Système de Management Intégré (SMI) : et si vous passiez en mode digital ?

Parce que la mise en place d’un SMI ne s’improvise pas et que la révolution digitale impacte TOUTE l’entreprise, il est temps de se poser les bonnes questions : continuer à fonctionner comme avant et croiser les doigts pour que tout fonctionne ou passer en mode digital et piloter son SMI de manière efficace ? 

Le Système de Management intégré, pour quoi faire ?

   Un Système de Management Intégré est une organisation interne permettant à une entreprise de respecter ses exigences réglementaires et de gagner en compétitivité tout en optimisant ses ressources humaines et financières.

En effet, basé sur les les trois référentiels de la Qualité (ISO 9001), de la Sécurité (ISO 45001) et de l’Environnement (ISO 14001), le SMI permet de simplifier et uniformiser les démarches, gagner du temps de mise en oeuvre et pourquoi pas conduire à une triple certification.

Pour aller plus loin dans la démarche et afin que chacun s’associe à la dynamique de l’entreprise, que l’on soit salarié, fournisseur, client ou riverain, la direction peut intégrer à son SMI des principes de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) présentés dans l’ISO 26000. On y retrouve notamment les 7 principes de la RSE :

• La Gouvernance de l’entreprise : Transparence managériale
• Le Consommateur : Être transparent et honnête avec ses clients 
• L’Environnement : Trouver des solutions pour polluer au minimum
• L’Engagement sociétal : Prendre part à la formation et au bien-être des citoyens (réduction des nuisances…)
• La Bonne pratique des affaires : Éviter les conflits d'intérêts
• Les Droits de l’Homme : Optimiser les relations et les conditions de travail 
• Les Relations et conditions de travail : Mise en place d’un capital formation

Le management ne peut plus se permettre d’utiliser les supports papier ou simples outils bureautiques conventionnels pour se développer. Le digital nous accompagne dans nos vies sur un plan personnel, alors qu’attendons-nous pour en tirer profit pour rendre nos entreprises performantes et compétitives ?

SMI : S’appuyer sur le digital est gage de qualité

La mise en œuvre d’un SMI est bien cadré. Il n’y a pas de place pour l’improvisation et la perte de temps. Tout est guidé et uniformisé pour permettre à l’entreprise d'obtenir, si tel est son choix, la triple certification. Le plan d’actions d’un SMI se présente généralement de la manière suivante :

• L’audit initial rend compte de la situation de l’entreprise, de ses points forts et de ses lacunes ainsi que de l’analyse des risques
• Mise en place d’un groupe de travail aux profils variés
• Définition du projet
• Mise en oeuvre d’un système documentaire, d’un plan d’actions et d’indicateurs de performance
• Audit de fonctionnement et actions correctives

Digitaliser son SMI aide sur 3 tableaux :

Les Comptes rendus SMI et Rapports Extra-financiers

Obligatoires ou seulement recommandés pour une démarche d’amélioration continue, les rapports internes sont des temps forts de l’entreprise assurant une transparence des activités. 

• Le compte rendu SMI synthétise les démarches Qualité, Sécurité, Environnement, présente les objectifs et les résultats à toutes les parties prenantes et formalise sa démarche d’amélioration continue.
• La rédaction d’une Déclaration de Performance Extra-Financière (Anciennement Rapport RSE) s’impose aux entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros, cotées en bourse, ou possédant au moins 500 employés.

L’avantage de s’appuyer sur un SMI digitalisé est de centraliser les données collectées sur le terrain. Chaque acteur travaille sur une plateforme unique avec des droits d’accès spécifiques. Toutes les informations remontent avec pour finaliser la production automatisée de rapports, leur traçabilité, leur notification et leur archivage.

L’audit de fonctionnement

L’audit de contrôle de son SMI devient un jeu d’enfant une fois digitalisé. En effet, des checklists implémentées permettent de suivre et de contrôler chaque étape de mise en œuvre. Il suffit de suivre le guide déjà implémenté dans l’outil. De plus, la technologie native des smartphones, tablettes ou ordinateurs récolte en temps réel les éléments de preuves via des photos ou des vidéos afin d’alimenter directement le rapport d’audit.

Le suivi des actions correctives

Enfin, disposer d’un SMI digitalisé est un moyen de communication plus sûr. En effet, le système génère automatiquement des mails grâce à des workflows associés et notifie uniquement les personnes concernées. Ainsi une action corrective sera notifiée en direct à un responsable d’atelier par exemple qui assurera par le même mode de fonctionnement un suivi de la résolution des actions. C’est un gain de temps considérable car l’enregistrement du rapport d’audit peut envoyer autant d’alertes que de remarques, en même temps, à des personnes ciblées ou des listes pré-enregistrées. La direction, elle, peut suivre en temps réel l’avancée des activités, accéder aux statistiques de performance du système et proposer des axes d’amélioration. 

A l’heure où le digital est omniprésent dans nos vies personnelles, il s'invite à présent largement dans le monde professionnel. Déclaration d’accident de travail, suivi des taux de cotisation ou signature électronique sécurisée de documents administratifs, il faut se rendre à l’évidence que c’est un atout indéniable pour toute entreprise qui souhaite se développer, se moderniser, se démarquer de la concurrence et gagner en qualité.

Pour aller plus loin :