Director administrativo y financiero: Los procesos de gestión como palanca de optimización de costes

El Departamento Administrativo, Financiero y Jurídico tiene la difícil tarea de supervisar y asegurar la salud financiera de la empresa para mantener su nivel de rendimiento y competitividad en el mercado.   Calidad de la producción, reducción de accidentes, ahorro de energía, todo es posible cuando se trata de optimizar los costes sin debilitar las operaciones.

Dirección Financiero y departamento de Calidad y HSE: sesgos comunes

Más vale prevenir que lamentar es un dicho que pocas empresas contradicen. Tanto desde el punto de vista financiero como de la gestión de riesgos, todo el mundo está de acuerdo en que un riesgo medido y controlado es esencial para el desarrollo de la empresa. ¡Pero hay que saber anticiparse !

Dificultades financieras, inflación de las materias primas, descenso del poder adquisitivo, la crisis de Covid-19 han puesto a prueba a las empresas. El departamento de Calidad y HSE puede ser un verdadero activo para auditar, analizar y redefinir las necesidades de la empresa, así como, optimizar los procesos y recursos. El objetivo es sencillo: lograr el cumplimiento de la normativa y el bienestar en el trabajo para mejorar el rendimiento, reducir los accidentes y el absentismo laboral. 

La digitalización de los procesos de gestión, un beneficio económico poco conocido

La digitalización no es sólo una cuestión de comunicación, de visibilidad en la web o de disponer de un departamento informático eficaz, sino que también es una forma de mejorar la gestión diaria y optimizar los costes.  Por ejemplo, la digitalización de los procesos de gestión es un paso en esta dirección y ayuda a controlar los riesgos de reducción de la productividad y las pérdidas financieras, que son un caballo de batalla para todos los departamentos. 

En un mundo que cambia rápidamente, los comités de dirección y los consejos de administración tienen que tomar cada vez más decisiones estratégicas que transformen sus empresas. El objetivo es, por supuesto, mejorar el rendimiento y aumentar los márgenes mediante la aplicación adecuada de nuevos procesos. La digitalización de los procesos de gestión puede proporcionar información vital a los departamentos financiero y jurídico, reducir los riesgos financieros asociados a las nuevas operaciones y optimizar la asignación de recursos para cumplir los objetivos financieros.

Revisión de documentos y gestión administrativa, cuidado con la redundancia

El Director Administrativo y Financiero es responsable de definir y aplicar los principales sistemas de control de la empresa, en particular a través de los procedimientos e indicadores que permiten informar a la dirección. En base a la normativa vigente, el responsable de Calidad y HSE debe garantizar una revisión diaria de los documentos. Algunos documentos y procedimientos se entrecruzan con los de producción, recursos humanos o finanzas, por ello es mejor optimizar los procesos internos y trabajar juntos.

El control de las cotizaciones de Accidentes de Trabajo/Enfermedades Profesionales, ¡una fuente de ahorro!

No hace falta recordar que los accidentes de empresa pueden resultar muy costosos. Por ejemplo, en 2019 en Francia hubo 66 millones de jornadas no trabajadas por accidentes, lo que equivale a 280.000 empleos a tiempo completo.

Además de los costes directos de la falta de productividad o de los daños en los equipos a raíz de un accidente, la empresa paga contribuciones anuales a la caja del seguro de su sector de actividad. La tasa de cotización se calcula en función del tamaño de la empresa y de su siniestralidad o la de su sector de actividad. El empresario paga la indemnización del primer día y la complementa con el 90 % del salario bruto durante los primeros 30 días y luego con dos tercios del salario bruto hasta el final del paro de trabajo.

Tras el primer confinamiento, se observó un aumento de los accidentes, sobre todo en el sector de la construcción, donde era necesario recuperar los retrasos en las obras, a veces en detrimento de las instrucciones de seguridad o del bienestar de los empleados agotados.

Por lo tanto, al Director Administrativo y Financiero le interesa trabajar conjuntamente con el Director de Calidad y HSE para controlar los accidentes y los costes inherentes. Por ejemplo, un control minucioso de los tipos de cotización y de las cifras facilitadas por la CPAM (Caisse primaire d'assurance maladie), equivalente del Sistema Nacional de Salud (SNS) en España revela algunos errores extremadamente costosos, que pueden ascender a varios miles o incluso varios millones de euros al año en el caso de los grandes grupos.

Calidad y HSE, Producción, Recursos Humanos, todos juntos para mejorar el rendimiento

Todos los temas que a veces no se tomaban en serio hace unos años, como la calidad de vida en el trabajo, los riesgos psicosociales o el riesgo de « Burn-Out » o síndrome del trabajador quemado, son ahora más que nunca una palanca de rendimiento. Esto es lo que destaca la ISO 45001 al introducir el bienestar de los trabajadores, la gestión de riesgos, oportunidades y la calidad de vida laboral.

Los empleados que se sientan bien consigo mismos y con su trabajo serán el motor de la empresa y utilizarán sus habilidades para mejorar la producción y la calidad, y estarán atentos a su propia seguridad y a la de sus compañeros. El absentismo, los paros y la rotación en la empresa, que son las principales fuentes de improductividad y riesgo financiero, disminuirán entonces y la imagen de marca de la empresa mejorará.

Reducción de los trámites administrativos, seguimiento de las anomalías, información sobre el terreno en tiempo real, control automatizado de las declaraciones y los tipos de cotización... La tecnología digital ahorra tiempo en el día a día y multiplica las fuentes de ahorro, lo que, en última instancia, conduce a una mejor asignación de los recursos.

La optimización de los procesos a través de las herramientas de digitalización no sólo impulsa el rendimiento de la empresa, sino que también permitirá al Director Financiero reducir los costes organizativos y operativos, así como, aumentar los márgenes. Y aquí también, el departamento de Calidad y HSE es un verdadero apoyo.

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