Se tenir informé des évolutions réglementaires est un défi de taille pour toutes les entreprises. Que ce soit des mises à jour ou la parution de nouveaux textes, il est important de garder un œil attentif pour garantir la conformité réglementaire de ses activités. Plus facile à dire qu'à faire ! La veille réglementaire en Qualité et en HSE est un travail fastidieux qu’il est heureusement possible de simplifier.
Qu’est-ce qu’une veille réglementaire ? Comment la construire ? Comment l’utiliser et l’optimiser ?
Chaque entreprise, chaque service, chaque activité à ses propres spécifications techniques, ses propres procédures de travail et ses propres exigences réglementaires. Celles-ci reposent parfois sur des textes nationaux, européens, voire internationaux. L’évolution réglementaire est un gage de qualité et d’uniformisation des démarches, afin d’évoluer avec des nouveaux process, vers de nouveaux marchés ou suite à des accidents parfois majeurs.
On peut citer comme exemple la catastrophe de SEVESO en Italie en 1976, qui a donné son nom à un nouveau texte réglementaire sur la prévention des risques majeurs dans l’industrie.
L'importance d’une veille réglementaire
La veille réglementaire est le processus d'identification des exigences réglementaires et des textes de loi qui concernent et s'appliquent à votre activité.
La veille se distingue de la mise en conformité réglementaire. D’un côté vous vous tenez informé, de l’autre, vous mettez en place les mesures nécessaires à la mise en conformité de votre activité. Les deux notions sont ainsi complémentaires.
Un système de veille réglementaire performant en entreprise permet d'anticiper les changements et d'être prêt à se conformer aux exigences avant ou dès que le texte est officiellement mis en application.
Par exemple, nous parlons depuis des années de Responsabilité Sociétale des entreprises, la RSE. La réglementation aujourd’hui évolue pour certaines entreprises, laissant place aux standards ESRS et IFRS. On parle aujourd’hui de critères ESG : Environnement, Social, Gouvernance, avec un Rapport de Performance Extra-Financière remplacé par les Notes Annexe pour les bilans financiers. Cette évolution réglementaire applicable dès 2024 sur l’exercice 2023 permet aux entreprises d’évoluer en ce sens sans être pris au dépourvu le moment venu. C’est tout l’intérêt d’un travail de veille : ne pas être pris au dépourvu !
Un bon suivi réglementaire permet de mettre à jour le plan d’action, et d’échelonner les actions dans le temps avec un budget dédié. En cas de contrôle de conformité, vous serez alors en mesure de justifier votre bonne foi et votre démarche d’amélioration continue de la prévention.
Découvrez le Top 3 des meilleures applications Qualité 2023
Comment effectuer une veille réglementaire ?
Qui est responsable ?
La conformité réglementaire est de la responsabilité de chacun. En revanche, la veille réglementaire est généralement limitée à un petit nombre de personnes qui doivent balayer l’ensemble des secteurs et des activités.
Parfois, des postes à plein temps comme des juristes de formation sont dédiés à la veille réglementaire et à la mise à jour des documents internes pour de grosses structures, mais en règle générale la veille réglementaire en Qualité et HSE dépend du service QHSE. Le responsable Qualité ou HSE doit donc surveiller non seulement les lois nationales, mais aussi européennes (si vous êtes en Europe) et internationales. La veille réglementaire en Qualité et HSE doit donc couvrir un large spectre : santé et sécurité au travail, qualité, plan d’intervention en cas d’incident, revue documentaire, évolutions concernant les certifications et les contrôles périodiques…
Ils endossent donc une pression technologique et légale liée au suivi et à la mise en place d’actions pour garantir la conformité réglementaire.
La veille réglementaire en 5 étapes
Il n'y a pas de recette secrète en matière de veille réglementaire, mais la rigueur est de mise pour garantir sa qualité. On peut alors s’appuyer sur les 5 étapes clés suivantes.
Étape 1 : Définir vos critères de recherche
Il s’agit de comprendre et de définir vos critères de recherche en fonction des activités et processus de l'entreprise. On peut commencer par une veille thématique (qualité, environnement, sécurité au travail) puis approfondir par une veille sectorielle (BTP, Agroalimentaire…). Vous vous débarrasserez ainsi de toutes les informations inutiles et concentrerez votre recherche sur les plus importantes.
Étape 2 : Adapter les sources d’informations
Identifiez vos sources d’information. Elles doivent être fiables ! Il existe de nombreuses façons d'accéder aux exigences réglementaires ou de certification. Les ressources que vous recherchez peuvent être des publications de journaux officiels (actuel HSE, le journal HSE officiel de la république française), des abonnements à la newsletter de certains sites Web (INRS…) ou à des bases de données ministérielles officielles (legifrance…), ainsi que d'autres ressources telles que des entretiens avec des experts de votre secteur d'activité.
Étape 3 : Collecter les données
La collecte de ces informations peut commencer. Le recueil des textes (loi, décrets, arrêtés, normes, guides…) vous aidera à créer une base de données solide, que vous pourrez consulter régulièrement. Cette collecte de données peut se faire automatiquement, notamment lorsqu'elle est liée à une recherche sur internet. Vous serez ainsi prévenu par emails, alertes et notifications de toutes les mises à jour grâce aux newsletters par exemple. Des sociétés spécialisées peuvent faire ce travail pour vous en vous envoyant chaque semaine la liste des évolutions réglementaires par email en fonction des mots clés que vous leur avez fournis.
Étape 4 : Trier et archiver les données
Le stockage des informations, leur traitement et leur diffusion peuvent se faire par centralisation et classement dans un annuaire. Les documents doivent être datés dès qu'une mise à jour à lieu. Les données sont ensuite traitées et analysées, en recoupant les informations et en les synthétisant. Il est important d’en extraire l'essentiel et de vulgariser l’information pour la rendre compréhensible auprès des équipes qui mettront en place un plan d’actions correctives.
Étape 5 : Mettre en place un plan d’action correctives
La dernière étape consiste à dresser un plan d’actions correctives. Une fois toutes les données recueillies et analysées, les documents mis à jour et les informations transmises aux responsables d’actions, il est temps de mettre en place, techniquement, les nouvelles exigences. Il peut s’agir de la rédaction de nouveaux documents, de la mise à jour d’un seuil limite de stockage ou de mise en sécurité d’une installation par exemple.
La mise en place de systèmes de management tels que l’ISO 14001 et l’ISO 45001 pour les aspects HSE, et l’ISO 9001 pour la Qualité, améliore grandement le processus de veille réglementaire dans de nombreuses entreprises étant donné que ces normes imposent aux entreprises une veille permanente.
Enfin, pour avoir un suivi réglementaire efficace dans le temps, cette veille doit constamment être revue et mise à jour si nécessaire. C’est une démarche d'amélioration continue, qui passe également par le suivi de processus et de l'auto-évaluation.
Le digital comme support de veille
La veille réglementaire est essentielle au quotidien des services Qualité et HSE, mais c'est une démarche chronophage et rigoureuse. Il faut être attentif aux nouveautés et être organisé pour garder une trace de toutes les versions des documents.
Un outil numérique couplé à une application de veille réglementaire est un support de taille pour garantir un gage de qualité dans sa gestion quotidienne.
Un lien entre un moteur de recherche et un outil digital vous permettra de personnaliser votre recherche et vous garantira des résultats ciblés par secteur d’activité, par métier, ou par problématique. Ainsi, vous pourrez être directement averti lorsque des mises à jour réglementaires seront publiées. Ces alertes automatiques avec affichage dynamique dans votre base de données dématérialisée vous permettront de réagir rapidement dans les prises de décision et d’anticiper une évolution réglementaire à venir.
L'outil numérique lui-même vous permettra de centraliser toutes ces informations sur une unique plateforme avec un accès simplifié à toutes les versions des textes ou des documents mis à jour. De plus, les mises à jour réglementaires peuvent être automatisées grâce aux alertes envoyées à tous les responsables d’action qui pourront assurer un suivi efficace et rapide.
Se tenir à jour et se conformer à toutes les réglementations et exigences relatives à la sécurité et à la santé au travail, à l'environnement et à la qualité sont essentiels pour rester compétitif sur le marché et conserver son image de marque. De plus, la veille réglementaire vous permet de mettre en application directement les nouvelles exigences. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez vous appuyer sur un outil digital couplé à un moteur de recherche de veille réglementaire. Vous serez en mesure d’anticiper n’importe quelle évolution réglementaire en vue d'un audit de conformité ou d’un renouvellement de certification.
Pour aller plus loin dans l'optimisation de votre veille réglementaire HSE, découvrez BlueKanGo et ses applications
Thibaut GILLES
Aucun commentaire