5 consejos para obtener tu certificación

La implantación de una certificación en una empresa, sea cual sea, es un reto importante, tanto para la dirección como para el departamento de calidad y todos los empleados. Fuente de estrés y compromiso financiero con importantes apuestas políticas y comerciales, es importante saber adónde se va y plantearse las preguntas adecuadas.

¿Cuáles son los objetivos? ¿Por dónde empezar? ¿Qué apoyo hay que solicitar? Todas estas preguntas son esenciales antes de empezar.

Cualquier proceso de certificación, ya sea de Calidad-ISO 9001, Salud, Seguridad ISO 45001 y Medio Ambiente ISO 14001 o RSE ISO 26000, implica a todas las partes interesadas. Supervisión de la normativa, seguimiento de los requisitos, recopilación de datos, redacción de documentos, etc. Se trata esencialmente de trabajo administrativo que los responsables de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente están acostumbrados a realizar. Pero debemos tener cuidado de no subestimar esta carga de trabajo, que puede provocar retrasos significativos en la implantación y costes innecesarios. Para ayudarte en tus esfuerzos, aquí tienes nuestros 5 consejos experimentados para iniciar el proceso de certificación con tranquilidad.

1 - ¡No te precipites!

La implantación de una certificación requiere de un buen dominio de la normativa, un conocimiento profundo de todos los procesos de la empresa y competencias en gestión de proyectos y auditoría interna. Por tanto, este planteamiento no es trivial y requiere un apoyo adecuado para no hacer cualquier cosa y respetar el plazo de implantación con un plazo de auditoría de certificación. La definición del presupuesto global viene dictada especialmente por estos aspectos.

Hazte las preguntas adecuadas:

• ¿Está la dirección plenamente comprometida con el proceso?
• ¿Cuál es el objetivo de este proceso?
• ¿Puedo permitirme dedicar tiempo a este proyecto de certificación?
• ¿Tengo conocimientos suficientes?
• ¿Disponemos de los conocimientos necesarios?
• ¿Podemos liberar un presupuesto para "formación"?

Si vas a implantar una certificación, asegúrate primero de que tu dirección participa en el proyecto. Son ellos quienes inician un proceso de este tipo, no tú. No asumas solo la responsabilidad de un proyecto de este tipo. Si no te sientes capaz de asumir un proyecto de este tipo, por el motivo que sea, puedes recurrir a una empresa de consultoría externa, que sin duda tendrá un coste, pero te garantizará resultados y un plazo de implantación razonable.

Hay dos escenarios posibles: puedes recibir apoyo a lo largo de todo el proyecto sin dejar de participar en el proceso, o puedes delegar toda la implementación de la certificación.

2 - ¡Tomar distancia a lo establecido en la norma!

¡Ser riguroso sí, ser académico no!

Si tienes poca experiencia en este campo, quizá quieras estudiar la norma y cumplirla requisito por requisito. Si cumples los requisitos de una sección sin tener en cuenta el resto de la norma, y la siguiente sección trata de la gestión de las no conformidades en todo el proceso, no tienes más que empezar de nuevo para incluir este concepto. Una norma se compone de varios capítulos, la mayoría de los cuales están interconectados entre sí. Por lo tanto, es esencial estudiar la norma en su totalidad antes de embarcarse en ella.

Para ayudarte a hacerlo, existen herramientas digitales que te permitirán repasar cada requisito sin olvidar las interconexiones entre ellos. Esto facilita la autoevaluación antes de un simulacro de auditoría o de la famosa auditoría de certificación.

3 - ¡Optimiza la gestión de tus documentos!

La gestión de documentos es la base del sistema de gestión de la calidad. De hecho, las organizaciones han aprendido a lo largo de los años a basarse en los principios de garantía de calidad para promover la calidad de sus productos/servicios.

Cabe señalar que una mala gestión de la documentación es el error más frecuente en el contexto de la implantación de una certificación, o más generalmente en el contexto de una actividad de Calidad, HSE y RSE. Los problemas que se derivan de ello son: la dispersión de la documentación, la creación de duplicados e incluso la pérdida de determinada información.

Centralizar los documentos es la clave del proceso de certificación de una organización, especialmente cuando se trabaja en modo colaborativo. Es esencial centralizar y archivar las diferentes versiones de los documentos en un mismo lugar, para que cada empleado pueda acceder a ellos. Por ello, el apoyo de una herramienta digital puede ser de gran ayuda, para disponer de una plataforma colaborativa, con acceso dedicado según perfiles de usuario y nivel jerárquico.

4 - Sé razonable, ¡limita el número de indicadores!

Crear un cuadro de mandos y supervisar los indicadores (KPI de rendimiento y KRI de riesgo) es esencial para mejorar el rendimiento y trabajar en pro de la mejora continua. No se puede supervisar un gran número de indicadores al mismo tiempo. Tómate tu tiempo, empieza controlando unos pocos y, cuando los domines, desarrolla otros nuevos. Si trabajas con demasiados indicadores, corres el riesgo de crear una fábrica de gas en la que será imposible hacer un seguimiento de todo.

5 - ¡No subestimes el compromiso financiero!

Un proceso de certificación representa una inversión que requiere un compromiso financiero. Es necesario liberar medios y recursos para la ejecución del proyecto, poner en marcha la formación, desplegar acciones correctoras, etc. Por tanto, es importante tener en cuenta un margen de maniobra para anticipar la aplicación de medidas correctivas costosas y que no nos cojan desprevenidos ante un plan de acción ambicioso.

Recuerda que las medidas correctivas no son un gasto inútil, sino un paso importante en la búsqueda de la excelencia en tu sistema de gestión. Los costes de la falta de calidad pueden ser elevados, pero tus inversiones se amortizarán rápidamente. No descuide la estimación presupuestaria y, si es necesario, pida ayuda.

En conclusión, confía en ti mismo y no busques (demasiado) la perfección, sino la mejora continua. Un proceso de certificación no es un objetivo a alcanzar a pesar de la auditoría final, sino un proceso vivo y evolutivo que demuestra al auditor que la empresa está poniendo los recursos necesarios para garantizar el éxito del proyecto y el seguimiento de las acciones año tras año.

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