L'auto-évaluation joue un rôle crucial dans le maintien et l'amélioration continue de la conformité aux normes telles que l’ISO 9001. Cette approche proactive identifie les points forts et les opportunités d'amélioration dans les processus de gestion de la qualité des organisations. Dans ce sens, nous verrons comment mener une auto-évaluation efficace et quels acteurs doivent être impliqués dans ce processus.
L’état des lieux initial
Avant de se lancer dans une auto-évaluation au regard de la norme ISO 9001 par exemple, réalisez une analyse approfondie de la situation de votre système de management de la qualité à l’instant T. Cela consiste à examiner les documents, les procédures et les processus en place pour évaluer leur conformité. Aussi, tâchez de recueillir un maximum de données, notamment sur :
- les performances passées,
- les indicateurs de qualité,
- les retours d'expérience des parties prenantes.
Identifier les domaines clés
L'objectif est de cibler spécifiquement les domaines où des changements sont nécessaires pour renforcer l'efficacité de votre système de management de la qualité. Les domaines clés nécessitent une attention particulière en vue de la satisfaction client. Ainsi, pour une auto-évaluation de qualité, ils peuvent inclure :
- des lacunes dans la mise en place des processus,
- des divergences par rapport à la norme ISO 9001,
- des opportunités d'amélioration des performances.
Impliquer les parties prenantes appropriées
L'efficacité de l'auto-évaluation d'un organisme découle de l'implication des parties prenantes. Il peut s’agir des cadres dirigeants, des responsables intermédiaires, de profils opérationnels, des collaborateurs stratégiques ou des clients. Chaque partie prenante apporte un point de vue stratégique et opérationnel différent, indispensable à la prise en compte des besoins et enjeux de chacun. La prise en compte des parties prenantes contribue à l’amélioration continue du système de management, et témoigne de leur dévouement envers la mise en œuvre des actions correctives.
Etablir un plan d’actions
Une auto-évaluation exige une planification stratégique des actions à savoir :
- la définition précise des actions,
- la formulation de stratégies d'accomplissement (moyens nécessaires),
- la désignation explicite des responsabilités (responsables d’action),
- la fixation des délais impartis.
Chaque acteur impliqué doit saisir son rôle dans l'exécution des actions planifiées et dans la surveillance de leurs avancées. Les indicateurs de performance clés doivent être suivis et comparés aux résultats antérieurs. Si nécessaire, des ajustements peuvent être apportés au processus pour garantir une progression constante vers l'objectif d'amélioration.
Exemple d’auto-évaluation
Pour illustrer davantage l'importance d'une auto-évaluation, prenons l'exemple de la gestion des formations internes. De nouveaux embauchés ou visiteurs s’ils sont peu accompagnés ou mal formés peuvent avoir des comportements à risque compromettant la sécurité d’un site ou la qualité d’une chaîne de production. En utilisant une approche systématique, des formations en ligne accompagnées de questionnaires d’évaluation sur les bonnes pratiques en entreprise pourraient être développées. Des évaluations systématiques à l’arrivée sur site permettent de réduire les comportements à risque et contribuent à l’amélioration continue QHSE.
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Mélanie CASCELLI
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