Inspecciones de seguridad: ventajas de los checklist digitales

Realizar auditorías, inspecciones o rondas de seguridad en el lugar de trabajo es esencial para cualquier sistema proactivo de gestión. Las falencias en materia de seguridad ocasionan alrededor de 360 millones de accidentes laborales, de allí la importancia de controlar las actividades. La tecnología actual simplifica esta supervisión para los profesionales de Salud, Seguridad y Medio Ambiente o HSE en el terreno.

La pregunta es: ¿existe alguna manera de simplificar las auditorías e inspecciones?

Checklist para el servicio de HSE, ¿de qué se trata?

Un checklist o una lista de control es un conjunto de elementos que deben ser revisados, controlados o inspeccionados. Utilizado en todos los sectores y dominios imaginables (Hotelería, Industria, Farmacia,etc), puede ser diario, semanal, mensual o anual. 

  "Un checklist debe estar adaptado a un sector, equipo o puesto determinado y debe cubrir todos los requisitos de conformidad."

El uso de checklists garantiza que no se olviden los pasos importantes o los puntos críticos de control. También, sirve como prueba de que se han llevado a cabo inspecciones, rondas o visitas de supervisión de HSE en tiempo y forma, garantizando la trazabilidad de los datos e identificación de protagonistas en todo momento.

¿Cómo diseñar los checklist?

Un checklist óptimo debe contar con información básica sobre:

• Quién lo efectúa, geolocalización, datos de hora y fecha
• Proceso evaluado
• Criterios específicos dedicados (formación, limpieza, EPI, etc)
• Observaciones y Comentarios
• Evidencia fotográfica

Esta lista de chequeo puede ser genérica o específica a cada proceso. Por ello, es importante contar con un sistema documental organizado donde se puedan encontrar fácilmente los formularios de evaluación. 

¿Cuáles son sus aplicaciones?

Un checklist HSE nos sirve de guía para las verificaciones diarias e implementar la herramienta estadística para:

• Auditar los programas de formación, los protocolos de urgencias…
• Evaluar los riesgos de incendios, explosión (Zonas ATEX)…
• Identificar las necesidades de los trabajadores (materiales, formación, EPI, etc)
• Verificar la correcta utilización de los EPI (máscaras, batas, viseras...) y los EPC
• Efectuar inspecciones a los equipos y maquinarias, y el cronograma de mantenimiento

¿Por qué un checklist en Smartphone o tablet? 

Los métodos tradicionales basados en papel o lápiz (o excel y word) para realizar inspecciones HSE pueden llevar mucho tiempo y ser difíciles de gestionar. Al digitalizarlo, ahorrarás tiempo en tareas administrativas innecesarias y simplificarás la gestión de HSE, obtendrás estadísticas inmediatas y podrás hacer partícipes a todos los responsables en el momento. 

Principales beneficios

• Mayor fluidez en el terreno:  Los checklists digitalizados permiten al personal de HSE estar en una situación de movilidad en el terreno, cubriendo un gran número de sitios y obras con una entrada de datos simplificada.
  
  De hecho, algunos campos se rellenan automáticamente como los datos de geolocalización. Las entradas táctiles están diseñadas para uso móvil con capacidades de Dictado de Voz. Por último, las comprobaciones visuales necesarias se capturan con la cámara del smartphone.
   
• Resultados en tiempo real: El uso móvil proporciona resultados en tiempo real. De hecho, es más fácil acceder y analizar los datos recopilados e incluso compartir los resultados en cualquier lugar y en cualquier momento.
  
  También, es más fácil acceder a los datos e informes anteriores para realizar comparaciones, acciones correctivas o auditorías adicionales. Dicha acción mejora la transparencia dentro de la empresa y acelera también el tiempo necesario para implementar las acciones correctivas.
   
• Almacenamiento de datos más seguro y óptimo: Los checklists en papel son difíciles de gestionar y están sujetos a peligros físicos como el almacenamiento. Es difícil recuperar un soporte de papel sometido a la caída de una taza de café.... Mientras que con un almacenamiento en la nube, la información es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar en pocos segundos.
   
• Gestión más flexible: la enorme ventaja de una solución dedicada es la capacidad de personalizar. En efecto, cada lista de control es única y requiere ser adaptada a las necesidades de la empresa, sectores de actividad, tamaño de  la empresa…

Herramientas digitales: ¿facilitan la prevención?

El departamento de HSE tiene un rol esencial en materia de prevención,  su presencia es esencial en el terreno para la vigilancia de la salud y la seguridad, también para llevar a cabo visitas de supervisión o rondas de seguridad. Si los responsables de HSE estaban obligados a utilizar papel y lápiz (o excel y word) para realizar sus inspecciones, ahora pueden confiar en la tecnología digital. De hecho, es posible transponer las plantillas de sus checklist, para personalizarlas con todas las ventajas que la digitalización ofrece. 

En los últimos años, la aparición de nuevas tecnologías ha revolucionado la recopilación de información en las empresas. De hecho, las aplicaciones "empresariales" están cada vez más accesibles en dispositivos móviles como smartphones y tablets. Este cambio tiene un impacto en las condiciones de trabajo: se acaba con la reentrada de información en el ordenador al volver a la oficina, los errores de manipulación, las tensiones...

El incumplimiento de las instrucciones HSE puede resultar en multas o, peor aún, poner en peligro la vida de las personas. Llevar a cabo inspecciones y rondas de HSE en el lugar de trabajo ayuda a prevenir dicho incumplimiento y a prevenir incidentes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo. Por ello, es el momento de utilizar la tecnología para ayudar al personal de HSE en su misión de prevención.

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