La Revisión por la Dirección de Calidad y HSE, ¿cómo prepararla?

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Para asegurar un sistema de gestión de Calidad y HSE eficaz en todo momento, es necesario verificar que los procesos sigan siendo adecuados y funcionan correctamente. Esta es la función de la Revisión por la Dirección. Muy bien, ¿pero cómo lo preparamos? ¿Y cuáles son las implicaciones? 



Revisión por la Dirección: objetivos


La Revisión por la Dirección es un requisito de varias normas ISO. He aquí un extracto de la norma ISO 9001, capítulo 9.3 sobre la revisión de la gestión:  

 

La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización..


Puede ser una reunión anual o semestral. Su objetivo es elaborar un informe general del enfoque de la Calidad y HSE con la dirección e informar sobre la eficacia del sistema de gestión de la misma. El interés es tomar las decisiones necesarias si así se requiere.


Es importante tener en cuenta que hacer la Revisión por la Dirección pone en tela de juicio la situación actual de la organización, al mismo tiempo que moviliza e involucra al comité de gestión en el proceso. Representa una oportunidad para que los gerentes intercambien sus diferentes puntos de vista sobre la estructura actual de la organización de la Calidad y HSE en la organización.


La Revisión por la Dirección incluye las diferentes cuestiones relacionadas con el contexto interno (nuevos productos, cambios organizativos, cambios de personal, etc.) y el contexto externo (expectativas de los clientes, cambios en la competencia, regulaciones, etc.).



¿Cómo organizar una Revisión por la Dirección?


Organización ascendente


En primer lugar, se trata de definir a los participantes así como la duración de la reunión:

 

Participantes

  • -  el moderador (el gerente de Calidad y HSE o la gerencia);
  • -  controladores de proceso;
  • -  el Comité Ejecutivo.

Duración: 1H30-2H00 (¡2H máximo!)


Antes de realizar la Revisión por la Dirección, deberá llevar a cabo una preparación rigurosa y estructurada. Reúna a sus controladores de procesos mediante revisiones de procesos y obtenga la mayor parte de información referente a sus áreas. Esos son los datos con lo que se nutrirá el análisis que se hará en la Revisión por la Dirección. 

 

Como principio básico, es importante evitar presentar complejas tablas numéricas y utilizar una terminología poco comprensible..... Utilice una presentación con gráficos más visuales que expliquen los datos e ideas a comunicar.


Algo que le será de gran ayuda es tratar de anticipar las posibles dudas o inquietudes y preparar argumentos positivos. Aquí están los diferentes datos de entrada que constituirán su Revisión por la Dirección y que tendrá que preparar: :

  • Resultados de las auditorías internas/externas ;
  • Riesgos y oportunidades ;
  • Estudios de satisfacción de clientes ;
  • No conformidades y reclamaciones :
  • Indicadores de rendimiento ;
  • Situación de las acciones correctivas desde el último examen ;
  • Análisis de posibles cambios ;
  • Sugerencias de mejora.

 

Pero tenga cuidado, el propósito aquí no es hacer una lista de todas las quejas de los clientes una por una, más bien se trata de resumirlas. Este resumen debe ser presentado a la gerencia antes de la reunión.

 

La mayoría de las sugerencias de mejora serán hechas por la dirección, que habrá sido informada de cada resumen elaborado.

 

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Durante la presentación de la Revisión por la Dirección


Durante los primeros treinta minutos, tómese el tiempo para presentar los resultados y discutirlos. El resto de la reunión se dedicará a trabajar sobre cuestiones que se encuentren actualmente siendo procesadas o sobre algún tema específico.


Recuerde: ¡Sea incluyente! Utilice los términos "nosotros" o "nuestros" con regularidad para transmitir sus mensajes. La participación de todos los involucrados también es esencial. Se trata de valorar los éxitos, explicar los fracasos y proponer ideas para mejorar.


Al final de la reunión, debe poder establecer una lista de la información de los datos de salida :

  • Estructura del sistema de Calidad y HSE;
  • Posibles modificaciones con respecto a las expectativas del cliente;
  • Posibles cambios en la política y los objetivos;
  • Asignación de los recursos necesarios.

Informe de la Revisión por la Dirección.


Se trata de escribir un resumen "en caliente", es decir, con la información que se generó al momento de la reunión, que incluya las decisiones que se han tomado y las acciones que hay que emprender. La supervisión del plan de acción global es esencial: servirá de base para la próxima revisión de la gestión.


Por lo tanto, la clave del éxito al hacer la Revisión por la Dirección radica en su preparación inicial, que debe ser exhaustiva y organizada. Este tipo de reuniones es un lugar ideal para que los distintos empleados compartan sus objetivos.

 

Saber más:

 alinear el sistema de Calidad y HSE  y la estrategia