Los 5 pasos para gestionar a tus subcontratistas

Cuando una empresa no cuenta con el personal necesario o con las capacidades para efectuar un trabajo, tienes dos opciones, la primera comprar equipos, contratar nuevos trabajadores y capacitarlos o la segunda, iniciar un proceso de subcontratación. El objetivo es delegar una parte de un proceso o su totalidad dependiendo del proyecto a una entidad especializada.

Los beneficios son importantes, por ejemplo, mayor control de los procesos, mejor reactividad para solucionar problemas, reducción de los riesgos en maquinaria. Sin embargo, las intervenciones deben estar de acuerdo con la política de Calidad y HSE de la compañía, se trata de uno de los mayores retos

Pero, ¿cómo establecer un control eficiente de las intervenciones?, ¿cómo garantizar el cumplimiento de las acciones establecidas en el contrato?

Paso 1: Todo comienza por una planificación y un contrato bien diseñado

El proceso de planificación requiere de un reconocimiento de las necesidades y los procesos donde se busca efectuar la intervención. Todo esto debe ser plasmado en un contrato, este documento establece los límites de la intervención, por ejemplo:

El objetivo y el alcance
La ubicación de las áreas de trabajo, tráfico o almacenamiento,
Los trabajos a realizar
Los responsables
Las competencias y habilitaciones/certificaciones de las personas que intervienen
Los materiales disponibles y esperados en contrapartida
Los permisos de trabajo
El cumplimiento de las políticas de Calidad y HSE

Para resumir, todas tus expectativas y requisitos deben detallarse en este contrato. Sirve como base para su enfoque de prevención con los subcontratistas.

Paso 2: Encuentra al mejor subcontratista

Contar con una matriz de evaluación que permita calificar a los posibles subcontratistas facilitará su elección. Por ello, una vez identificados los objetivos y las actividades, se podrán determinar sus costes a través de una cotización, sus capacidades técnicas y sus indicadores en materia de salud y seguridad en el trabajo. Algunas de las preguntas de evaluación pueden ser:

Cuenta con experiencia en el sector de tu empresa
Cuenta con una política de salud y seguridad en el trabajo clara
Cuenta con los materiales necesarios
Cuenta con el personal calificado

Constituir las condiciones deseadas es la base del proceso, es crucial conocer el desempeño que la entidad ha tenido en otras organizaciones.

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Paso 3: Sigue el trabajo preventivo río arriba

Cuando se ha determinado el mejor subcontratista de acuerdo a las necesidades, se debe hacer una evaluación sobre el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

Con el fin de dar claridad a las personas que van a intervenir, se realiza una visita previa a los locales con los subcontratistas para identificar los riesgos relacionados con la actividad, los inherentes a su actividad y los que se generarán directamente durante su coactividad.

Luego de ello, es importante mostrar algunos documentos reglamentarios, tales como los planes de prevención, los protocolos de seguridad, los permisos de trabajo, etc.

Como Ingeniero de Calidad y HSE, jugarás un papel valioso en este paso, ya que también es tu responsabilidad verificar y validar los diversos documentos que le proporcionará el subcontratista para cumplir con sus expectativas y requisitos (autorizaciones, certificaciones, procedimientos operativos...).

También tendrá que efectuar una acogida sobre las condiciones de Calidad y HSE de los agentes externos entre los managers o de todo el equipo interviniente, de acuerdo con las posibilidades.

Paso 4: Durante los trabajos, la prevención no se para

Una vez se ha escogido al subcontratista y se cuentan con todos los documentos necesarios es importante realizar una reunión. La idea es hacer una primera formación global en materia de Calidad y HSE (políticas, EPI, medidas en caso de emergencias, etc), esto con el fin de establecer los puntos críticos de lo que se espera durante la intervención. Es importante contar con la participación del responsable del proyecto y del ingeniero de HSE.

Después de su acogida, si el trabajo planificado lo requiere, los subcontratistas deberán obtener un permiso de trabajo según el tipo de intervención, estos permisos aseguran que la empresa sepa dónde y cuándo se encontrarán ciertos riesgos particulares, con miras a su gestión. Es decir, que se realizará una evaluación de riesgos antes y durante los trabajos.

Es fundamental supervisar periódicamente el trabajo realizado, con el fin de garantizar el respeto continuo de las normas de Calidad y HSE, así como asegurar el cumplimientos de las especificaciones del proyecto. Algunos controles pueden ser informales, otros pueden realizarse en forma de auditoría, por parte del responsable HSE o el director del proyecto.

Durante esta etapa, el enfoque de prevención también implica la comunicación con los empleados de la empresa que estén más directamente afectados por la presencia de un subcontratista.

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Paso 5: La evaluación continúa después del trabajo

Una vez se han terminado los trabajos de las diferentes áreas se debe evaluar el cumplimiento con respecto a lo estipulado en el contrato. También, es importante medir el desempeño en materia de Calidad y HSE, los resultados te ayudarán para las futuras intervenciones.

Puede realizarse un checklist o una auditoría, lo más importante es verificar la calidad de los trabajos y el respeto de las normas, además de identificar los posibles accidentes o incidentes que hayan tenido lugar.

Hoy en día, es posible digitalizar este tipo de inspecciones gracias a las herramientas digitales. Utilizar formularios en papel dificulta el seguimiento de los subcontratistas y hace más difícil el almacenamiento de la información.

Una herramienta dedicada permite trazabilizar todas las fases del proyecto, desde la planificación, la elección, el seguimiento y la auditoría final, inclusive es posible generar alertas cuando las certificaciones o habilitaciones de los trabajadores no están al día o en caso de un accidente o incidente laboral durante la intervención.