3 maneras de armonizar la Calidad y el HSE

La Calidad y el HSE son departamentos transversales en una empresa. En ocasiones estos dos departamentos están disociados y trabajan de forma independiente. Esto puede generar dificultades en términos de comunicación interna y gestión de riesgos.

¿Cuáles son las verdaderas ventajas de integrar la Calidad y el HSE?

Los dos hacen parte de los servicios de soporte de la organización, integrarlos facilita los procesos de comunicación y de mejora continua. Además, es la oportunidad para optimizar los procesos administrativos, asegurar el cumplimiento normativo, mejorar la cadena de valor y crear una estrategia organizacional colaborativa.

La resolución de problemas es el día a día de estos dos servicios, por lo que lograr integrarlos permite dar respuesta a las necesidades relacionadas con los procesos. Al realizar un análisis interdisciplinario, los resultados son completos y buscan resolver una problemática desde diferentes aspectos.  

Hoy en día, los diferentes servicios necesitan de herramientas tecnológicas para lograr integrar sus acciones. Ser más eficientes cada día es uno de los mayores desafíos de las organizaciones, sobre todo en temas de Tecnologías de la Información o TI, ya que se busca reducir las tareas administrativas que toman mucho tiempo y no generan ningún valor agregado.

Paso 1: Armonizar las actividades entre Calidad y HSE

Es esencial armonizar las prácticas entre Calidad y HSE, para aumentar la eficiencia y reducir significativamente el número de tareas asignadas a estas dos funciones.

La documentación y los procesos

La gestión documental es una de las tareas administrativas que genera una gran pérdida de tiempo. Lograr mantener la documentación de un sistema de gestión de la calidad en un solo lugar, con sus versiones y actualizaciones, requiere de organización. Desde los procedimientos hasta las encuestas de satisfacción de clientes, todo debe estar centralizado para facilitar su revisión y utilización. Del mismo modo, la documentación de los diferentes servicios es gestionada por el equipo de calidad, por ejemplo, los documentos del departamento HSE como las fichas de seguridad de productos químicos, los formatos de permisos de trabajo, las habilitaciones/certificaciones de los trabajadores. 

La realidad es que contar con un Gestor Electrónico de Documentos es una verdadera ventaja para todos los departamentos. Cada servicio tendrá su información centralizada, fácil de consultar y al alcance de quienes la necesiten. La centralización de los datos permite que tanto los de Calidad como los de HSE consulten toda la documentación.

Las prácticas de certificación

El equipo de calidad es el líder, sobre todo cuando se trata de un proceso de certificación de un sistema de gestión integrado basado en los requisitos de la norma ISO. A pesar de necesitar del trabajo en equipo, generalmente quien asegura el cumplimiento y estandariza formularios, procedimientos, fichas, etc es el equipo de calidad. Además, en caso de no conformidad o acciones correctivas luego de una auditoría externa, el equipo de calidad es el encargado de hacer seguimiento.

Una herramienta digital permitirá contar con todos los requisitos de las diferentes normas y los documentos que prueban el cumplimiento de cada capítulo. Uno de los beneficios de contar con una tabla de correspondencias de las normas ISO es que permite ahorrar tiempo. 

Cuando se trata de normas ISO sabemos que su estructura en cuanto a sus capítulos es la misma, de hecho los capítulos 4 y 5 son transversales en las normas tipo ISO 9001, 14001 y 45001. Gracias a una sola plataforma se podrá dar respuesta a cada requisito y si se trata de un requisito equivalente en otra norma, el mismo se completará de manera automática.  

Cumplir con los requisitos legales de la normativa en curso es una de las obligaciones de las organizaciones, este proceso genera presión para los servicios de medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo. Esto se debe a que es necesario contar con las leyes, normas, artículos actualizados y aquellos que son aplicables al tipo de organización y sus actividades. Por ello, contar con una plataforma que garantice el seguimiento reglamentario es una ganancia de tiempo, permite estar al día con todos los requisitos y genera acciones para el plan de acción global.

La realización de auditorías en el terreno 

La ejecución de auditorías internas requiere de formularios correctamente estructurados, esto con el objetivo de facilitar su ejecución. Se trata de una herramienta de gestión muy importante, es utilizada para verificar el cumplimiento en materia de calidad, medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo. Para los criterios de auditoría de Calidad y HSE, es interesante centralizar los datos en un único informe.

Gracias a la digitalización es posible tener formularios personalizados en una tablet o smartphone por servicio, donde las preguntas están preparadas y los resultados alimentarán el plan de acción global de la organización. Cada acción correctiva o no conformidad generará alertas a los responsables para dar seguimiento.

Los cuadros de mando 

Sintetizar la información de los servicios de Calidad y HSE permite ver los resultados de las acciones por medio de indicadores en tiempo real. Esto facilitará la ejecución de la revisión de la dirección, ya que en materia de calidad se contará con los resultados de las encuestas de satisfacción, los costos de la no calidad, los plazos de producción, el número de no conformidades, entre otros.

Paso 2: Establecer el vínculo entre calidad, seguridad y productividad

Existe una relación estrecha entre las condiciones de trabajo de los empleados y el rendimiento global de las empresas. Contar con indicadores reales de accidentes y enfermedades laborales no solo muestra la realidad de la organización en materia de prevención, también facilita la comprensión de las problemáticas y la toma de decisiones. Las falencias en los sistemas de HSE tienen un impacto tanto económico para la organización, provoca pérdidas de tiempo y genera pérdidas en la producción.

La seguridad debe ser vista como una prioridad, una herramienta para crear productos de alta calidad que satisfagan las necesidades de los clientes. Entre más altos sean sus estándares de seguridad, más seguros serán los puestos de trabajo y más productivos serán sus trabajadores. Constituir una cultura de seguridad requiere de procesos de formación, allí los trabajadores comprenderán la importancia de cumplir con los criterios de calidad y seguridad en sus actividades diarias.

Garantizar que sus productos/servicios son seguros y conformes es cuestión de seguir las normas y procedimientos de calidad. Por ejemplo, en el caso de un producto alimentario, si no se respeta la calidad del producto, esto puede tener consecuencias dramáticas para la salud y la seguridad del consumidor, especialmente en caso de contaminación bacteriana.

Paso 3: Tener en cuenta los nuevos retos de las funciones de Calidad y HSE

Hoy en día, las empresas deben adaptarse y tener en cuenta los nuevos retos a los que se enfrentan. Los departamentos de Calidad y HSE están en el centro de estas transformaciones.

Avanzar hacia la Industria 4.0

Emplear IoT o objetos conectados facilitan la transmisión y recepción de los datos, una vez recogidos y resumidos los datos, son analizados por los servicios de Calidad y HSE.

En el servicio de HSE es una herramienta para minimizar la intervención humana y facilita la recolección de datos, por ejemplo, en materia ambiental sería posible recolectar los datos de las emisiones de gases de efecto invernadero de una fábrica, todo se efectuaría gracias a sensores que toman las muestras y registran la información. 

Por otro lado, los sensores de temperatura permiten conocer el funcionamiento de los equipos, en caso de cambios en los parámetros normales generará alertas a tiempo para iniciar una investigación y establecer acciones correctivas. Incluso, es posible contar con sensores de ruido, cuando sobrepasa los valores reglamentarios es posible detectarlo a tiempo, antes de generar un impacto sobre la audición de los trabajadores.

Gracias a la captura de datos en tiempo real es posible efectuar un análisis predictivo de la información y el estado de los equipos, lo cual permite efectuar un mantenimiento preventivo antes de llegar al fallo. Esto reduce la pérdida de tiempo, garantiza la seguridad de los equipos y de los trabajadores. 

Temas relacionados con la RSE

La RSE incluye las acciones de la organización desde las preocupaciones sociales, económicas y ambientales. El bienestar de sus partes interesadas es la prioridad, por ejemplo, la salud y seguridad de los trabajadores hace parte de sus principales directrices. Una de las mayores preocupaciones es la medición y análisis de las acciones puestas en marcha. Recopilar la información para el informe extra financiero o de actividades RSE requiere de tiempo, sin embargo, si se cuenta con toda la información centralizada de los diferentes departamentos su ejecución es simple. 

Una parte de la información para este tipo de informes se encuentra consolidada en la documentación de los servicios de Calidad y HSE, específicamente en lo relacionado con las acciones en materia ambiental, por ejemplo a través del análisis del ciclo de vida de productos o la medición de la huella de carbono. Inclusive es posible encontrar información relacionada con los procesos de inclusión y formación por parte de los Recursos Humanos (RRHH). 

La estrategia de integrar la Calidad y el HSE optimiza las operaciones y la cadena de suministro. Garantiza la satisfacción del cliente con una respuesta rápida a sus demandas, proporcionando productos o servicios de alta calidad. Es decir, que un sistema integrado y digitalizado proporciona beneficios ambientales, sociales y económicos, generando un impacto positivo en la reputación de la empresa.  

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