Vous vous demandez comment aborder efficacement la gestion des non-conformités au sein d'un système de gestion de la qualité solide ? Bien que cruciale, cette tâche peut parfois paraître compliquée, surtout lorsqu'il s'agit de documenter et de rapporter ces non-conformités. Découvrez les procédures nécessaires pour créer un rapport de non-conformité efficace.
Identification et enregistrement des non-conformités
Avant de rédiger un rapport de non-conformité, identifiez et enregistrez soigneusement les non-conformités. Pour respecter cette procédure de gestion des non-conformités, vous aurez besoin de documents tels que :
- des formulaires de déclaration de non-conformité pour que tous les employés puissent signaler rapidement les non-conformités qu'ils constatent au plus près du terrain,
- des rapports d'audit interne,
- des retours de satisfaction ou de réclamation clients, etc…
Ces documents serviront de base pour le reporting ultérieur.
Analyse des causes de la non-conformité
La rédaction d’un reporting implique l'analyse des causes de non-conformité. Cette analyse permet de déterminer les éléments déclencheurs de l'incident. Ce qui est essentiel pour éviter que la non-conformité ne se reproduise à l'avenir. La procédure devrait inclure des méthodologies d'analyse telles que les 5 Pourquoi (5P) ou l'analyse des arbres de défaillance (arbre des causes ou diagramme d'Ishikawa). Les documents nécessaires comprennent des modèles d'analyse, des guides et des fiches de travail.
Classification et catégorisation des non-conformités
La sévérité de la non-conformité doit être évaluée pour déterminer son impact potentiel sur le système de management de la qualité. Il est recommandé d'utiliser un système de classification standardisé pour faciliter l'analyse ultérieure. La fiche de non-conformité devrait décrire les critères de classification. Cela permettra de regrouper les non-conformités par gravité, par département, par processus, etc... Cette évaluation aidera à hiérarchiser les actions correctives et à allouer les ressources de manière appropriée.
Notification aux parties prenantes et attribution de responsabilités
Un reporting efficace exige la mise en place de procédures pour notifier les parties prenantes concernées. Cela peut inclure par exemple :
- la direction,
- les responsables qualité et sécurité,
- les auditeurs internes,
- les équipes opérationnelles, etc…
Attribuez des responsabilités claires pour la résolution du problème dans le rapport de non-conformité. Cela inclut la désignation de personnes (pilotes) chargées de mettre en place des mesures correctives spécifiques et d'assurer le suivi de leur mise en œuvre. Les documents associés à cette étape devraient définir les canaux de communication, les délais et les formats de rapport.
Mise en place d’un plan d'actions correctives et préventives (CAPA)
Une fois les causes de non-conformité identifiées, mettez en place des actions correctives et préventives. Les documents associés à cette étape devraient inclure :
- des modèles de plan CAPA,
- des responsabilités claires,
- des échéanciers,
- des mécanismes de suivi.
Ensuite, la validation et l’enregistrement des actions menées doivent être effectuées et suivies pour s'assurer qu'elles aient bien été résolues.. Cette étape est importante pour garantir l'efficacité du processus de gestion des non-conformités. Idéalement, l’enregistrement du suivi des actions se fait en joignant des éléments de preuve (images…)
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Thibaut GILLES
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