La GMAO dans les établissements de santé et de services sociaux

sante2-1

La maintenance est un processus essentiel dans tous secteurs d'activité consommateurs d'énergie. Selon des rapports des Ressources naturelles Canada, comparativement aux autres industries, les établissements de santé et de services sociaux consomment beaucoup plus d'énergie. C'est pourquoi l’introduction de la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est incontournable pour le secteur.

La GMAO permet aux établissements de santé de faire face aux enjeux énergétiques. Mais au-delà de cet aspect, c'est un outil qui offre aux établissements une gestion efficace de la maintenance. Une caractéristique essentielle dans ce secteur pour non seulement garantir la fiabilité, la sécurité et la conformité des bâtiments, mais aussi pour assurer le suivi des dispositifs médicaux dans le cadre de l'amélioration de la sécurité sanitaire.

Quels enjeux représente la GMAO pour les établissements de santé et de services sociaux?

La GMAO est une solution qui monte en puissance dans toutes les problématiques liées à l'énergie, qui est l'un des principaux enjeux du XXIème siècle. Qu'il s'agisse de l'entretien des infrastructures énergétiques ou de l'efficacité énergétique, il touche tous les secteurs d'activité confondus. Optimiser la maintenance et améliorer les performances des équipements énergivores grâce à la GMAO est une pratique qui devient maintenant une obligation pour les établissements de santé.

Les équipements médicaux représentent un investissement important pour les établissements de santé, et le coût de leur maintenance est également élevé. Les progrès technologiques ont entraîné une évolution rapide et constante des dispositifs médicaux, et les établissements de santé doivent suivre ce rythme. C'est un marché strictement contrôlé, soumis à des normes et directives rigoureuses, et la question de leur maintenance est devenue un véritable enjeu pour le secteur car elle a un impact direct sur la qualité et la sécurité des soins et donc la santé des patients, et ce en diminuant l’empreinte carbone également. Aujourd’hui il ne faut pas juste garantir la qualité et la sécurité des soins mais aussi protéger l’environnement par nos activités..

C’est quoi un logiciel GMAO ?

Un logiciel GMAO ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est un système informatisé de gestion de la maintenance qui centralise les informations de maintenance pour aider à la gestion des activités et opérations associées.

Le logiciel est destiné aux différents secteurs de l’industrie, des institutions publiques, des établissements de santé, etc. Son intérêt est d’assister quotidiennement les processus de maintenance dans leurs missions, en adéquation avec les nouvelles technologies (applications de mobilité et de traçabilité). L’outil offre la possibilité de produire des rapports d'état pour aider la direction à prendre des décisions plus éclairées pour toutes les activités de maintenance tout en optimisant l'utilisation et la disponibilité de l'équipement physique (dispositifs médicaux), des machines, des communications, des infrastructures et autres actifs.

Les solutions logicielles de GMAO comprennent généralement des modules de gestion de :

Maintenance préventive
Gestion de la main-d'œuvre et de l'équipement
Gestion des workflow
Ordonnancement et planification
Contrôle de l'inventaire
Achat
Budgétisation

Recommandé pour vous:

Découvrez le Top 3 des meilleures applications Santé 2023

La GMAO admissible aux subventions gouvernementaux au Canada

Dans le Plan Québécois des Infrastructures (PQI) 2022-2032, le gouvernement a alloué 142,5 milliards de dollars sur la période 2022-2032, dont 80 milliards au cours des cinq premières années, pour maintenir en bon état et développer les infrastructures publiques. Le domaine de la santé demeure prioritaire dans le PQI.

Chaque année, plus d’un milliard de dollars sont investis, à travers le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), pour maintenir en bon état le parc des actifs du Réseau de la Santé et des Services Sociaux (RSSS). Un engagement pour offrir à la population un accès à des établissements modernes offrant des soins de santé et de services sociaux de qualité. Les rôles et responsabilités sont partagés entre le ministère de la Santé et des Services sociaux et les établissements du RSSS.

Chaque année, le Secrétariat du Conseil du trésor du MSSS doit d’abord autoriser l’allocation des montants des investissements provinciaux liés au maintien des actifs recommandés par le MSSS. Par la suite, le MSSS détermine les règles paramétriques provinciales relatives à l’attribution des enveloppes de maintien des actifs, puis signifie et confirme aux établissements les enveloppes qui leur sont respectivement allouées.

De leur côté, les établissements gère les activités de maintien des actifs de ses installations en fonction des enveloppes budgétaires lui étant attribuées. Ainsi, chaque année, les établissements élaborent les plans triennaux d’intervention en organisant les projets par catégorie (immobilisation et équipement) :

Plan de conservation et de fonctionnalité immobilières (PCFI);
Plan de conservation de l’équipement et du mobilier (PCEM).

Chaque établissement dispose d'enveloppes récurrentes par domaine d'investissement. L'intégration des systèmes GMAO est incluse dans le plan de conservation dédié à cet effet. C'est ainsi que le MSSS s'assure que les enveloppes budgétaires sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été allouées.

Le PCFI prend en charge le coût de la GMAO

Selon le Programme d'investissement en conservation des infrastructures, les systèmes de GMAO sont admissibles à l’enveloppe de maintien des actifs immobiliers, dans la catégorie Plan de conservation et de fonctionnalité immobilières (PCFI). Ces projets doivent être inscrits dans le plan de gestion des ressources informationnelles en vigueur.

Cependant, les coûts d’acquisition des systèmes de gestion centralisée de l’équipement médical sont admissibles au Plan de conservation de l’équipement et du mobilier (PCEM), au même titre que les systèmes de GMAO au PCFI.

Les bénéfices apportés par la GMAO dans les établissements de santé et de services sociaux

La GMAO est devenue un allié incontournable dans le secteur de la santé, pour parvenir à une efficacité énergétique et une gestion efficace de la maintenance garantissant la fiabilité, la sécurité et la conformité des bâtiments et des dispositifs médicaux. Dans ce secteur, cet outil permet d'être réactif pour intervenir rapidement dans l'intérêt du personnel soignant et du patient. De plus, l'outil garantira le bon fonctionnement des équipements critiques en continu pour assurer une condition sanitaires optimales 7 jours sur 7.

Voici les principaux avantages de l’outil GMAO dans ce secteur:

Amélioration de la gestion des interventions:

Les structures sanitaires créées pour le bien-être des patients et résidents doivent être fonctionnelles à chaque utilisation. Car quand on parle du bon fonctionnement des équipements médicaux et des infrastructures du bâtiment, l'erreur est inacceptable et les enjeux sont vitaux. Si un dispositif de traitement de l’air ou de l’électricité tombe en panne, les opérations hospitalières sont en danger.

Pour réaliser la maintenance curative (réparations qui s'effectuent lorsque l'équipement tombe en panne, l'objectif est de remettre l'équipement dans son état de fonctionnement normal) des infrastructures de santé dans des conditions sanitaires optimales, un système de GMAO propose des fonctionnalités dédiées telles que les modules d'Intervention pour aider à l'ordonnancement et à la planification.

Pour la maintenance préventive, l'outil facilitera la mise en place d'une logique dans le processus pour garantir le respect des exigences réglementaires. La GMAO peut générer automatiquement des bons de travail numériques grâce à un programme de maintenance préventive paramétré pour assurer la réalisation des maintenances préventives des installations. Une étude du département américain de l'exploitation et de la maintenance de l'énergie (U.S. Department of Energy Operations and Maintenance) rapporte que la maintenance préventive peut entraîner des économies d'énergie allant jusqu'à 18 %.

Traçabilité et suivi des interventions :

Toutes les interventions réalisées sur les équipements des établissements de santé sont tracées sur l'outil GMAO. Cette fonction permet de documenter toutes les interventions réalisées, de se conformer aux exigences de matériovigilance sur les dispositifs biomédicaux et de se conformer aux obligations réglementaires pesant sur ces dispositifs. L'outil permettra de constituer un carnet de santé numérique de l'équipement et de gérer l'ensemble des interventions réalisées.

Gestion d' inventaire et de stock des équipements du patrimoine:

La GMAO assure le référencement des produits tout en offrant une visibilité complète et en temps réel du parc d'équipements et d'infrastructures. L'outil garantira la disponibilité des équipements et autres consommables pour assurer une qualité de service continue.

Cette fonction permet d'améliorer la connaissance du parc d'équipements, d'identifier, de classer, d'inventorier les équipements et de les enregistrer dans une base de données centralisée. Le personnel pourra définir une politique de maintenance pour la gestion des stocks de pièces détachées et consommables (lampes, sondes, masques, filtres, etc.)

Le Plan québécois des infrastructures (PQI) démontre non seulement la volonté du gouvernement de maintenir en bon état les infrastructures publiques, mais aussi de contribuer à leur modernisation. Le domaine de la santé est toujours une priorité et la transformation numérique du secteur contribuera grandement à offrir à la population un accès à des établissements modernes offrant des soins de santé et des services sociaux de qualité. La mise en place d'un système GMAO intègre parfaitement cette initiative car une gestion efficace de la maintenance est indispensable pour garantir la fiabilité, la conformité des bâtiments, et notamment des dispositifs médicaux.