DAF : Les processus de management, un levier pour optimiser les coûts

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La Direction Administrative, Financière et juridique a la lourde tâche de surveiller et sécuriser la santé financière de l’entreprise pour maintenir son niveau de performance et sa compétitivité sur le marché. Qualité de production, réduction des accidents, économies d’énergie, tout est bon à prendre lorsqu’il s’agit d’optimiser les coûts sans fragiliser l'opérationnel.

DAF et QHSE : Des partis pris communs


Prévenir plutôt que guérir, voici un dicton que peu d’entreprises contrediront ! Que ça soit d’un point de vue financier ou en termes de management des risques, tout le monde s’accorde sur le fait qu’un risque mesuré et maîtrisé est indispensable au développement de l’entreprise. Encore faut-il savoir l’anticiper !

Difficultés financières, inflation des matières premières, baisse du pouvoir d’achat, la crise Covid a mis les entreprises à rude épreuve. Le service Qualité et HSE peut s’avérer un réel atout pour auditer, analyser et redéfinir les besoins de l’entreprise ainsi que l’optimisation des process et des ressources. L’objectif est simple, recherche d’une conformité réglementaire et d’un bien-être au travail pour gagner en performance et réduire l’accidentologie et l'absentéisme.


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La digitalisation des process de management, un gain financier méconnu


La digitalisation n’est pas uniquement une histoire de communication, de visibilité sur le web ou d’avoir un service informatique performant. C'est aussi un moyen pour améliorer la gestion au quotidien et donc optimiser des coûts.  La digitalisation des process de management va dans ce sens et aide à maîtriser les risques de baisse de productivité et de perte financière, cheval de bataille de toutes les directions. 

Dans un monde qui évolue de plus en plus vite, les comités de direction et conseils d’administration sont amenés à prendre de plus en plus souvent des décisions stratégiques qui transforment leurs entreprises. L'objectif est bien sûr d’améliorer la performance et d'augmenter la marge par la mise en œuvre appropriée de nouveaux processus. La digitalisation des processus de management peut remonter des informations capitales pour la direction financière et juridique et réduire les risques financiers liés aux nouvelles opérations et optimiser l’allocation des ressources pour atteindre les cibles financières.


Revue documentaire et gestion administrative, gare aux redondances


Le Directeur Administratif et Financier a pour mission de définir et mettre en place les principaux systèmes de contrôle de l’entreprise, notamment via des procédures et indicateurs permettant un reporting à la direction. Se basant sur la réglementation en vigueur, le directeur QHSE doit, lui, assurer une revue documentaire au quotidien. Certains documents et procédures se recoupent avec la production, les ressources humaines ou la finance, alors autant optimiser les processus internes et travailler conjointement.

Le contrôle des cotisations AT/MP, source d’économie !


Inutile de le rappeler, l’accidentologie de l’entreprise peut coûter très cher ! En 2019 en France, ce sont 66 millions de journées non travaillées liées à des AT/MP, soit l’équivalent de 280 000 emplois à temps plein !

Au-delà des coûts directs de non productivité ou de dégradation de matériel suite à un accident, l’entreprise cotise chaque année auprès de la caisse d’assurance maladie de son secteur d’activité. Le taux de cotisation est calculé selon la taille de l’entreprise et en fonction de son accidentologie ou celui de son secteur d’activité. L’employeur prend à sa charge le premier jour d’indemnisation et verse un complément d’indemnité à hauteur de 90% du salaire brut les 30 premiers jours puis deux tiers du salaire brut jusqu’à la fin de l’arrêt de travail.

Il a été constaté à la sortie du premier confinement une hausse de l’accidentologie, notamment dans le secteur du BTP où il était nécessaire de rattraper les retards sur les chantiers, parfois au détriment de consignes de sécurité ou de bien-être de salariés épuisés.

Le Directeur Administratif et Financier a donc tout intérêt à travailler en relation avec le directeur QHSE pour maîtriser l’accidentologie et les coûts inhérents. Par exemple, un suivi assidu des taux de cotisations et des chiffres fournis par la CPAM met en lumière certaines erreurs extrêmement onéreuses, pouvant atteindre plusieurs milliers voire plusieurs millions d’euros par an pour de grands groupes.

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QHSE, Production, Ressources Humaines : tous réunis pour gagner en performance


Tous les sujets qui étaient parfois peu pris au sérieux il y a quelques années encore, comme la Qualité de Vie au Travail, les risques psychosociaux ou le risque de Burn-Out sont plus que jamais un levier  de performance. C’est d’ailleurs ce que met en évidence l’ISO 45001 en introduisant le bien-être des travailleurs, la gestion des risques et opportunités ainsi que la qualité de vie au travail.

Des salariés bien dans leur tête et dans leur emploi seront moteurs dans l’entreprise et mettront leurs compétences au service de la production et de la qualité, et seront attentifs envers leur propre sécurité et celle de leurs collaborateurs. L’absentéisme, les arrêts de travail et le turnover dans l’entreprise, sources importantes de non-productivité et de risque financier vont alors baisser et l’image de marque de l’entreprise va progresser.

 

Réduction des démarches administratives, suivi d’anomalies, remontées terrain en temps réel, contrôle automatisé des déclarations et des taux de cotisation… le digital fait gagner du temps au quotidien et multiplie les sources d’économies, pour in fine une meilleure allocation des ressources.

 

L'optimisation des process via des outils de digitalisation booste non seulement la performance de l’entreprise mais va permettre au DAF de réduire les coûts organisationnels et opérationnels et ainsi augmenter les marges. Et là encore, le service QHSE est un réel soutien.

 

Pour aller loin :

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