La Digitalización de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente (QHSE) : ¿cómo hacerla ?

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La digitalización de sus procesos de Calidad y HSE (Quality, Health, Security, Environment en inglés) o  Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente es esencial para ganar en efectividad, eficiencia y liberarse de los archivos de ofimática e intercambios de correo electrónico, ahorrando tiempo en su trabajo. Para ello, es imprescindible avanzar paso a paso / proceso a proceso en la digitalización. He aquí hay algunos consejos para empezar.

 

Digitalización de Calidad y HSE : Los pasos previos

     1) Evaluar la situación actual de su sistema de información

En primer lugar, se trata de hacer una evaluación de la situación existente. ¿Qué soluciones existen dentro de su organización? ¿Cuáles son las más utilizadas? ¿Tiene un ERP (Enterprise Resource Planning), un software HRIS (Human Resource Information Software)?

 

En esta evaluación, es esencial entender cuáles son los datos clave para su negocio y cómo recuperarlos. La solución de digitalización elegida reemplazará sus herramientas existentes y facilitará la retroalimentación en el terreno. Sin embargo, algunos datos tendrán que ser extraídos de otros softwares. Así que antes de empezar, le recomiendo que compruebe las posibilidades de interfaz con su software existente. Un punto clave para evitar recopiar datos innecesariamente en su proyecto de digitalización.

 

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Recomendado para tí. Descarga de forma gratuita la infografía : “Digitalización de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente (QHSE) : ¿por dónde comenzar? ”

         2) Establecer una lista de los problemas de Calidad y HSE

Luego, se trata de establecer una lista de sus problemas de Calidad y SHE, así como un orden de prioridad. ¿Cuáles son las principales dificultades de mi trabajo cotidiano? ¿Cuáles son los proyectos prioritarios de este año? Tómese el tiempo para pensar en todas estas preguntas.

 

El papel de una herramienta digital es sobre todo facilitar su trabajo diario.

También es esencial preguntar a sus colaboradores sobre sus propios problemas en el terreno. Usted será uno de los principales usuarios de la solución. Sin embargo, no olvide que el ámbito de la Calidad y HSE es asunto de todos y que cada colaborador tiene un interés potencial en acceder a la solución. Si las tabletas/los smartphones facilitan la entrada de información en el terreno, la herramienta debe ser lo más intuitiva posible para no perder tiempo en el entrenamiento de utilización del software. De hecho, lo más difícil será quizás el acompañamiento del cambio y la adopción de la solución por los más reacios.   

Usted se ha encargado de establecer una evaluación de su sistema y de tomar en consideración sus problemas así como los de sus colaboradores.

Pero ahora la pregunta es: ¿por dónde empezar?

 

 

Aquí un ejemplo de un posible escenario de digitalización de Calidad y HSE.

         1) La GED (Gestión Electrónica de Documentos)

Para que su sistema de Calidad sea lo más eficiente posible, una GED estructurada es un "must have".

 

¡ No hay nada peor que darse cuenta en medio de una auditoría de que la versión de un procedimiento de terreno está obsoleta !

Gracias a la tecnología digital, siga el ciclo de vida de sus documentos directamente en la herramienta. Tiene un historial completo de las modificaciones realizadas. Una vez digitalizada la GED, es el momento de asociar todos los tipos de documentos(procedimiento/registro/instrucción) con las diferentes aplicaciones de la herramienta. 

         2) El plan de acción global

 

El plan de acción es el centro de su sistema de Calidad y HSE. Le permite seguir regularmente las acciones a tomar y a su vez mejorar de manera continúa su sistema. Digitalizar su plan de acción significa ofrecer un mejor intercambio de datos dentro de su organización. Cada colaborador sigue las acciones que se le asignan. Principalmente es alertado cuando una de ellas expira.

 

Una vez digitalizado el plan de acción, las acciones resultantes de sus futuras auditorías/visitas (o el seguimiento de sus no conformidades/ desviaciones) se cargan automáticamente en el plan de acción global sin tener que volver a introducir cada acción.

 

         3) La gestión de auditorías/visitas de seguridad 

 

El papel es un problema a la hora de realizar auditorías o visitas. De hecho, es sinónimo de muchas transcripciones (¡y por lo tanto de riesgos de pérdida de información!).  Equipado con una tableta y/o un smartphone, puede utilizar sus formularios digitalizados directamente en el terreno, incluso sin conexión a internet (modo "offline"). Usted tiene la posibilidad de consultar sus procedimientos ya cargados en la herramienta (a través de la integración previa de la GED).

 

Una vez finalizada la auditoría, el informe en formato PDF se genera automáticamente y se envía a sus empleados por correo electrónico. En su plan de acción global encontrará las diferentes acciones resultantes de la auditoría/visita en cuestión.

 

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Recomendado para tí. Descarga de forma gratuita la infografía : “Digitalización de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente (QHSE) : ¿por dónde comenzar? ”

         4) El seguimiento de las no conformidades/desviaciones

 

Aparte de llevar a cabo auditorías/visitas, como personal de Calidad y HSE, a veces es difícil tener todo bajo control. A veces se nos escapan los acontecimientos que tienen lugar en el terreno. Un ejemplo muy simple: fallo de una de las líneas de producción, las hojas de no conformidad/desviaciones no están disponibles en el taller. Los empleados no transcriben la información en papel. La línea se reinicia sin que el departamento de Calidad y HSE sea informado del fallo.

 

Un formulario digitalizado habría permitido a sus colaboradores de terreno introducir información directamente en la tableta en tiempo real sin tener que imprimir nuevas hojas de no conformidad o llamar al departamento de Calidad y HSE. A través de un correo electrónico, se le avisa del fallo de línea que se produce en el terreno y de las medidas correctivas que ha implementado el responsable del taller.

 

¿Digitalizar sobre la marcha o todo en una sola etapa ?

 

Como se mencionó anteriormente, algunos procesos deben ser digitalizados con prioridad. Y hoy en día, la mejor manera de lograr esta transición digital es ir paso a paso. Por ejemplo, empiece por digitalizar la GED y el plan de acción, luego las auditorías. Las fórmulas propuestas por los editores de Calidad y HSE se adaptan a su petición y a su trabajo (ver el artículo sobre los 3 criterios esenciales en la elección de un software de Calidad y HSE).

 

Además, cuanto más crezca su estructura, mayor será la necesidad de digitalización: la solución deberá adaptarse a estas nuevas demandas. La digitalización facilitará la gestión de su sistema, especialmente en contextos multisitios.

Ahora tiene todas las cartas en mano para llevar a cabo su proyecto de digitalización. Asegúrese de definir sus prioridades y no dude en ir gradualmente para no arriesgarse a perderse en el proceso.

 

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