Aligner Qualité et HSE : le secret de la performance ?

Qualité et HSE sont des services transversaux au sein des organisations. La plupart du temps, ces deux départements sont dissociés et travaillent de manière indépendante. Cela peut entraîner sur le long terme des difficultés en termes de communication interne et de gestion des risques.

Pourquoi est-il important d’homogénéiser les activités relatives à la Qualité et à l’HSE ?  En quoi est-ce un gage de performance pour l’entreprise ? Explications. 

Chaque entreprise possède une organisation interne qui lui est propre, en fonction de sa taille, de son implantation et de son activité. Malgré des disparités dans les structures, chacune d’entre elles rencontre les mêmes obligations réglementaires en termes de Qualité et d’HSE ainsi que les mêmes problématiques. Pourtant, On rencontre souvent des approches disparates entre les services, notamment dans de grosses structures où le nombre d’interlocuteurs et de procédures se multiplient, y compris pour des départements proches comme la Qualité et le HSE.

Qualité et HSE : mêmes démarches, mêmes difficultés

Il est aujourd’hui possible d'harmoniser les pratiques entre la Qualité et l'HSE afin de gagner en efficacité et de réduire significativement le nombre de tâches assignées à ces deux fonctions.

Gestion des démarches administratives

La réglementation QHSE impose aux entreprises un lourd travail de synthèse, de suivi des indicateurs de performance (KPI/KRI) ainsi que l’élaboration d’un plan d’action. La performance des missions QHSE repose donc sur la centralisation, le suivi et la transmission de l’information au quotidien. D’après une récente étude sur la maturité digitale des services Qualité et HSE, 52% des entreprises interrogées déclaraient utiliser quotidiennement des outils bureautiques et échanger par email ou téléphone, et 28% utilisent encore des documents papier. Seuls 20% disposent d’un espace de travail collaboratif avec des applications mobiles, une Gestion Électronique Documentaire (GED) unifiée et des outils de communication intégrés. Les organisations sont donc encore aujourd’hui majoritairement à l’ère de la bureautique. 

La principale difficulté rencontrée, liée aux outils bureautiques et/ou au papier est la retranscription des informations d’un fichier Excel à un autre, ou du papier vers un fichier Word. Le risque de duplication ou la perte d’information fragilise la qualité de traitement des données. l est alors possible d’harmoniser les procédures et d’établir les meilleures pratiques possibles dans la fusion des processus Qualité et HSE. A la clé, une rationalisation des flux de travail et l’augmentation de l’efficacité des processus QHSE.

Les normes ISO comme modèle international

L’harmonisation des pratiques est pourtant bien connue à l’échelle internationale avec l’élaboration des normes internationales ISO, proposant des rubriques similaires pour chacune d’entre elles. Par exemple, la norme ISO 9001 relative à la Qualité, et l’ISO 45001 relative au système de management SST reprennent ainsi les mêmes informations de base pour la présentation du contexte général de l’entreprise ainsi  qu’une structure identique. L’avantage d’harmoniser et de numériser ses données dans le cadre d’une triple certification par exemple, est l’intervention de tables de correspondances, telles que proposées par BlueKanGo, repérant les exigences similaires aux différentes normes et évitant ainsi la duplication d’informations. On gagne ainsi un temps précieux ! 

Lors d’investigations sur le terrain, le service HSE peut être amené à relever certaines non conformités relevant des compétences et du responsable Qualité. Il est ainsi important de rassembler les actions QHSE dans un même rapport et un même plan d’action partagé. Il en est de même pour les indicateurs de performance qui peuvent être mutualisés au sein d’un même tableau de bord.

Relation entre Qualité, HSE et performance de l’entreprise

La qualité étant souvent traitée séparément des aspects HSE, on sous-estime l’impact de la sécurité au travail sur la qualité d’un service. Il est important de prendre conscience qu’un salarié qui ne se sent pas en sécurité dans son environnement de travail ne pourra pas être concentré. Cela impactera inévitablement la qualité de son travail. Un employé qui ne se sent pas en sécurité dans son environnement de travail rencontrera inévitablement des difficultés à se concentrer et à effectuer ses tâches. La qualité de son travail sera alors impactée. La sécurité et la Qualité de Vie au Travail (QVT) ont un impact considérable sur la qualité de service et les performances d’une entreprise.

Des actions sont toutefois possibles pour protéger un salarié, comme les déclarations de situations dangereuses en interne au même titre que les déclarations d’accident du travail, ouvrant alors une procédure d’analyse interne. Dans des situations extrêmes, le Code du travail (Art.4131-1) permet à un salarié de faire jouer son droit de retrait s’il estime que ses conditions de travail peuvent impacter sa sécurité, sa santé ou sa vie. A l’inverse, un manque de qualité dans le suivi d’actions de prévention (réception d'échafaudage, contrôle périodiques sur des équipements…) peut impacter directement la santé et la sécurité des salariés, des infrastructures, de la salubrité publique ou la protection de l’environnement.Un autre exemple dans le domaine de l’agroalimentaire : si un produit ne respecte pas les exigences en matière de qualité, cela peut impacter la santé/sécurité des consommateurs, notamment en cas de contamination bactérienne. 

Le leitmotiv d’une entreprise est lié à la qualité de la prestation, du service ou du produit fini, ainsi qu’à la satisfaction de son client. En jeu, sa réputation, son image de marque et la chasse aux coûts inutiles qui peuvent devenir conséquents si des retouches produits deviennent systématiques. On peut également parler des coûts considérables liés aux AT/MP. Le respect des normes Qualité et HSE impactent donc directement la performance de l’entreprise ainsi que sa santé économique et concurrentielle. 

Prendre en compte les nouveaux défis des fonctions Qualité et HSE

Les entreprises doivent s'adapter et prendre en compte les nouveaux défis auxquels elles sont confrontées. Les départements qualité et HSE sont au cœur de ces transformations.

L’industrie 4.0

L'utilisation des nouvelles technologies et notamment des IoT (Internet des Objets) ou objets connectés se démocratise en entreprise. Ils facilitent la transmission et la réception des données directement depuis le terrain grâce aux capteurs de températures par exemple ou aux caméras connectées. Une fois les données collectées et synthétisées, elles sont analysées par les services Qualité et HSE. Les secteurs de l’agroalimentaire et de l’agriculture sont particulièrement connectés pour prévenir toute défaillance ou phénomènes météorologiques à risques pour leur production.

Toutefois , l’étude sur la maturité digitale des services Qualité et HSE a montré que la majorité des entreprises n’ont pas encore basculé dans l’industrie 4.0. La collecte d’information terrain via les capteurs/sondes répond pourtant aux enjeux de mobilité liés à la fonction QHSE. Collecter ses données en temps réel permet d'effectuer une analyse prédictive, dans l’objectif d'effectuer une maintenance préventive par exemple.

La RSE et le rapport de performance extra-financière

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est un sujet incontournable des services Qualité et HSE. A noter qu’une partie des données RSE sont des données HSE : la QVT, la sécurité, la formation du personnel et la performance de l'entreprise sont ainsi au cœur des ces enjeux. L’harmonisation des pratiques Qualité et HSE ainsi que l’utilisation de plateformes dédiées simplifient le travail de synthèse de données RH et QHSE au travers de reporting dédiés. 

La gestion de la Qualité et de l’HSE est un réel challenge au quotidien et il est aujourd’hui indispensable de savoir optimiser ses process pour gagner du temps et en performance. Il est contradictoire de penser que la mise en place de process de sécurité va prendre du temps et de l’argent. En investissant dans les bons outils, cela permet de vous affranchir des dépenses inutiles et de vous démarquer ainsi de la concurrence par votre savoir-faire et votre haut niveau de Qualité.

Allez plus loin

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