ISO 45001, descifrado tras 3 años de transición

En marzo de 2018, se publicó la tan esperada norma ISO 45001 de "Sistemas de gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo" que sustituye a la OHSAS 18001. La norma ISO 45001 v.2018 es la primera norma internacional sobre la Salud y Seguridad en el Trabajo. Con un objetivo de transición de tres años, 2021 marca el final de la OHSAS 18001.

¿Cuáles son los puntos importantes de esta norma? ¿Qué debemos recordar? ¿Cómo simplificar el proceso de certificación? En este artículo hablaremos sobre eso.

ISO 45001: una norma distinta pero con la misma base

Se trata de una nueva norma y no sólo de algunos cambios o actualizaciones basadas en la OHSAS 18001 que ya fue publicada. La esencia completa de la norma es diferente y ahí es donde reside su novedad. Mientras que la OHSAS 18001 se mantiene al margen de las exigencias que se encuentran alrededor de la gestión de la SST, la ISO 45001 va mucho más lejos.  Esta norma no se limita a enlistar una serie de requisitos, sino que busca crear una cultura de la SST con base en la certificación. Garantizar que los lugares de trabajo sean seguros y cumplan con los estándares de salubridad, evitar los accidentes y enfermedades en el lugar de trabajo y mejorar continuamente el desempeño de la SST, son los puntos clave a considerar para certificarse con la ISO 45001. Podemos decir que ya no es suficiente contar únicamente con un sistema de gestión, es necesario que exista una cultura en la empresa que gire entorno de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.  

Algo que les gustará a las empresas que tienen muchas certificaciones, es que estar certificados en ISO 45001 no significa sustituir un sistema de gestión que ya esté en funcionamiento. Esta norma se desarrolla sobre la base común de la ISO 9001 y la ISO 14001 versión 2015.  Las empresas pueden utilizar varios recursos que ya funcionen dentro de su operación como es el caso de su PDCA, procesos y la información que ya tienen documentada. La SST no es una norma que funcione por sí sola, sino que busca integrarse dentro de la estructura de las organizaciones ya certificadas.

El liderazgo como un punto clave

Mientras que la OHSAS 18001 se centra en la importancia del compromiso de los puestos de dirección, la ISO 45001 exige compromiso y participación de  los empleados en todos los niveles de jerarquía. Entre otras cosas, esta norma establece la necesidad por parte de los directivos de proteger a todos los trabajadores creando un informe de riesgos, peligros,  problemas y de oportunidades. En resumen, los puestos de dirección no sólo tienen la tarea de informar sobre las políticas sobre la SST, sino que ellos mismos deben convertirse en promotores y actores principales de su práctica cotidiana.

ISO 45001: Las novedades

Debido a que esta norma utiliza las bases de otras ISO, la verdadera novedad que la distingue es la forma en la que se desarrolla en su contexto. Por eso, se estructuran de manera clara sus objetivos internos y externos, así como sobre qué áreas trabaja (además de los trabajadores) y el perímetro de aplicación del sistema de gestión que la rige, que se sigue determinando por la norma ISO 45001. Las empresas que cuentan con muchas certificaciones ya tienen incorporada esta exigencia. Hay que tener en cuenta que muchas de las características y problemáticas que se resuelven con certificaciones de Calidad y Ambientales no necesariamente se ajustan a los requisitos de la Salud y la Seguridad en el Trabajo. Es necesario hacer un análisis exhaustivo para adecuar y resolver las problemáticas especiales que este contexto requiere.

La novedad de la que “todo el mundo habla” es la obligación de las empresas de consultar y hacer participar a todos los trabajadores y sus representantes de manera activa y constante en la toma de decisiones en lo relacionado a la SST. Esto es algo que ya se presentaba en la norma OHSAS 18001, sin embargo no lo determinaba con tanta claridad, ya que sólo establecía que era necesaria la participación de los trabajadores, los consultores y subcontratados sin especificar de qué manera.  La norma ISO 45001 remarca de forma especial a los trabajadores que no son supervisores de área. Establece la importancia de consultarlos en la toma de decisiones que mencionamos con anterioridad a lo largo de 9 párrafos, así como los temas referentes a su participación a lo largo de 7 párrafos. Esta norma involucra a todos los niveles jerárquicos en la participación de las exigencias que forman parte del contexto de la SST.

La última gran novedad, es que el sistema de gestión de la SST no se limita a tomar en cuenta los riesgos y los peligros para los trabajadores, sino que toma en cuenta las oportunidades, por lo tanto, es responsabilidad de la organización identificar los peligros y evaluar los riesgos y oportunidades para la SST. Aunque este punto es común con otras ISO, la norma ISO 45001 no menciona el SWOT o análisis DAFO, sin embargo tiene muy presente las oportunidades para mejorar el desempeño de la SST así como su sistema de gestión, es por eso que debido al contexto tan específico, los multi certificados no lo abarcan. La evaluación de las oportunidades tendrá que ser revisada para adaptarse a las necesidades de la SST. A diferencia de la ISO, que abordó rápidamente los riesgos y peligros en un sólo párrafo, cada punto se detalla aquí en un párrafo separado con requisitos particulares. De esta forma, la norma deja claro que requiere de un proceso específico para las oportunidades.

De forma más general, la norma ISO 45001 retoma todos los puntos abordados por la OHSAS 18001, además de algunas otras novedades. Lo que la caracteriza es que los párrafos se han rediseñado para ir acompañados de expectativas y requisitos precisos para cada tema. Este es el caso, por ejemplo, de las actividades operativas.

¿Cómo simplificar su proceso de certificación? 

Como suele ocurrir cuando hacemos frente a un proceso de regulación o certificación, es necesario un gran trabajo administrativo para hacer un balance de la situación existente, centralizar los datos y establecer nuevos objetivos cuantificables.

Esta carga administrativa, que requiere mucho tiempo, se puede reducir con una herramienta digital. La digitalización de los procesos es LA solución para un proceso de certificación sereno y eficaz, que le proporciona un innegable ahorro de tiempo y comodidad de trabajo. He aquí las importantes ventajas de una herramienta digital :

• Centralización y mutualización de la información en una única plataforma para evitar la redundancia y la pérdida de información
• Acceso individualizado y seguro con derechos de acceso específicos por perfil para que cada persona a su nivel pueda participar en el proceso
• Interconexión entre la herramienta y las bases de datos externas para que cada herramienta de la empresa se alimente y actualice entre sí (CRM, SIRH, LDAP...)
• Establecimiento de un calendario provisional (por ejemplo, diagrama GANTT) y de indicadores de rendimiento
• Alimentar el plan de acción global
• Integración de flujos de trabajo o workflows para alertar a cada parte interesada en tiempo real de una acción a realizar

La herramienta digital en un proceso de certificación es más que una herramienta, es una verdadera guía para revisar todos los capítulos de la norma sin riesgo de omisión o redundancia, y ello a través de una plataforma estructurada e intuitiva.

Con la ambición de integrar a todas las partes interesadas, incluida la alta dirección, en los procesos de salud y seguridad ocupacional, la ISO 45001 hace la audaz apuesta de inculcar una sólida cultura de Calidad y HSE en cada empresa. Sin embargo, hay que tener cuidado de acompañar a sus colaboradores de forma adecuada. Para movilizar a toda la empresa, un proceso de transición debe ir acompañado de una verdadera "gestión del cambio" y no imponerse.