de la mise en service, mais il peut arriver dans de grandes entreprises que les équipements ne soient plus utilisés, hors service, ou évacués alors qu’ils sont toujours enregistrés comme actifs en entreprise. La situation inverse peut également se présenter où des équipements sont toujours en service alors qu’ils ont été rebutés lors de la dernière inspection.  

En pratique sur le terrain, pour éviter ce genre de problématique, il est possible de générer un QR code “équipement” pour chacun des équipements afin d’obtenir directement sur smartphone l’ensemble des informations enregistrées. On limite ainsi le risque d’utilisation d’équipements non-conformes ou à l’arrêt. En cas de doute ou d’inventaire, on a l’information directement en scannant le QR code. 

• Service après vente et relation fournisseur

Il est courant sur le terrain de devoir faire appel aux fournisseurs ou aux représentants de la marque pour optenir des conseils techniques. Si ces équipements sont vieux ou mal enregistrés, et les données fournisseurs/ prestataires inexistantes, il devient difficile de trouver des réponses à nos questions.

A nouveau, la centralisation des données liés aux équipements (fiches équipements) mais aussi aux fournisseurs (fiches prestataires) et aux contrats simplifie les démarches. Depuis le terrain on accède à ces informations et on peut joindre les représentants de la marque pour obtenir des conseils en direct en cas de panne ou de maintenance complexe. Les outils de visioconférence sont d'ailleurs très utiles dans ce contexte.

• Suivi des contrôles périodiques et de maintenance

Dans les établissements de santé, le BTP ou l’industrie, le nombre d’équipements soumis à un contrôle périodique et à une maintenance préventive peut être important. Installations électriques, sécurité incendie, équipements de levage, sous pression, machines outils, équipements de protection collective, un suivi rigoureux est nécessaire. Autrefois suivi sur fichier bureautiques à la main, il est désormais possible d’automatiser ces démarches administratives pour réduire le risque d’erreur et d’oubli d’équipement. 

Des alertes automatiques sont émises lorsque la date limite de validité approche, une demande de mise à l’arrêt peut être générée si l’équipement est en retard de contrôle ou si des travaux de mise en conformité sont nécessaires, alertant les responsables concernés et des demandes d’intervention peuvent-être réalisées depuis le terrain directement sur smartphone. 

Pour aller plus loin dans l’optimisation des démarches, un second QR code “maintenance” peut être généré et apposé sur un équipement pour déclencher automatiquement une demande de maintenance, avec l’ensemble des données liées à l’équipement déjà enregistrées.

L’ensemble des rapports d’intervention sont automatiquement archivés et rattachés à l’équipement concerné.

Encore très utilisé en entreprise, on comprend vite sur le terrain les limites des outils bureautiques lorsque l’on parle de missions opérationnelles et de réactivité. Perte de temps, recopiage de notes, duplication d’information, recherche de données techniques, stress lié à la gestion d’une grande quantité d’équipements et de demande de maintenance ou d’intervention, il est grand temps de se simplifier la vie. Des outils simples d’utilisation, accessibles à tous sont disponibles et vous accompagnent au quotidien. La GMAO représente un allié de taille dans la gestion du parc d’équipements et dans la mise en sécurité de vos installations.

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