Digitalisation QHSE : comment s’y prendre ?

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Digitaliser ses process Qualité et HSE devient incontournable pour gagner en réactivité, en efficacité, s’affranchir des fichiers bureautiques, les échanges par mail, gagner du temps dans son travail. Pour cela, Il est essentiel d'avancer étape par étape / Process par Process dans la digitalisation. Voici quelques conseils pour se lancer. 



Digitalisation QHSE : Les étapes préalables

  • 1) Dresser un état des lieux de votre système d’information existant

 

Dans un premier temps, il s’agit de faire un état de lieux de l’existant. Quelles solutions existent au sein de votre organisation ? Quelles sont celles utilisées ?  Disposez-vous d’un ERP, d’un logiciel SIRH ?

 

Dans cet état des lieux, il est essentiel de comprendre quelles sont les données clés pour votre activité et comment les récupérer. La solution de digitalisation choisie remplacera vos outils existants et facilitera les remontées sur le terrain. Cependant certaines données seront certainement à piocher dans d’autres logiciels. Alors avant de vous lancer, je vous recommande de vérifier les possibilités d’interfaçage avec vos logiciels existants. Un point clé pour éviter des doubles-saisies inutiles dans votre projet de digitalisation. 



  • 2) Etablir une liste des problématiques QHSE

 

Ensuite, il s’agit d’établir une liste de vos problématiques QHSE et d’établir un ordre de priorité. Quelles sont les principales difficultés dans mon quotidien ? Quels sont les chantiers prioritaires cette année ? Prenez le temps de réfléchir à l’ensemble de ces questions. 

 

Le rôle d’un outil digital est avant tout de faciliter votre quotidien. 

Aussi, il est primordial de questionner vos collaborateurs sur leurs propres problématiques terrain. Vous allez être un utilisateur principal de la solution. Cependant n’oubliez pas que le QHSE est l’affaire de tous et que chaque collaborateur a potentiellement intérêt à accéder à la solution. Si les tablettes/smartphones facilitent la saisie d’information sur le terrain, l’outil doit être le plus intuitif possible afin de ne pas perdre de temps sur la formation au logiciel ! En effet le plus difficile sera peut-être l’accompagnement au changement et l’adoption de la solution par les plus réfractaires.

 

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Recommandé pour vous. Télécharger gratuitement l'infographie: “Digitalisation QHSE, Par quoi commencer ? ”

 

Vous avez pris le soin d’établir un état des lieux de votre système et de prendre en considération vos problématiques ainsi que celles de vos collaborateurs. 

Mais voilà, la question se pose : par quoi dois-je commencer ? 

 

Voici un exemple de scénario possible de digitalisation QHSE. 

  • 1) La GED

 

Afin que votre système QHSE soit le plus performant possible, une GED structurée est un “Must-Have”. 

 

Rien de pire que de se rendre compte en plein audit que la version d’une procédure terrain est obsolète ! 

Grâce au digital, suivez le cycle de vie de vos documents directement sur l’outil. Vous disposez d’un historique complet sur les changements opérés. Une fois la GED digitalisée, il est venu le temps d’associer tout type de documents (procédure/enregistrement/instruction) à vos différentes applications sur l’outil



  • 2) Le plan d’action global 

 

Le plan d’action est le coeur de votre système QHSE. Il permet de suivre de façon régulière les actions à mener et d’améliorer son système de façon continue. Digitaliser son plan d’action, c’est offrir une meilleure mutualisation des données au sein de votre structure. Chaque collaborateur suit les actions qui lui sont dédiées. Il est surtout alerté lors de l’échéance de l’une d’entre elles. 

 

Une fois le plan d’action digitalisé, les actions issues de vos futurs audits/visites (ou encore du suivi de vos non conformités/réclamations), s'incrémentent automatiquement dans le plan d’action global sans devoir ressaisir chaque action. 



  • 3) La gestion des audits/visites de sécurité 

 

Le papier est problématique lors de la réalisation d’audits ou  de visites. En effet il est synonyme de nombreuses retranscriptions (et donc de risques de pertes d’informations !). Muni d’une tablette et/ou d’un smartphone, vous disposez de vos formulaires digitalisés directement sur le terrain y compris sans connection internet (mode “offline”). Vous avez la possibilité de consulter vos procédures déjà incrémentées dans l’outil (via l’intégration en amont de la GED). 

 

Dès l’issue de l’audit, le rapport PDF est généré automatiquement et transféré à vos différents collaborateurs par mail. Vous retrouverez dans votre plan d’action global les différentes actions issues de l’audit/visite en question. 

 

  • 4) Le suivi des non-conformités/écarts 

 

Mis à part la réalisation des audits/visites, il est parfois difficile en tant que QHSE d’avoir l’oeil partout. Des évènements ayant lieu sur le terrain peuvent parfois nous échapper. Un exemple tout simple.  Arrêt d’une des lignes de production, les feuilles de non-conformités/écarts ne sont pas mises à disposition dans l’atelier. Les salariés ne retranscrivent pas l’information sur papier. La ligne est relancée sans que le service QHSE ne soit mis au courant de la panne.

 

Un formulaire digitalisé aurait permis à vos collaborateurs sur le terrain de saisir l'information directement sur tablette en temps réel sans avoir à imprimer de nouvelles feuilles de non-conformité ou d’appeler le service QHSE. Via un mail, vous êtes alertés de la panne de la ligne qui a lieu sur le terrain et des mesures correctives qui ont été mises en place par le responsable d’atelier. 



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Au fur et à mesure ou tout d’un coup ?

 

Comme indiqué précédemment, certains process sont certainement à digitaliser en priorité. Et aujourd’hui, le meilleur moyen de réussir cette transition numérique est  d’y aller pas à pas. Exemple, commencez par digitaliser la GED et le plan d’action dans un premier temps, puis dans un second temps les audits. Les formules proposées par les éditeurs QHSE s'adaptent à votre demande et à votre métier (cf article sur les 3 critères essentiels dans le choix d’un logiciel QHSE)

 

Aussi, plus votre structure grandira, plus le besoin en digitalisation sera conséquent : la solution doit alors s’adapter à ces nouvelles demandes. La digitalisation facilitera la gestion de votre système, notamment dans le cas de contextes multisites. 



Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour mener à bien votre projet de digitalisation. Veillez à définir vos priorités et ne pas hésitez à y aller pas à pas pour ne pas risquer de vous perdre dans la démarche. 

 

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