¿Por qué digitalizar sus procesos de Calidad y HSE?

No existe una definición única de la transformación digital. De hecho, todo depende del contexto de la empresa. Por lo tanto, la verdadera cuestión es : ¿cuáles son las razones que requieren ser abordadas? Como personal de Calidad y HSE, le comparto algunas respuestas para ayudarle. 

¿Conoce usted el « ATAWAD »?

Porque las personas y los objetos están ahora totalmente interconectados e interactúan muy fácil y eficientemente entre sí gracias a la Web.

El término « ATAWAD » (Any time, anywhere, any device en inglés) lo simboliza. El individuo tiene la capacidad de conectarse en cualquier lugar, en cualquier momento, en cualquier medio o terminal utilizado. Los colaboradores lo hacen fuera de la empresa por una mejor calidad de vida, de la misma forma deben ser capaces de hacerlo con y dentro de su empresa para un mejor rendimiento laboral. Y mucho más en el ámbito de Calidad y HSE (SHA), que se hace en el terreno, a diferencia de la contabilidad, por ejemplo.

4 razones para digitalizar su empresa

1- Para romper un círculo vicioso

En efecto, cuanto menos digitalice, más papeleo y archivos Excel tendrá, y entre más archivos y papeleo tenga, así también tendrá menos tiempo para digitalizar.... La herramienta digital comparte datos entre los diferentes colaboradores. ¿Su propósito? Liberarle de algunas de las tareas asignadas a sus pilotos para el monitoreo en tiempo real.

2- El reto de la proactividad

El desempeño en la gestión de Calidad y SHA es fundamental. La proactividad es necesaria para responder rápida y eficazmente a sus clientes, subcontratistas, proveedores y procesos de producción. Para ello, es necesario integrar a todas estas partes en la herramienta digital y centralizar la información de manera de resultar ágiles y con amplia capacidad de respuesta.

3- Una revolución obligatoria para las empresas predigitales.

Es todo un dolor de cabeza para la empresas que intentan evitar la transformación digital y quieren estar satisfechas con lo mínimo, por ejemplo, al digitalizar sólo ciertos procesos externos como el marketing, la comunicación y las ventas (nuevo sitio web, web marketing, sitio de comercio electrónico).

4- Una ventaja competitiva clave

Frente a la competencia y a los nuevos actores que podrían tomar el relevo. De lo contrario, el riesgo para algunos "dinosaurios prehistóricos" (empresas predigitales...) es claramente al igual que los dinosaurios... desaparecer con el tiempo.

Transformar sí, pero ¿con qué resultados?

La transformación digital o digitalización corresponde a la desmaterialización de TODA la empresa, es decir, de todos estos procesos internos (producción y actividades de apoyo a la producción) y procesos externos que gestionan las relaciones con clientes, proveedores y subcontratistas. Tiene un impacto positivo en todos los niveles de la empresa. 

• Los colaboradores trabajan directamente en el terreno utilizando tabletas y teléfonos inteligentes. Completan sus formularios en tiempo real. El informe se genera automáticamente y se envía a los distintos departamentos implicados (incluido el departamento de Calidad y SHA).

• Una herramienta estadística garantiza el uso óptimo de los indicadores. Y como resultado, hay informes automatizados para las revisiones de la dirección. Esto facilita a los gerentes la toma de decisiones estratégicas. El departamento de Calidad y SHA dispone de tableros de mando para la gestión intermedia en tiempo real.

• Otro ejemplo: el control de calidad de sus proveedores y subcontratistas se realiza en tiempo real, al igual que el informe de los clientes.

Digitalización de Calidad y SHA: ¿cuáles son las prioridades?

La tecnología digital mejora la eficiencia de los procesos operativos de la empresa, por lo que es necesario buscar esta digitalización para ser competitivos. Muy bien, ¿pero por dónde empezamos?

Si esto no se ha hecho todavía, puede ser apropiado abordar la Gestión de Documentos. Todas las empresas tienen procedimientos, instrucciones, registros. La Gestión Electrónica de Documentos (GED) estructura su organización. El control del ciclo de vida de los documentos se gestiona de forma informática. Una GED genera los flujos de trabajo (workflows) cuando el documento necesita ser revisado. La organización de su GED asegura una mejor gestión del "versionado o versioning".

Otra área de mejora son las Auditorías, encuestas o inspecciones, en las que el ahorro de tiempo es rápidamente visible. Creará sus matrices y formularios directamente en una herramienta digital accesible a través de una tableta o un smartphone. Los informes de auditoría se automatizan y se mejoran con fotos, sin las manipulaciones que todos hemos encontrado en las herramientas ofimáticas (tamaño de archivo, problemas de maquetación...). En el mejor de los casos, el llamado modo desconectado u "offline" proporciona una comodidad de trabajo adicional en contextos de zonas blancas (sin conexión), por ejemplo. Los datos se sincronizan automáticamente tan pronto como se restaura el acceso a la red de Internet restaurada.

Los beneficios también son evidentes en las No Conformidades y Reclamaciones.

La digitalización de Calidad y SHA es esencial. Esta evolución requiere, sobre todo, una concientización obligatoria a nivel de la dirección. Los retos son muy importantes, al igual que los resultados. Como responsable de Calidad y SHA, su papel es, por tanto, anticiparse a esta inevitable transformación digital de la empresa, poner en marcha esta digitalización y apoyar el cambio resultante, en particular en la organización del trabajo (gestión colaborativa).

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