Mapa de Riesgos: los puntos clave para su implementación

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Toda organización, ya sea una institución de salud o una empresa, trata de minimizar sus riesgos. Para ello, el mapa de riesgos es una herramienta clave de gestión. Entonces, ¿cuáles son los puntos clave para su aplicación?

 

Según la HAS (Haute Autorité de Santé o Alta Autoridad de Salud en Francia), la definición del riesgo consiste en:

una situación no deseada con consecuencias negativas derivadas de uno o más acontecimientos cuya ocurrencia es incierta.

Para asegurar la implementación efectiva de su mapa de riesgos, es necesario seguir algunos pasos...

 

Mapa de riesgos: los pasos previos 

 

Antes que nada, recomiendo el uso de un diagrama de Gantt para monitorear la evolución del proyecto de mapa de riesgos. Esta herramienta se utiliza a menudo en la gestión de proyectos. Representa visualmente el progreso de las diferentes actividades de un proyecto.

 

  • a) Definir el perímetro y la documentación 

 

El primer paso es definir el alcance del mapa, es decir, definir un proceso preciso sobre el que trabajar. Al mismo tiempo, establecerá un grupo de trabajo multidisciplinario. Asegúrese de reunir a diferentes profesionales para tener diferentes puntos de vista (los puntos de vista difieren según el oficio y la posición que ocupen). 

 

Para entender el trabajo a realizar, una investigación documental sobre el proceso en cuestión puede ser una buena idea: análisis de informes anteriores, actas de reuniones, indicadores, no conformidades o eventos no deseados... Todos los elementos relacionados con el proceso ayudan a comprender cómo funciona el trabajo y a identificar más fácilmente ciertos riesgos. 

 

  • b) Observación en el terreno 

 

Para definir cada etapa del proceso en cuestión y para identificar los riesgos de cada una de ellas, es imperativo llevar a cabo investigaciones en el terreno. Observación y diálogo son las palabras clave. No dude en preguntar a los profesionales sobre sus prácticas. Son ellos quienes informan sobre los riesgos inherentes a su trabajo. 

 

 

Mapa de riesgos: ¿cómo desarrollarlo?

 

El mapa de riesgos proporciona una visión global de los riesgos críticos que podrían tener un impacto significativo en sus instalaciones. Resume los principales riesgos de calidad. Hay varios mapas establecidos para cada proceso.



  • a) Establecer la lista de riesgos 

 

Durante las reuniones con su grupo de trabajo, usted enumerará los riesgos más significativos. Una vez identificados estos riesgos, se pueden identificar las causas y consecuencias de cada uno de ellos.

 

La gravedad/frecuencia se evalúa sobre la base de escalas predefinidas. En el ámbito de la salud, por ejemplo, la Alta Autoridad de Salud ha definido una escala de cinco niveles. Para la gravedad, pasamos de Menor (nivel 1) a Catastrófico (nivel 5); y para la frecuencia, de Muy improbable (nivel 1) a Muy probable (nivel 5). 

Cuando multiplicamos la gravedad por la frecuencia, obtenemos una puntuación de criticidad.  

 

Para cada uno de sus riesgos, las medidas de control implementadas en el establecimiento deben estar asociadas a ellos. Dependiendo de los sistemas existentes en el establecimiento, es posible establecer un nivel de control de riesgos (que también se puede implementar en cinco niveles). 

 

  • b) Implementación del mapa de riesgos

 

El mapa de riesgos se realiza generalmente en forma de tabla. Cada línea representa un riesgo identificado. Para cada riesgo, encontramos todos los elementos asociados, como las causas/consecuencias, la gravedad/frecuencia/puntuación de criticidad, así como los sistemas de control implementados y el nivel de control asociado. 

 

Se utiliza un código de color, generalmente de verde (menos crítico) a rojo (más crítico) para hacer la tabla lo más visual posible. 



  • c) Apoyarse en la tecnología digital

 

Confiar en la tecnología digital y, en particular, en un software de Calidad/Gestión de Riesgos es una ayuda valiosa. Gracias a una herramienta dedicada, usted puede clasificar sus riesgos según los temas de la Alta Autoridad de Salud, por ejemplo (o a través de otros criterios preestablecidos, como los tipos de riesgos o los servicios afectados). 

 

Una herramienta digital es muy útil para obtener estadísticas de forma automática. Una vez establecido el análisis de riesgos, dispondrá de gráficos que ilustran la distribución de sus diferentes riesgos según sus criterios. Además, podrá crear alertas específicas. Por ejemplo, cuando se alcanza una cierta puntuación de criticidad en uno de sus riesgos, el personal interesado es alertado automáticamente por correo electrónico. Una vez hecho esto, resta aún definir el plan de acción a llevar a cabo.

 

¿Por qué vincular el mapa de riesgos con su Plan de Acción (digital)? 

 

Ha identificado ciertos riesgos dentro de su organización y ahora es necesario implementar acciones, particularmente en los riesgos más críticos (aquellos con un alto grado de criticidad y un bajo nivel de control). Aquí también, el uso de software dedicado es muy útil para correlacionar su mapa de riesgos con su Plan de Acción Global. Las acciones resultantes de su análisis de riesgos se implementarán de forma automática en su plan de acción.  



Por lo tanto, la elaboración del mapa de riesgos es una tarea compleja que implica comunicarse con diferentes partes interesadas para garantizar que no se omita ningún riesgo. Además, es un paso necesario en la implementación de un proceso de certificación (V2020 en el sector de la salud, por ejemplo). Para ayudarle, no hay nada como las herramientas digitales: le ahorrarán tiempo y le ayudarán a ser más eficiente.  

 

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