3 criterios esenciales en la elección de un software de Calidad y HSE

La transformación digital se ha intensificado en los últimos años. Esta tendencia se ve acompañada de una gran variedad de actores y soluciones, incluso en los áreas de calidad, salud, seguridad y medio ambiente (QHSE) ¿Cuáles son los criterios fundamentales para elegir una solución en 2020? He aquí un resumen sobre este tema.

Si bien las herramientas ofimáticas y los intercambios de archivos por correo electrónico siguen estando bien establecidos en la vida cotidiana de algunas entidades públicas y privadas, estos usos han mostrado sus límites y tienden a desaparecer en favor de las soluciones adaptadas. Muchos actores de la industria de TI lo han comprendido y han tratado de posicionarse en los últimos años. Han desarrollado alternativas que son más o menos satisfactorias, robustas o seguras.

Sin embargo, algunas soluciones cumplen con todos los criterios de esta transformación digital. La ambición de la empresa es siempre mejorar su rendimiento. “Rendimiento” una palabra genérica que se traduce en acciones concretas como la automatización de tareas repetitivas o de bajo valor añadido o la implementación de un sistema de recogida automatizado de los valiosos DATOS y su procesamiento. El surgimiento del SaaS (Software-as-a-Service) contribuye significativamente a esta búsqueda de rendimiento. Rindamos homenaje a los actores pioneros en este sector (como BlueKanGo en Francia).

Así que pongámonos en los zapatos de los usuarios. La elección de una solución se convierte en un recorrido desgastante a causa de las múltiples ofertas de las nuevas empresas digitales en el camino. Sólo tiene que echar un vistazo a su motor de búsqueda favorito para verlo. Aquí hay tres criterios para ayudarle en su reflexión y ver con mayor claridad.

Criterio 1: El dúo ganador: autonomía / agilidad

La autonomía es un criterio fundamental. Elegir una solución no debe significar estar atado con el desarrollador. Cuántas empresas utilizan desarrollos específicos realizados internamente o externalizados. Estos desarrollos a medida son a menudo sinónimos de una solución rígida. Cualquier cambio o adaptación requiere que se recurra al departamento de TI, que ya está ocupado respondiendo a una demanda interna creciente o asegurando un sistema de información que se ha vuelto complejo con el tiempo. En el caso de una empresa de servicios, estas solicitudes suelen significar un costo suplementario.

En 2020, se necesita autonomía. Usted debe ser capaz, si lo desea, digitalizar este o aquel proceso sin pasar por el código informático (y su departamento de TI). La respuesta está en la capacidad de configuración de la herramienta. Para ello, opte por soluciones profesionales construidas alrededor de una arquitectura altamente personalizable. En efecto, es la solución la que debe adaptarse a sus procesos y no al revés. Cuanto más autónomo sea en su departamento, más ágil y reactivo será, lo que es esencial en la era digital.

Por supuesto, para obtener esta autonomía, es esencial al principio confiar en que el desarrollador y su equipo se pongan en marcha rápidamente y eviten tiempos de implementación demasiado largos. Algunos desarrolladores confían en ingenieros expertos en el dominio de la Calidad y HSE para la configuración y la formación. Esto aporta una verdadera dimensión profesional que facilita los intercambios.

La autonomía también significa beneficiarse de condiciones contractuales claras de cancelación, definidas desde el principio para evitar cualquier retroceso prohibitivo en caso de retirada. Lo ideal es recurrir a un desarrollador que no obligue un período de contratación.

Criterio 2: Pensar en lo "Global"

Para la empresa (y el departamento de Calidad y HSE), es complejo gestionar múltiples contratos con desarrolladores de TI y start-ups. Esto implica una multitud de aplicaciones en todas direcciones que no se comunican entre sí o con el Sistema de Información. Por lo tanto, es esencial enfocar su estrategia de adquisición, en la medida de lo posible, en una solución digital global que cubra todas las áreas y los procesos de Calidad y HSE.

Además, tanto en lo digital como en el área de Calidad y HSE, la digitalización es NEGOCIO DE TODOS. La digitalización sólo funciona si participan todas las partes interesadas. El departamento de Calidad y HSE está implicado principalmente “en” y “para” todos los empleados así como los subcontratistas, clientes, socios... En efecto, no puede haber una parte de la empresa digitalizada y otra parte aún en papel o en herramientas ofimáticas, que requieran el intercambio de archivos por correo electrónico...

Finalmente, durante la contratación, mantenga el reflejo de lo "Global". De hecho, los errores que se citan a menudo al adquirir una solución son un contrato que no es claro, que tiene costos ocultos, con un "paquete de formación" mal adaptado, desarrollos informáticos específicos, costos extras de interfaz con el Sistema Informático que se añaden a medida que avanza el proyecto. Para superar estas dificultades, le recomendamos elegir un servicio integral (suscripción mensual, configuración, formación, asistencia). Cada vez son más los desarrolladores basados en el sistema SaaS quienes ofrecen este tipo de fórmula.

Criterio 3: Una tecnología infalible

El tercer criterio a tener en cuenta es, por supuesto, la tecnología propuesta. Es necesario garantizar que la solución cumpla con las normas actuales. Un "must have" en 2020 sería, por ejemplo, tener una solución que responda a las situaciones de movilidad inherentes a las profesiones de Calidad y HSE. Cuando pensamos en movilidad, estamos hablando de una plataforma que es accesible independientemente del medio utilizado internamente: ordenador de escritorio, computadora portátil, tableta o smartphone. Esto implica que la herramienta debe ser "responsiva". Esto significa que la plataforma se adapta automáticamente a la pantalla desde la cual se le consulta.

La movilidad significa accesibilidad y, por lo tanto, es necesaria una herramienta que se pueda utilizar en todas las condiciones de trabajo, como en zonas blancas o ATEX. Para ello, al igual que Google, será necesario asegurarse que el desarrollador ofrece un modo "desconectado" para superar los problemas de conexión en el terreno, con sincronización automática de datos cuando se restaure la conexión. Las aplicaciones para descargar en tienda están ahora disponibles para una mayor comodidad y una mejor experiencia de uso.

Finalmente, para ir más lejos, el hecho de tener un generador de aplicaciones es una ventaja definitiva. Es, en efecto, la posibilidad de "digitalizar" los procesos por sí mismo y de responder a una demanda interna con total autonomía. También asegúrese de comprobar la capacidad de la herramienta para interactuar con el sistema de información (las famosas APIs). La herramienta debe ser capaz de intercambiar y recuperar información de forma automática para evitar ingresar a cuentas de manera repetitiva o realizar manipulaciones innecesarias.

Otros criterios son obviamente importantes, como el apoyo, la asistencia o la seguridad, pero ya forman parte de los requisitos previos y los servicios que se deben esperar de un desarrollador. Ahora que tiene conocimiento de todos los elementos, solo le resta tomar la decisión correcta.